10 ventajas de usar un software de gestión con firma electrónica
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Un software de gestión con firma electrónica ayuda a las empresas a agilizar la firma y aceptación de documentos por parte de sus clientes
La firma es una extensión de nuestra personalidad. Desde pequeños somos conscientes de la importancia de la firma. Al fin y al cabo, vemos cómo nuestros padres la estampan en los permisos para dejarnos ir de excursión con el colegio o en el boletín de notas. Por eso, el momento de elaborar nuestra propia firma se convierte en todo un ritual y en un hito en nuestro camino hacia la vida adulta.
Cuando ya somos adultos, la firma se convierte en una cuestión clave de nuestro día a día personal, profesional y empresarial. De hecho, para las empresas, la firma de documentos y la aceptación de los clientes es esencial para poder trabajar. Gracias a la digitalización, los negocios pueden disponer de un software de gestión con firma electrónica que les ayude a obtener la firma y la aceptación de sus clientes de forma ágil, sencilla y segura.
A nadie se le escapa en pleno 2023 que un programa de gestión para empresas es una solución de gran valor añadido para los negocios porque les permite automatizar muchas tareas improductivas, almacenar y sistematizar ingentes cantidades de información y gestionar de forma integral a sus clientes, pero también su agenda o su facturación.
Pues bien, un software de gestión con firma electrónica va un paso más allá de un programa básico que no disponga de una herramienta de firma electrónica. ¿Por qué? Permite a los negocios cumplir con la normativa en vigor (por ejemplo, en materia de protección de datos), controlar la aceptación de todos los presupuestos y contratos y prestar una mejor atención a los clientes.
En este artículo, vamos a explorar 10 ventajas de las que pueden beneficiarse las empresas y los profesionales si usan un software de gestión con firma electrónica.
Di adiós al papel y almacena de forma segura documentos clave
El beneficio más evidente que trae consigo un software de gestión con firma electrónica y el primero que puede constatar una empresa es la muerte del papel. Gracias a esta herramienta ya no hay que imprimir documentos, firmarlos y archivarlos. La firma y aceptación de presupuestos, contratos, consentimientos informados, etc. se puede realizar de forma 100% digital. Esto supone un ahorro de costes (tinta, papel, almacenaje) y, ante todo, optimiza la sistematización de los documentos. ¿Qué quiere decir esto?
Si un profesional desea comprobar si un cliente ha firmado el consentimiento del tratamiento de sus datos para cumplir con la LOPD, simplemente tiene que acudir a la ficha de este cliente en el programa de gestión. En cuestión de segundos sabrá si el cliente ha firmado o no ese documento. Así de sencillo.
En cambio, si aún viviéramos en la era del papel tendría que perder muchos minutos de su valioso tiempo en la búsqueda del documento.
La gestión documental es un aspecto poco sexy de las empresas, pero que, sin embargo, es de vital importancia. Un software de gestión con firma electrónica ayuda a las empresas a almacenar y sistematizar sus documentos para poder controlarlos y consultarlos en cualquier momento y con la máxima celeridad y eficiencia.
De hecho, en la ficha de cada cliente dentro del software de gestión con firma electrónica se almacenan todos los documentos que se le han enviado, que están pendientes de firma y que ya han sido firmados.
Gestiona las firmas a golpe de clic
Pensemos en una escuela infantil que no dispone de un software de gestión con firma electrónica y desea recabar el consentimiento de los padres para llevar a los niños a clases de natación una vez a la semana. ¿Qué tiene que hacer? En primer lugar, diseñar el documento, después imprimirlo, acto seguido enviárselo a los padres, más tarde recopilar todos los documentos, sistematizarlos, apuntar en un listado qué padres han aceptado y cuáles no, emplear mucho tiempo en controlar que no falte ningún consentimiento por firmar y almacenar los documentos de forma segura para que no se traspapelen.
Por la contra, si esta escuela dispusiera de un software de gestión con firma electrónica podría enviarles un email o un WhatsApp en bloque a los padres de cada niño. Este mensaje incluiría una URL que, al hacer clic en ella, permita a los padres leer toda la información y firmar la aceptación. Automáticamente, cada vez que un padre acepta el consentimiento el documento firmado se volcaría en la ficha del alumno y quedaría almacenado de forma segura y accesible en cualquier momento. Todo ello supone un mayúsculo ahorro de tiempo, preocupaciones y errores.
Este ejemplo se puede extrapolar a cualquier tipo de negocio. Por ejemplo, un estudio de arquitectura que necesita que sus clientes acepten los presupuestos de los proyectos antes de comenzar a trabajar. O una clínica médica que debe recabar los consentimientos informados de los pacientes antes de que se sometan a un determinado tratamiento.
El software de gestión con firma electrónica no solo digitaliza el tratamiento de los documentos, sino que digitaliza, también, el propio proceso de firma, agilizándolo de una forma extraordinaria… y segura.
Protege los documentos y su veracidad
Precisamente, la seguridad es una de las claves de esta era. La digitalización y la revolución tecnológica han traído consigo un sinfín de ventajas, sin ir más lejos, la posibilidad de disponer de un software de gestión con firma electrónica. Pero también tienen asociadas una serie de riesgos. Año a año, crecen los ciberataques contra las empresas. De ahí que la seguridad deba ser esencial a la hora de gestionar documentos e información.
¿Qué papel puede jugar un software de gestión con firma electrónica en lo relativo a esta cuestión? Esta solución almacena los documentos de forma segura y realiza copias de seguridad periódicas para evitar que ningún documento pueda perderse. Además, es posible controlar quién ha gestionado cualquier aspecto de un documento para evitar manipulaciones indeseadas.
Por otro lado, el software de gestión con firma electrónica dota de veracidad al proceso de firma. ¿Por qué? Esta solución incorpora a los documentos firmados un sello que contiene información clave como: cuándo fueron firmados, desde que IP e, incluso, a través de qué navegador se accedió a la URL y se procedió a la firma.
Automatiza el proceso de firma
De hecho, un software de gestión con firma electrónica puede disponer de una funcionalidad extra: crear atajos para automatizar el proceso de envío de documentos para ser firmados.
La propia razón de ser de esta clase de programas es automatizar tareas meramente burocráticas en las que el talento humano no entra en juego.
Por eso, algunas soluciones ofrecen a las empresas la posibilidad de emplear un atajo que automatiza todos los procesos que hay que realizar para llevar a cabo una determinada acción. Volvamos a un ejemplo anterior: el envío de un documento para que el cliente firme la LOPD.
Un software de gestión con firma electrónica puede disponer de un atajo para que el profesional que lo emplee solo tenga que hacer un clic y conseguir con ese mero gesto que un cliente reciba en su email o WhatsApp una URL con un documento en el que se le explica cómo se van a tratar sus datos personales y se le solicita su aceptación.
El profesional solo tiene que hacer clic. El programa genera una plantilla con el documento predefinido sobre la LOPD, incluye los datos personales del cliente en cuestión, inserta el documento en un correo y se lo envía al cliente. De esta forma, los atajos reducen notablemente el tiempo que le tiene que dedicar un negocio a cumplir con esta ley.
¿Podría aplicarse la automatización de procesos a la firma de otros documentos como los presupuestos? Sin duda.
Controla en un solo vistazo los documentos que aún no han sido firmados
¿Cómo puedes saber qué documentos que has enviado a tus clientes han sido firmados y cuáles no? ¿Tienes que consultar una a una la ficha de cada cliente? No. Un software de gestión con firma electrónica debe disponer de una herramienta de control de firmas.
Esta funcionalidad permite observar en una sola ventana todos los documentos para los que se ha solicitado la firma de clientes y saber en un único vistazo qué documentos aún están pendientes de ser firmados y cuáles, por la contra, sí han sido aceptados o firmados con éxito.
De esta manera, si trabajas con un software de gestión con firma electrónica puedes supervisar en cualquier momento y de una forma sencilla y visual la firma y aceptación de documentos tan importantes como presupuestos, contratos, consentimientos, etc.
Envía en bloque toda clase de documentos
¿El software de gestión con firma electrónica solo te permite controlar el proceso de firma? No. También puedes seleccionar documentos y enviarlos en bloque a tus clientes.
Por ejemplo, en una sola acción puedes enviar los presupuestos que se han creado en tu negocio a lo largo del día a todos los clientes que los han solicitado para que los consulten y, si están de acuerdo, los firmen. Como indicamos antes, el software de gestión con firma electrónica permite enviar esta clase de documentos mediante una URL a través del correo electrónico o el WhatsApp, de tal forma que los clientes puedan consultarlos y firmarlos desde sus smartphones.
Cada vez que un cliente acepta un presupuesto, el documento firmado queda almacenado en los adjuntos de su ficha y la información se actualiza en el programa para que el negocio pueda comenzar a realizar los trabajos presupuestados.
Agiliza la aceptación de presupuestos y otra clase de documentos
La agilidad es, sin duda alguna, una de las grandes virtudes de un software de gestión con firma electrónica. ¿Por qué? Simplifica todo el proceso de firma y aceptación de documentos de una empresa. No solo en lo relativo al trabajo que tiene que hacer el negocio para enviar los documentos, sino también en lo que respecta a las acciones que debe llevar a cabo el cliente. ¿Por qué?
La persona que debe firmar un presupuesto o un consentimiento no tiene que descargar ningún documento, imprimirlo, firmarlo, escanearlo y reenviarlo al negocio. Se accede desde un móvil, ordenador o tablet haciendo clic en la URL, se consulta el documento y se firma. El proceso no puede ser más fácil, intuitivo y rápido.
Por otro lado, al poder supervisar de forma cómoda y sencilla el estado de todos los documentos, las empresas pueden agilizar su firma. Los documentos no se quedan en el limbo, sino que en todo momento el negocio sabe qué presupuestos han sido aceptados, qué consentimientos faltan o, en el caso de una academia, qué boletines de notas no han sido firmados por los padres de los alumnos.
Resulta especialmente interesante la aceptación de los presupuestos, porque solo mediante dicha aceptación una oportunidad de negocio se convierte en venta. Optimizar los procesos de conversión de las oportunidades en ventas reales es esencial para cualquier empresa. En este sentido, un software de gestión con firma electrónica puede convertirse en una herramienta muy valiosa para la estrategia comercial de un negocio.
Emplea tablets y Wacom para que tus clientes firmen in situ
Hasta ahora hemos hecho hincapié en la posibilidad de usar un software de gestión con firma electrónica para conseguir que los clientes firmen documentos desde su móvil sin tener que descargarse ninguna aplicación o documento. Pero esta solución también es muy útil para gestionar la firma de documentos en persona. ¿Cómo? Empleando una tablet o una Wacom.
Gracias al software de gestión con firma electrónica es posible enviar un documento a uno de estos dispositivos. El cliente puede leer el documento y firmarlo en el momento. El documento quedará guardado en su ficha de forma automática.
Esta funcionalidad resulta muy útil cuando un cliente acude a una empresa y desea aceptar de manera inmediata un presupuesto o firmar un contrato.
También resulta de enorme valor añadido para las clínicas médicas, odontológicas y de estética que deben recabar el consentimiento previo de sus pacientes para poder realizarles algunos tratamientos o intervenciones.
Si antes defendíamos que una de las características esenciales de un software de gestión con firma electrónica es su agilidad, ¿qué puede haber más veloz que la posibilidad de que un cliente firme un documento en el propio negocio?
Firma con certificado digital sin salir del software
Las empresas trabajan, a veces, con documentos extraordinariamente sensibles que requieren ser firmados usando un certificado digital, como el expedido por la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre (FNMT). Sobre todo, negocios vinculados al ámbito legal, como despachos de abogados o procuradores, que deben firmar documentos jurídicos y con trascendencia judicial.
Además, en muchas ocasiones las administraciones públicas exigen la firma con certificado digital para acceder a subvenciones o presentarse a concursos públicos.
Por ello, es recomendable disponer de un software de gestión con firma electrónica que contemple la posibilidad de firmar con certificado digital. Esta herramienta agiliza el proceso y permite a las empresas tener almacenados y sistematizados de forma segura documentos muy valiosos y delicados.
Cumple con la normativa de protección de datos
A lo largo de este artículo, hemos hablado del tratamiento de los datos y el cumplimiento de la LOPD. Pues bien, debemos detenernos de nuevo en esta cuestión porque si la ciberseguridad es importante, la protección de datos no lo es menos. La aprobación en la Unión Europea del RGPD marcó un antes y un después en las obligaciones de las empresas con respecto a la información personal de sus clientes.
Si un negocio no quiere recibir una cuantiosa multa debe ser escrupuloso en el cumplimiento de la LOPD y el RGPD.
Un software de gestión con firma electrónica puede ser un gran aliado en esta tarea porque agiliza la obtención del consentimiento de los clientes y securiza su información personal. De hecho, esta solución permite establecer permisos de seguridad, de tal manera que una empresa puede decidir qué profesionales pueden acceder a determinados documentos y cuáles no.
En definitiva, el software de gestión con firma electrónica es una solución que reporta múltiples beneficios a las empresas que trabaja con ella. Unas ventajas que se extiende a diversas áreas: la seguridad, la gestión documental, la actividad comercial… Y que repercute positivamente en la productividad, la eliminación de tareas administrativas, la reducción de costes y la generación de más ventas.
