8 beneficios de emplear un software de gestión fiscal en tu empresa
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Disponer de un software de gestión fiscal minimiza la comisión de errores y facilita la cumplimentación de los modelos tributarios
La mayoría de las personas no deseamos tener problemas con nadie, pero, sobre todo, queremos evitar cualquier incidente o malentendido con Hacienda. Un conflicto con la Agencia Tributaria puede tener graves consecuencias para una empresa o un profesional y, aunque al final la AEAT le acaba dando la razón al negocio, este habrá consumido una gran cantidad de energías y recursos en el proceso. ¿Cómo evitar estas situaciones? Empleando un software de gestión fiscal que automatice la cumplimentación de los modelos tributarios y permita detectar errores o discordancias antes de que estos se presentan ante Hacienda.
Los tiempos en los que los modelos y declaraciones tributarios se cubrían a mano quedan ya muy lejanos en el tiempo. De hecho, en lo que respecta a la gestión económica de las empresas nos encontramos a las puertas de la facturación electrónica obligatoria. De tal forma que las empresas deberán realizar su facturación, contabilidad y fiscalidad digitalmente.
El desarrollo de herramientas como el programa de gestión empresarial ha permitido a los negocios olvidarse del papel y de los problemas de almacenamiento y, sobre todo, sistematización y consulta de decenas de facturas y recibos.
Crear facturas, llevar los libros contables al día y cumplimentar los modelos tributarios es hoy en día más fácil que nunca.
En este artículo, vamos a contarte 8 beneficios críticos del software de gestión fiscal para todas las empresas y, en especial, para las asesorías y los despachos de abogados que se encargan de gestionar con seguridad y eficiencia todas las obligaciones legales y fiscales de las empresas y los autónomos.
Un software de gestión fiscal es el mejor aliado de las asesorías y los despachos de abogados
Precisamente, si para algunos negocios es imprescindible disponer de un software de gestión fiscal esos son, sin duda, las asesorías, las gestorías y las firmas que prestan servicios jurídicos y tributarios. ¿Por qué?
Esta solución ayuda a las asesorías y a los despachos a gestionar la contabilidad y la fiscalidad de sus clientes de una manera ágil y eficaz:
- Todas las facturas, tickets y recibos de los clientes se pueden almacenar y sistematizar de forma segura, registrando los datos de la facturación emitida y recibida con absoluta precisión.
- La información de la facturación se vuelca en los asientos que conforman los libros contables que deben cumplimentar y presentar las empresas ante el Registro Mercantil para cumplir con la normativa y evitar multas.
- Los modelos tributarios que se cubren con el software de gestión fiscal reflejan fielmente los datos de la facturación y la contabilidad.
- Las asesorías y las firmas se pueden olvidar del papel, pero también del Excel y de otras herramientas más rudimentarias. El programa realiza las cuentas por ellas.
Gracias a un software de gestión fiscal integral, las empresas pueden ofrecer a sus clientes los mejores servicios contables y fiscales, reduciendo al máximo los errores y agilizando todas las acciones que llevan a cabo.
El resto de empresas y profesionales también pueden beneficiarse de esta solución
¿Solo las gestorías y despachos de abogados pueden sacarle partido al software de gestión fiscal? En absoluto. Si la herramienta con la que se trabaja es sencilla e intuitiva, todas las empresas pueden emplearla para crear y enviar facturas, registrar las facturas recibidas, gestionar los cobros, realizar la contabilidad y, por supuesto, cumplir con las obligaciones tributarias en tiempo y forma.
De hecho, esta clase de solución dispone de una funcionalidad muy interesante para las empresas: la posibilidad de exportar los datos.
¿Qué significa esto? Que un negocio puede usar el software de gestión fiscal en su día a día para llevar a cabo la facturación y, cuando llegue el momento de presentar los modelos tributarios, exportar todos los datos económicos y enviárselos a su asesoría o despacho de abogados para que estos analizan toda la información en busca de alguna incoherencia. ¿De qué datos hablamos? Ingresos, gastos, IRPF, IVA… ¿Cómo se exportan? En formato Excel o bien dentro de ficheros específicos que permiten a los asesores cargarlos en el software de gestión fiscal que emplean, aunque sea diferente del que usa el cliente.
La contabilidad y la fiscalidad son dos cuestiones críticas para las empresas y los autónomos, por eso confían en el asesoramiento de profesionales expertos en estas materias. El software de gestión fiscal es un aliado en la gestión económica y puede ser de gran utilidad para todas las empresas, no solo para aquellas que se dedican a gestionar la contabilidad y los impuestos de otros negocios.
De hecho, si una empresa trabajar con un software de gestión fiscal, no solo podrá sistematizar de forma óptima su facturación, sino que también ayudará a su asesoría a realizar y supervisar sus cuentas y sus declaraciones tributarias.
Automatizar un trabajo muy ingrato que desperdicia el talento
Si debemos destacar una característica esencial de un software de gestión fiscal es que sirve para automatizar una gran parte de los procesos que se deben llevar a cabo hasta presentar los modelos tributarios ante la Agencia Tributaria. ¿Por qué?
A partir de los datos de la facturación, tanto emitida como recibida, el programa es capaz de realizar la contabilidad automáticamente y volcar la información en los modelos tributarios que debe presentar cada negocio en función del momento del año en el que se encuentre.
¿Qué supone la automatización de la creación de asientos contables o incorporación de los datos económicos a las declaraciones? En primer lugar, libera a los profesionales de las empresas de tareas muy ingratas, arduas y farragosas que consumen mucho tiempo y en las que es posible cometer un error con relativa facilidad.
Los profesionales de las asesorías y los despachos de abogados en particular, y del conjunto de negocios del tejido productivo en general, pueden emplear su talento en tareas más productivas que contribuyan a que sus empresas obtengan más beneficios y ofrezcan a sus clientes servicios de altísima calidad.
Sin ir más lejos, un abogado experto en fiscalidad será más valioso para su firma si está trabajando con una empresa para diseñar una estrategia tributaria que le resulte beneficiosa, que si se encuentra peleándose con una declaración tributaria.
Asegurarse de que la facturación, la contabilidad y la fiscalidad son coherentes
Otra ventaja de la automatización de procesos que realiza el software de gestión fiscal es que garantiza la coherencia entre la facturación, la contabilidad y la fiscalidad. Es decir, las facturas que se registran en el programa no ofrecerán una información diferente de la que figure en los libros contables, ni en los modelos tributarios.
Esto es fundamental para prevenir los problemas con la Agencia Tributaria. ¿Por qué? La fiabilidad, transparencia y accesibilidad de la información económica es clave en la lucha contra el fraude y a la hora de prevenir que se falseen las cuentas de las empresas con fines espurios.
En este sentido, un software de gestión fiscal no solo sirve para cumplir con las obligaciones normativas y fiscales de los negocios, sino que les ayuda a sistematizar, almacenar y proteger su información económica, evitando la existencia de duplicidades e incoherencias entre documentos.
Un enorme ahorro de tiempo en el cumplimiento de las obligaciones fiscales
¿Quién no ha escuchado alguna vez a un profesional que trabaja en el departamento de contabilidad de una empresa que está hasta arriba de trabajo porque faltan pocos días para el cierre del trimestre? Esto se debe, fundamentalmente, a la cumplimentación de modelos tributarios como el 303 de autoliquidación del IVA.
Si no se dispone de un software de gestión fiscal cubrir todos los modelos tributarios, sobre todo en momentos críticos del calendario fiscal como el final de trimestre o de curso económico, puede consumir una gran cantidad de tiempo. Especialmente, en el caso de las asesorías y los despachos de abogados. Puesto que estas empresas gestionan la tributación de cientos de negocios.
Con el software de gestión fiscal se puede adelantar el trabajo, llevando la facturación y la contabilidad al día y, en la recta final, limitarse a comprobar que todos los datos de los libros contables y los modelos son correctos.
Comprobar los modelos tributarios antes de enviarlos a la AEAT
¿Cómo se realiza esa comprobación de los modelos tributarios? Antes de presentar los modelos ante la AEAT es crucial revisar que estén bien y que no falte ni sobre ningún dato económico. Para ayudar a los asesores, abogados y profesionales a realizar esta tarea, el software de gestión fiscal cuenta con herramientas de comprobación de los modelos.
La operativa de uso es muy sencilla. El profesional le pide al programa que analice un modelo en concreto, este automáticamente compara su información con el conjunto de la facturación de la empresa.
Si detecta algún error, inconsistencia o dato anómalo lo incorpora a un listado de incidencias. ¿De qué tipo de errores estamos hablando? Por ejemplo, que al crear una factura no se haya incluido el IVA de un concepto o que un concepto tenga la cuenta contable mal configurada, de tal manera que no se haya registrado correctamente en el diario de la empresa.
A la luz del listado de posibles errores, el profesional que lleve a cabo la fiscalidad del negocio podrá analizar cada caso en concreto y determinar si se ha producido algún error y subsanarlo con suma rapidez.
¿Qué hay que hacer una vez que se hayan comprobado todos los modelos a presentar y se hayan solventado las incidencias? Simplemente generar los ficheros XML de dichos modelos para subirlos a la plataforma de la Agencia Tributaria.
Estar preparados para la facturación electrónica obligatoria
Un beneficio colateral de disponer ya de un software de gestión fiscal es que permite a los negocios digitalizar su gestión económica y anticiparse a la revolución que se aproxima: la facturación electrónica obligatoria. A falta de que se apruebe definitivamente el reglamento que debe establecer los requisitos técnicos de los programas de facturación y contabilidad, la inminencia de la facturación electrónica es una evidencia. De hecho, en las tres provincias vascas ya se ha implementado.
¿Por qué es importante anticiparse? Los problemas de adaptación se reducen si se dispone de más tiempo para acostumbrarse a la nueva forma de trabajar. Crear las facturas y cumplimentar los libros contables y los modelos tributarios usando un software de gestión fiscal es mucho más sencillo que hacer estas tareas de manera manual. Sin embargo, toda herramienta tecnológica requiere un aprendizaje y una adaptación.
Cuanto antes empiece una empresa a gestionar sus cuentas y tributos de manera digital, mejor preparada estará para realizar la facturación electrónica obligatoria con éxito.
El beneficio más importante: Evitar problemas con Hacienda
Hemos dejado para el final de este artículo la ventaja más importante de emplear un software de gestión fiscal: evitar problemas con la Agencia Tributaria.
Esta solución no solo reduce las tareas improductivas, elimina actuaciones ingratas y permite a los profesionales emplear su talento en actividades de gran valor añadido, sino que también reduce las incoherencias y los errores. Es decir, si se trabaja con un software de gestión fiscal se reduce al mínimo la posibilidad de cometer un fallo a la hora de cubrir los modelos tributarios y, por ende, entrar en conflicto con Hacienda. Lo cual es crucial para:
- El conjunto de las empresas, que no desean que la AEAT los ponga en su punto de mira y puedan acabar siendo multados y sancionados por no cumplir sus obligaciones tributarias correctamente.
- Y, sobre todo, para las asesorías y despachos de abogados que se juegan su prestigio y reputación en la gestión de los tributos de sus clientes. Si se produce un conflicto con Hacienda, el cliente afectado perderá su confianza en el asesor que tramitó sus declaraciones tributarias.
En definitiva, el software de gestión fiscal es una herramienta de extraordinario valor para negocios como asesorías y firmas de abogados, pero también es de gran utilidad para el conjunto de los negocios. Puesto que se trata de una solución que automatiza y facilita una tarea compleja y delicada: la cubrir los modelos tributarios y el cumplir con las obligaciones fiscales de los negocios.
Hoy en día, disponer de un buen software de gestión fiscal es toda una garantía para afrontar las relaciones con Hacienda desde la tranquilidad y la confianza.
