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5 claves para optimizar la estructura de costes de tu negocio

Optimizar la estructura de costes es clave

Todo negocio, sea grande o pequeño, tiene por misión principal obtener beneficios. Si no, sería inviable, ya que acabaría acuciado por las deudas y las obligaciones no satisfechas. Por ello, empresas y autónomos buscan aumentar sus ingresos para que estos superen a los gastos. Cuanta mayor sea la diferencia con respecto a aquellos, mejor. Teniendo en cuenta esto, optimizar la estructura de costes es una acción estratégica para cualquier negocio.

Hay un dicho muy famoso en el refranero popular que sostiene que no es más rico el que más tiene, sino el que menos necesita. No vamos a negar la evidencia de que más suele ser más, pero es cierto que no necesitar incurrir en muchos costes es una gran ayuda para generar beneficios.

Ya sabemos que es más fácil decirlo que llevarlo a cabo, pero hoy en día optimizar la estructura de costes es más fácil que nunca. ¿Por qué? Entre otras cosas la digitalización trajo consigo una revolución informativa. Gracias a un software de gestión integral como el de MN program se puede conocer hasta el detalle más nimio de un negocio, de forma ágil y sencilla.

La ingente cantidad de datos que están a la disposición de las empresas, les permite, entre muchas otras cosas, optimizar la estructura de costes de su negocio.

Teniendo en cuenta todo esto, vamos a explorar cinco claves para llevar a cabo una gestión más eficiente de un negocio.

1. RPA: automatización de procesos

La automatización robótica de procesos (RPA por sus siglas en inglés) permite automatizar todo tipo de tareas repetitivas, que no requieren talento humano pero que, en cambio, conllevan mucho tiempo.

Mediante el software RPA se pueden subsumir varios procesos en uno solo. Por ejemplo, un estudio de arquitectura o ingeniería quiere enviar un contrato a un cliente para que lo firme y poder comenzar a trabajar. Gracias a la RPA lo que antes se ejecutaba en tres pasos: imprimir el contrato, seleccionar el documento para enviar y elegir una plantilla para el correo; ahora se puede realizar en un solo clic.

De esta forma se gana tiempo y se libera a los trabajadores de cargas burocráticas que no les permiten desarrollar todo su potencial. Y que, a menudo, resultan frustrantes.

Pero la automatización nos permite ir más allá. Volvamos al ejemplo anterior. El estudio ha enviado el contrato, pero el cliente aún no lo ha firmado. Gracias a la automatización de los procesos, el sistema puede enviar correos recordándoselo. Y, una vez que efectivamente lo firme, también se puede programar que el trabajador a cargo del expediente reciba una notificación informándolo.

Puede parecer un avance pequeño pero el ahorro en recursos humanos y temporales es mayúsculo. Además, permite a los trabajadores poder centrarse mentalmente en otras cuestiones de mayor valor añadido para la empresa. Puesto que la automatización soporta la carga burocrática y avisa a los profesionales cuando se registra en el expediente alguna modificación.

Hemos usado un contrato como ejemplo, pero vale para el envío de presupuestos o de facturas, el registro de nuevos clientes y la gestión de la LOPD. La robotización de las pymes y los autónomos puede suponer una transformación integral de su forma de operar.

2 Time report: controla los tiempos

A lo largo de la Historia, la humanidad ha fantaseado con tener bajo su control todos los aspectos de la vida. Quizás controlar el tiempo sea uno de los que más nos han obsesionado a lo largo de los siglos. Hasta que no seamos capaces de jugar con el espacio-tiempo, nos podemos conformar con llevar un control analítico de cómo gastamos las horas.

Eso es lo que permite hacer el software control horario. Una herramienta que contribuye a mejorar la gestión de una organización y a optimizar su estructura de costes.

En lo relativo a la gestión, sirve para llevar un registro de la jornada laboral de cada empleado, lo cual es obligatorio legalmente, así como para crear los turnos de trabajo e imputar a cada trabajador las horas durante las que ha desarrollado su actividad.

Mientras que, a su vez, permite realizar un control exhaustivo del tiempo que le dedica cada trabajador a cada cliente o a la realización de un determinado servicio. Ofreciendo, a través del análisis, una radiografía del negocio y de la rentabilidad de sus servicios.

Así, por ejemplo, una clínica o un servicio odontológico pueden saber qué tiempo consume cada uno de sus profesionales y qué servicios realiza. Si estos datos los cotejan, gracias al software Cuadros de Mando, con los beneficios generados por cada trabajador o por cada servicio, podrán descubrir si el tiempo está o no bien invertido. A lo mejor un oftalmólogo o un odontólogo trabaja muchas horas y tiene muchos clientes, pero sus beneficios son reducidos.

De ser el caso. se podría deducir que el problema está en los costes materiales y se agrava con los costes humanos, porque se está destinando a profesionales a prestar servicios no productivos.

3. Seguimiento de tareas y plazos

En línea con lo anterior, el software de gestión integral nos permite tener un control permanente y al detalle del estado de cada actividad que se está llevando a cabo.

Gracias al módulo de planificación de tareas se puede conocer con exactitud el estado de cada una, cuánto porcentaje se ha realizado ya, cuánto queda por ejecutarse y, sobre todo, saber si se va a cumplir el plazo estimado o no.

Esta última cuestión tiene un efecto directo en los costes de un negocio. Puesto que incumplir los plazos de entrega de un producto o servicio puede acarrear sanciones o incumplimientos contractuales.

A mayores, poder organizar las tareas de la mejor forma posible, sirve para que la cadena de producción sea más operativa y con ello también se optimiza la estructura de costes, ya sean temporales, humanos o económicos.

Si cambiamos ligeramente de tercio, podemos constatar que cumplir con los plazos no solo es importante con respecto a los clientes. Sino también en lo relativo a las administraciones públicas y, más concretamente, a la Agencia Tributaria. Los diversos modelos impositivos deben presentarse ante la AEAT en tiempo y forma. O, de lo contrario, se corre el riesgo de ser apercibido con una multa o sanción.

Los módulos de contabilidad y facturación permiten cubrir los modelos tributarios más importantes para los negocios, como el modelo 390 o el 303 y presentarlos en Hacienda en tiempo y forma. Además, al beber directamente de la información de las facturas emitidas y recibidas, se garantiza la veracidad de los datos. Con lo cual se elimina la posibilidad de que existan diferencias entra la contabilidad presentada a Hacienda y la real, lo cual podría acarrear importantes multas. Así, se evitan posibles costes económicos asociados a incumplimientos o errores humanos.

4. Ahorro en gastos

Cuando una organización crece y diversas personas están facultadas para realizar compras, resulta más difícil analizar en qué se está gastando el dinero más allá de en salarios y costes fijos como la electricidad o internet. Por ello, la solución Cuadros de Mando puede ser una herramienta idónea para estudiar los gastos del negocio.

Así, una empresa puede descubrir que cada departamento contrata productos de oficina por su cuenta, lo cual se traduce en una duplicación de los gastos. O, en cambio, se puede detectar que determinadas personas o equipos producen unos gastos no asociados a la producción, por encima de la media.

El Cuadros de Mando nos permite realizar una auditoría interna de los gastos y compararlos con los de anualidades anteriores y entre departamentos. De esta forma se puede estudiar cómo han aumentado los gastos y en qué áreas pueden reducirse.

A menudo, gastamos grandes cantidades de dinero en productos o servicios que no reverberan en nuestra línea de producción y que, por lo tanto, no son rentables, sino todo lo contrario. Para optimizar la estructura de costes de un negocio es imprescindible contar con toda la información sobre estos.

Por otro lado, también podemos señalar que hay una forma de ahorrar en algo intangible que en MN program conocemos bien: software. Si cada departamento tiene su propio software para gestionar su área de negocio, se estará gastando más que con un único software de gestión integral.

Que una empresa tenga contratado un CRM para el área comercial, un software de facturación para la contable, uno de control horario para recursos humanos, un Cuadros de Mando para el equipo directivo y un correo electrónico para todos no resulta ni operativo ni rentable económicamente.

Contratar un software de gestión integral es una buena decisión estratégica y una inversión eficiente.

5. Análisis de proveedores

Al igual que podemos auditar los gastos de una empresa, también es posible escrutar a los proveedores a los que contratan los productos y servicios que consumen. Este análisis puede ser comparativo y temporal.

Por una parte, se puede comparar a diferentes proveedores. Cuánto se gasta en cada uno, con qué frecuencia y qué beneficios reporta cada inversión.

Asimismo, también se pueden comparar diferentes presupuestos u oportunidades recibidas para optimizar la estructura de costes. Puesto que se pueden seleccionar ofertas más económicas frente a otras más caras.

Al tener toda la información procesada y cruzada, es más fácil, también, obtener las mejores ofertas del mercado.

Por otra parte, se puede llevar a cabo un análisis temporal de cada proveedor. De esta forma es fácil observar si un proveedor ha elevado los precios durante el periodo temporal que se desee estudiar.

Quizás, lo que comenzó siendo una oferta interesante, con los precios más competitivos del mercado, ha ido transformándose en un acuerdo comercial con un valor por encima del que ofrecen otros proveedores. De ser así, se debería llevar a cabo una renegociación con el proveedor para solicitar una reducción de los costes o, en su defecto, poner fin a la relación.

Precisamente, solo disponiendo de toda la información sobre los diferentes proveedores reales o potenciales, una empresa puede tomar decisiones y negociar en un mercado cada vez más complejo.

Para optimizar la estructura de costes hay que recurrir a herramientas digitales

Optimizar la estructura de costes sin salir del software

Integrar en único software todas las áreas de negocio tiene un beneficio económico claro que ya hemos señalado anteriormente: no es lo mismo invertir en único software que en media docena de programas informáticos.

Pero, además, tiene una ventaja operativa que permite optimizar la estructura de costes. Si tienes todo centralizado en una sola aplicación resulta mucho más sencillo realizar cualquier tarea. Lo cual implica una reducción del tiempo invertido en efectuarla y del coste humano que ello conlleva.

Sin embargo, el potencial de la integración para optimizar la estructura de costes va más allá. Al contar con un software integral, cada una de las soluciones se puede relacionar con las demás y, al beber unas de otras, sus posibilidades de obtener información aumentan. Y, con ellas, la cantidad de datos de las que dispone un negocio sobre sí mismo.

En la era de la información, la capacidad analítica se ha convertido en una herramienta básica para optimizar la estructura de costes de un negocio. Si no se disponen de los datos o de la posibilidad de procesarlos y analizarlos, se estará en una situación de desventaja con respecto a aquellos negocios que sí sean capaces de tratarlos y estudiarlos. La información es una palanca de transformación y un arma en la era digital.

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