9 formas de sacarle partido al software de gestión documental
El tratamiento de los documentos empresariales es crucial, por eso es importante sacarle partido al software de gestión documental
Un software de gestión integral completo como el de MN program, incorpora numerosas funcionalidades que pueden transformar el funcionamiento de un negocio. Una de ellas, aunque pase más desapercibida, es absolutamente clave en el día a día y puede resultar muy valioso saber cómo sacarle partido: el software de gestión documental.
Ya lo hemos dicho alguna que otra vez, al fin y al cabo, las vidas de los negocios funcionan de formas muy similares a las de las personas. Lo cual tiene todo el sentido del mundo, porque las empresas son, en una grandísima medida, las personas que trabajan en ellas.
Pues bien, si en nuestra vida privada hay facetas o acciones atractivas como quedar con los amigos, viajar o pasar tiempo de calidad con la familia, en las empresas pasa algo similar. Las tareas comerciales, el desarrollo y diseño de nuevos productos y servicios son áreas extremadamente interesantes e importantes.
La discreta importancia de la gestión documental
Pero también hay otras actividades que son imprescindibles en nuestro día a día, aunque nos olvidemos de destacarlas. Por ejemplo, cocinar para poder comer todos los días algo saludable y rico. O hacer la colada para ir limpio y bien vestido al trabajo. En el ámbito empresarial, el equivalente de estas acciones sería la gestión documental. Es un área que no tiene un impacto directo en el éxito de un negocio como la comercial, ni el interés y la complejidad del diseño de productos, pero que es fundamental en cualquier tipo de negocio.
La gestión documental requería, antaño, emplear personal y horas para poner orden en toda la documentación, lo cual generaba, a menudo, problemas de sistematización y búsqueda. Sin embargo, hoy en día, gracias a los software de gestión, como el de MN program, esta dimensión de la empresa puede optimizarse para reducir gastos y facilitar el funcionamiento de la organización y de todos y cada uno de sus departamentos.
A continuación, vamos a abordar 9 formas de sacarle partido al software de gestión documental y, de paso, poner en valor esta área a la que ningún negocio puede o debe renunciar.
1. Evitar la pérdida de documentos
Es la ventaja más obvia de contar con un software de gestión en el que se registra toda la información: no se puede perder. Los tiempos de almacenar precariamente cientos de documentos físicos han quedado atrás.
Los documentos se almacenan en el programa y en la nube. De tal forma que es imposible perderlos una vez que se hayan creado o recibido. En el caso de que se produzca un problema, la copia de seguridad almacenada en la nube permitirá recuperarlos. De ahí que sea importante que dichas copias se realicen periódicamente y, por lo tanto, estén plenamente actualizadas.
2. Acabar con las duplicidades
Solo hay una versión del documento. Si se modifica algo dentro del programa, la alteración quedará registrada y siempre que alguien entre a consultar el documento solo podrá ver la última versión del mismo.
Esta cuestión es clave en múltiples casos. Por ejemplo, pensemos en un estudio de arquitectura está en la fase de negociación con un potencial cliente para realizar el proyecto de una vivienda nueva. Originalmente, un trabajador emitió un presupuesto, el cliente realizó una contraoferta y otro empleado le envió un nuevo presupuesto modificado. Cuando se va a proceder a firmar el acuerdo, el cliente se encuentra con el presupuesto original, puesto que la duplicidad de documentos provocó una confusión.
Si bien este error es subsanable, repasando los diferentes documentos o generando uno nuevo, hay en otras áreas que la duplicidad puede generar problemas. Así, un abogado que tiene varias versiones de un escrito que debe presentar ante el juzgado, puede errar al seleccionar el correcto. O descargar un documento erróneo proporcionado por su cliente, porque éste tuvo que enviarle un segundo archivo que rectificaba al primero. Las duplicidades pueden llegar a ser peligrosas y siempre generan pérdidas de tiempo y problemas de comunicación.
Por todo ello, centralizar la información es una cuestión estratégica de calado.
3. Acceder fácilmente a la información
Dentro de cada ficha hay un apartado de adjuntos en el que se puede consultar todos los documentos ligados a dicho expediente, sin tener que salir en ningún momento del software. De esta forma, en un par de clics se puede ver, por ejemplo, toda la documentación relacionada con un cliente.
A la vez, dichos documentos se encuentran sistematizados en la nube, ya sea Dropbox, Google Drive o One Drive.
Por otra parte, el software de gestión documental de MN program permite localizar un documento buscándolo por palabras. Esto es gracias a que el programa es capaz de leer los documentos y filtrar palabras que se encuentran incluso dentro de los mismos y no solo en el nombre de los ficheros. Un avance importantísimo que facilita el acceso a la información, sobre todo en aquellos expedientes en los que figuran numerosos documentos.
4. Realizar un seguimiento histórico
Decíamos antes que una de las grandes ventajas del software de gestión documental es que no existen varias versiones distintas de un mismo documento. Puesto que los cambios quedan guardados en el programa, de tal forma que todo el mundo tiene acceso a la última versión.
Esta cuestión va asociada a otra funcionalidad muy útil: la posibilidad de realizar un seguimiento exhaustivo y fidedigno del historial de un documento. Y saber, así, que cambios se realizaron en él, cuándo y quién los llevó a cabo.
De esta forma, se pueden arreglar errores cometidos en algún documento, así como analizar la evolución, por ejemplo, de un presupuesto u oportunidad.
5. Crear y subir documentos
Un elemento especialmente interesante de una solución de gestión documental es la creación de documentos o su incorporación a un expediente. Con el software de MN program se pueden crear documentos sin tener que salir de ésta. Gracias a su integración con Office 365 y Google y a que los usuarios tienen a su disposición plantillas de documentos adaptadas a cada sector y que, luego, pueden ser editadas y personalizadas por el negocio.
Además, el software de gestión integral, una mina que acumula miles de datos, automatiza el volcado de información a los documentos, facilitando la tarea de creación de presupuestos o facturas.
Más allá de la posibilidad de crear documentos, el programa también permite subir archivos desde el equipo en el que se está operando.
6. Trabajar con los documentos
Se puede trabajar con la documentación, aunque ésta se encuentre en formato PDF. Así, el software de gestión documental incorpora una serie de herramientas que permiten convertir otro tipo de archivos, como el Word, en PDF, unificar varios archivos de este tipo o comprimirlos en un ZIP para que pesen menos al enviarlos.
Asimismo, se puede cifrar cualquier documento, exigiendo una contraseña para poder acceder a él. Esta cuestión es puede ser relevante en materia de protección de datos y documentación sensible. Y se complementa, a la perfección, con el software de seguridad.
7. Enviar archivos a los clientes
La comunicación negocio-cliente requiere, a menudo, el envío de documentación. Desde una factura hasta un contrato, pasando por el consentimiento del tratamiento de datos o una propuesta comercial mediante una campaña de mailing. Por ello, un buen software de gestión documental debe facilitar el envío de archivos a los clientes.
La solución de MN program permite enviar documentos a través de email o whatsapp, en tan solo un clic.
Al igual que sucede con la confección de los documentos en sí, el software incorpora plantillas personalizables para no tener que redactar el correo electrónico o el mensaje en su totalidad, sino limitándose a personalizarlo.
8. Reducir tiempos administrativos
Todas las acciones que hemos ido tratando redundan en lo mismo: una rotunda reducción de los tiempos administrativos. Llevar a cabo una gestión documental sistematizada y precisa nunca fue más sencillo.
La eliminación de cargas administrativas va desde el almacenamiento de la documentación, hasta su tratamiento y consulta, pasando por su envío. Todo el proceso se puede optimizar gracias a la automatización de acciones, el empleo de plantillas y las ventajas de centralizar la información en un único sitio.
9. Ahorrar costes y contribuir a construir un mundo más sostenible
Reducir tiempos no productivos implica, per se, que se reducen los costes salariales. Puesto que no hará falta emplear a trabajadores en realizar este tipo de tareas y podrá destinarse su talento y experiencia a realizar actividades productivas.
Más allá de esta cuestión, es indudable que se produce una gran reducción en papel, tinta y espacio de almacenaje. Así, a la vez que se ahorra en bienes fungibles, se libera espacio físico del negocio y se reducen las emisiones de éste.
Una de las ventajas de la digitalización es que facilita la transición de nuestra sociedad y nuestro sistema socioeconómico hacia la sostenibilidad.
El software de gestión documental revoluciona un negocio
MN program cuenta con múltiples soluciones que pueden transformar de cabo a rabo cualquier negocio. Desde el software CRM, que optimiza la gestión de los clientes, hasta el programa Cuadros de Mando, que facilita el análisis y la toma de decisiones, pasando por la solución Control Horario que permite controlar los tiempos organizativos.
El software de gestión documental es otra herramienta clave para mejorar los resultados de un negocio. No solo porque permite ahorrar costes y optimizar el uso del tiempo, como acabamos de ver, sino porque se convierte en un auténtico seguro a todo riesgo que protege la documentación empresarial, tanto la relativa a los clientes, como la que gira en torno al propio negocio.
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