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Software antifraude y facturación electrónica. Estamos preparados

El software antifraude de MN program cuenta con todas las herramientas necesarias para gestionar las finanzas de una empresa

Índice de contenidos

Los profesionales de MN program revisan continuamente la normativa en vigor para adaptar todas las herramientas de nuestro software de gestión a los requerimientos legales

Los cambios nos suelen dar vértigo. Por eso, la mejor forma de afrontarlos es preparándonos para ellos y afrontarlos con la tranquilidad del trabajo bien hecho. En el futuro próximo, las empresas y autónomos tendrán que adaptarse a dos obligaciones legales que ya han generado gran expectación y unas cuantas dudas: usar un software antifraude para realizar la gestión económica y llevar a cabo la facturación de forma electrónica.

A la espera de que el Gobierno apruebe los reglamentos con los requisitos técnicos de ambas obligaciones, en MN program ya estamos trabajando para que nuestro software de gestión esté plenamente adaptado para implementar los requerimientos y cumplir escrupulosamente con la normativa.

Todo ello, sin que las empresas y autónomos que emplean nuestro software de gestión vean trastocada su forma de trabajar y gestionar sus datos económicos y su facturación.

En este artículo, vamos a abordar las claves de un software antifraude adaptado para llevar a cabo la facturación electrónica.

Los cambios son inminentes y nosotros estamos preparados para llevarlos a cabo con el menor impacto para los negocios y las máximas garantías legales. La forma de operar en el software de gestión va a seguir siendo la misma que hasta ahora.

Un marco normativo para luchar contra la economía sumergida

Según el Fondo Monetario Internacional (FMI), la economía sumergida supone en torno al 20% del Producto Interior Bruto (PIB) de nuestro país. De ahí que se hayan aprobado diversas normativas para ponerle coto a esta actividad.

Sobre todo, en lo que respecta a la lucha contra el fraude fiscal. De cara a evitar que determinadas personas o negocios no tributen por las actividades económicas que realizan. Con lo que ello implica en términos de recaudación de impuestos, pero también en lo que respecta a la competencia en igualdad de condiciones con la aplastante mayoría de empresas y profesionales que cumplen escrupulosamente con sus obligaciones tributarias, legales y laborales.

Este nuevo marco normativo para combatir la economía sumergida, la existencia de una facturación paralela y el fraude fiscal se nutre de dos leyes aprobadas en los dos últimos años. Las conocidas popularmente como Ley Antifraude y Ley Crea y Crece. Ambas disposiciones contemplan medidas para garantizar que las empresas emplean un software antifraude para gestionar su facturación, contabilidad y fiscalidad.

Asimismo, las dos normas sancionan su infracción con multas de miles de euros que pueden repercutir gravemente en los resultados económicos de cualquier empresa. Sin contar las repercusiones reputacionales que conllevaría una multa de estas características.

El software antifraude no debe permitir tener facturaciones y contabilidades paralelas

Las claves de un software antifraude

La conocida como Ley Antifraude se aprobó en 2021, cumpliendo, así, con el deber de trasponer una Directiva de la Unión Europea. Este texto legal se centra en múltiples aspectos en los que puede entrar en juego el fraude fiscal. El más conocido por el gran público y que ya se está aplicando en la actualidad es el límite de 1.000 € para pagar en efectivo. Precisamente, el software de gestión de MN program ya se ha adaptado a esta obligación, incluyendo un aviso emergente que salta cuando se desea introducir un cobro en efectivo que supera esta cantidad. 

En lo que respecta a los software y programas de facturación que emplean las empresas y los autónomos, la Ley busca evitar la facturación paralela de los negocios y, para ello, establece cuatro aspectos a tener en cuenta. Estas medidas, serán de obligado cumplimiento a partir de 2024.

Productores, comercializadores y usuarios

¿Quiénes están obligados a cumplir con la normativa? Los productores, comercializadores y usuarios de programas y software «que soporten los procesos contables, de facturación o de gestión de quienes desarrollen actividades económicas».

Ello implica que las compañías de software como MN program deben implementar las medidas que recoge la Ley. Pero el texto también hace partícipes de las obligaciones a las empresas que emplean software para gestionar su contabilidad y facturación. De ahí que sea fundamental contar con un software antifraude, acondicionado para cumplir con la Ley.

Los principios que tiene que cumplir un software antifraude

La Ley Antifraude establece que los software de gestión deben garantizar que los registros cumplen con seis principios:

  • Integridad. Es decir, que no se pueden vulnerar, protegiendo su seguridad.
  • Conservación. Todas las acciones que se acometen con el software antifraude se conservan.
  • Accesibilidad. Es posible acceder de forma fácil y sencilla a todos los registros.
  • Legibilidad. Los registros no solo son accesibles, sino que se pueden leer y consultar con facilidad.
  • Trazabilidad. Se puede llevar a cabo un seguimiento total de cada acción que se lleva a cabo en el software de gestión.
  • Inalterabilidad. Los registros y datos no se pueden alterar de forma indebida.

El software de gestión de MN program ya ha sido diseñado e implementado teniendo en cuenta estos principios, para ofrecer las máximas garantías a todas las empresas que trabajan con nuestro programa.

Evitar interpolaciones, omisiones o alteraciones sin que se registren

Mediante la aplicación de estos seis principios, se busca garantizar que no se pueden llevar a cabo a través de un software antifraude:

  • Interpolaciones. Es decir, alterar el orden de los registros introduciendo uno a posteriori. Por ejemplo, en la numeración de las facturas.
  • Omisiones. Toda la información debe figurar en el software de gestión, sin omitir datos clave.
  • Alteraciones. Una vez que una factura está emitida, no debe ser alterada. La alteración indebida de la información económica puede abrir la puerta al fraude.

Todo está pensado para que un software antifraude no permita alterar ni destruir los registros y, así, garantizar su validez.

Disponer de un software antifraude certificado

Una vez que se apruebe el reglamento con los requisitos técnicos para materializar estos principios y medidas, las empresas proveedoras de software deberán certificar que los cumplen.

Por eso, en MN program nos hemos adelantado a dicho reglamento y hemos llevado a cabo todos los trabajos necesarios para cumplir con las exigencias legales. Y, así, adaptarnos a los requerimientos de forma ágil y eficaz, cuando se establezcan de forma definitiva.

El software antifraude debe garantizar la integridad de los registros

¿En qué consiste la facturación electrónica obligatoria?

A lo largo de los últimos meses, hemos hablado en diversas ocasiones de la facturación electrónica obligatoria. Esta medida se aprobó de forma definitiva a través de la Ley Crea y Crece el pasado otoño. Sin embargo, la cuenta atrás para la obligatoriedad de la facturación electrónica solo se activará cuando se apruebe el reglamento con los requisitos técnicos. Dicha aprobación se prevé de forma inminente.

A partir de su publicación, que se prevé de forma inminente, se pondrán en marcha dos plazos diferentes:

  • Las empresas que facturen más de 8 millones de euros al año tendrán 12 meses para implementar la facturación electrónica. Es decir, la primavera de 2024.
  • Las pymes y los autónomos tendrán dos años de plazo. Por lo tanto, la obligatoriedad comenzaría en la primavera de 2025.

Groso modo podríamos describir la facturación electrónica como un proceso por el que las empresas emiten sus facturas de forma digital, incorporando identificadores para facilitar su seguimiento por parte de todas las partes interesadas: empresas, clientes y Agencia Tributaria.

En este sentido, el software de gestión debe garantizar la integridad, autenticidad y legibilidad de todas las facturas emitidas.

Además, los programas deberán contar con un sistema VERI*FACTU, para permitir que las empresas envíen sus facturas a la AEAT mediante ficheros XML.

Finalmente, la facturación electrónica obligatoria también traerá consigo requerimientos en materia de registro de la información. Así, los software de gestión deberán disponer de un registro de facturación de alta, de anulación, una huella o «hash» de cada registro y datos de identificación del propio software.

TicketBAI. Ya hemos recorrido gran parte del camino

Aunque el reglamento no ha sido aprobado aún, su borrador ya se conoce. Aunque pueda sufrir cambios, nuestros profesionales ya están implementando sus claves, para que el software de gestión de MN program esté plenamente adaptado a los requerimientos legales.

Todo este trabajo no parte de cero. Todo lo contrario.

Lo cierto es que la facturación electrónica ya es obligatoria en parte de España. Para ser más concretos, en las tres provincias vascas, donde se ha puesto en marcha el sistema TicketBAI.

El software de gestión de MN program ha sido adaptado para trabajar con TicketBAI. De hecho, nuestros desarrolladores llevaron a cabo la integración del programa con la plataforma, de tal forma que las empresas pueden enviar sus facturas a dicho sistema y controlar su estado sin salir del software en ningún momento.

De ahí que, cuando se apruebe el reglamento, podremos adaptar nuestro programa de facturación para cumplir con los requerimientos de los sistemas VERI*FACTU.

El éxito implementando TicketBAI nos permite prever que la puesta en marcha de la facturación obligatoria y de las medidas de la Ley Antifraude no supondrá un reto para las empresas, porque nuestro software está preparado para ayudarlas en todo el proceso.

Como hemos ido señalando a lo largo de todo el artículo, estamos preparados, solo falta conocer los reglamentos para implementar todos y cada uno de los requerimientos normativos en nuestro software antifraude.

Ir siempre por delante: Vamos a lanzar la facturación simplificada

Además de prepararnos para aplicar todas las especificaciones de la facturación electrónica, seguimos trabajando en mejoras para optimizar al máximo nuestro programa de facturación.

Tal es así que en las próximas semanas vamos a lanzar una funcionalidad de gran valor para miles de empresas y profesionales: la facturación simplificada.

De esta forma, los negocios podrán realizar facturas simplificadas usando el software de gestión de MN program. Esto resulta extremadamente útil para realizar facturas que no necesitan incluir todos los datos de una factura ordinaria.

Las facturas simples se emplean desde 2013 y fueron ideadas para sustituir a los tickets y para que los negocios las usaran en operaciones en las que entran en juego pequeñas cantidades de dinero. De esta manera, se busca facilitar la elaboración de la facturación, a la vez que se garantiza la veracidad de la factura simplificada.

Así, además de optar por las facturas ordinarias, los negocios que empleen nuestro software también podrán emitir facturas simplificadas, cumpliendo con la normativa.

En definitiva, todas las empresas y los autónomos que usan el software de gestión de MN program pueden estar tranquilos. Nuestro equipo revisa permanentemente los cambios normativos e implementa todos los requerimientos legales para garantizar que nuestro programa no solo es funcional, sino que sirve para cumplir escrupulosamente con la legalidad.

Nuestro software antifraude permite gestionar la facturación, la contabilidad y la fiscalidad y ayuda a las empresas a cumplir con sus obligaciones, tanto legales como tributarias.

La Ley Antifraude y la facturación electrónica no deben generarles ninguna inquietud a todas las empresas que trabajan con un software en constante evolución, adaptado 100% a las exigencias legales, como el de MN program.

Decía Machado que se hace camino al andar. Caminamos a tu lado y unos cuantos pasos por delante de la normativa.

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