Software de gestión para estudios de arquitectura. 10 funcionalidades imprescindibles
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Proyectos, presupuestos, gestión económica… Estas son las funcionalidades críticas de un software de gestión para estudios de arquitectura
Pocos colectivos profesionales están más acostumbrados a trabajar con programas específicos que los arquitectos. Al fin y al cabo, los estudios de arquitectura han sido pioneros al usar software para realizar cálculos o elaborar planos.
Más allá de las soluciones pensadas para ayudar a los arquitectos a desplegar su talento y prestar sus servicios, también existen programas como un software de gestión para estudios de arquitectura que contribuyen a automatizar tareas improductivas y llevar a cabo la gestión de:
- Los proyectos: plazos, tareas, distribución de la carga de trabajo, deadlines…
- Los clientes: reuniones con clientes, presupuestos, comunicaciones, propuestas comerciales, contratos…
- Las finanzas de un estudio: facturación, validación de gastos, imputación de tiempos, contabilidad, cobros, cuentas bancarias, modelos fiscales…
Habida cuenta de que existen diversas soluciones en el mercado, te vamos a contar qué funcionalidades debe tener sí o sí un software de gestión para estudios de arquitectura para dar respuesta a todas las necesidades de un estudio.
1. Gestor de proyectos y tareas
Si hay una herramienta crítica en un software de gestión para estudios de arquitectura esa es, sin duda alguna, un gestor de proyectos. Es decir, una solución que permita:
- Crear proyectos predefinidos con todas las tareas concretas que se deben realizar en cada tipo de proyecto. De tal forma que no sea necesario generar un nuevo proyecto de cero cuando se vaya a iniciar, sino que automáticamente el programa lo crea con todas las tareas necesarias y su secuenciación.
- Precisamente, secuenciar las tareas de un proyecto es otra de las actuaciones que se pueden llevar a cabo con un software de gestión para estudios de arquitectura. De tal forma que se pueda estipular que una tarea no se inicie hasta que se finalice la anterior.
- Controlar el estado de realización de las tareas y los proyectos, así como los plazos de finalización previstos para detectar retrasos subsanables.
- Distribuir la carga de trabajo y asignar las tareas entre todos los profesionales que participen en un proyecto.
- Disponer de los esquemas de organización de tareas más empleados como Gantt o Kanban para visualizar con claridad los flujos de trabajo.
- Personalizar cada proyecto añadiendo nuevas tareas o eliminando tareas ya existentes si es necesario.
- Llevar a cabo un trabajo colaborativo entre varios profesionales para agilizar la realización de tareas y coordinar la ejecución de los proyectos.
Además, es importante señalar que los software de gestión para estudios de arquitectura más avanzados permiten crear recordatorios de tareas para evitar olvidos y conseguir que todas las actuaciones se realizan a tiempo.
Así, los profesionales no tienen que llevar un control mental de sus tareas, sino que el gestor de tareas les muestra cuáles tienen pendientes y, además, el programa emite avisos si tareas que deberían estar finalizadas siguen abiertas.
2. Conexión desde cualquier lugar y supervisión de las obras in situ
Los arquitectos no solo trabajan en sus oficinas. Por eso, es fundamental que un software de gestión para estudios de arquitectura les permita:
- Acceder a todas las funcionalidades gracias a una versión Cloud del programa.
- Consultar datos básicos sobre proyectos y clientes desde un móvil o una tablet, estén donde estén.
- Registrar información sobre las obras de sus proyectos en directo. Por ejemplo, subiendo fotografías de las obras que se incorporan a la documentación del proyecto y se pueden consultar en cualquier momento.
3. Comunicaciones con clientes y socios centralizadas
Un programa de gestión para arquitectos debe incluir un gestor de correos electrónicos. De tal forma que se puedan asociar los correos relacionados con un proyecto al expediente del mismo y, así, facilitar la búsqueda y consulta de cualquier dato o información.
Además, un software de gestión para estudios de arquitectura integral debe estar conectado, también, a WhatsApp y, así, permitir el envío y la recepción de mensajes de los clientes o los socios comerciales (como constructoras o interioristas).
Las soluciones más completas del mercado cuentan con la capacidad de enviar automáticamente recordatorios a los clientes. Por ejemplo, para solicitarles que firmen la política de tratamiento de datos personales o para recordarles que deben dar su visto bueno a un cambio en un proyecto o facilitar una documentación indispensable para obtener, por ejemplo, la licencia de obras.
De esta manera, los estudios pueden ahorrarse una ingente cantidad de tiempo en la comunicación con sus clientes, a la vez que se aseguran de que el flujo informativo sea ágil y eficaz.
4. Agenda
Otro aspecto esencial que debe cubrir un software de gestión para estudios de arquitectura es la organización y consulta de la agenda de los profesionales.
Con la máxima agilidad se pueden concertar citas con clientes o socios comerciales, así como reuniones de trabajo.
La agenda de los programas de gestión para arquitectos debe estar interconectada, a su vez, con las principales agendas de uso cotidiano como las de Microsoft o Google para facilitar su consulta desde el móvil y de una manera rápida.
5. Plantillas para elaborar memorias, contratos, presupuestos…
Una de las funcionalidades más interesantes de un software de gestión para estudios de arquitectura es la posibilidad de crear plantillas predefinidas y usarlas para elaborar toda clase de documentos en cuestión de segundos.
¿En qué consisten las plantillas predefinidas? Son herramientas que trasvasan automáticamente los datos de los clientes y proyectos a documentos como presupuestos, facturas, memorias de proyectos o contratos.
De tal forma que un estudio de arquitectura puede crear documentos críticos sin tener que comenzar de cero y automatizan la inclusión de mucha información. Además, de esta manera se pueden personalizar y sistematizar los documentos de un estudio. Así, cuando se elaboren presupuestos para determinados tipos de proyectos, todos los documentos expedidos serán iguales y coherentes entre sí.
Además, en el caso de los presupuestos o los contratos es posible hacer un seguimiento de los mismos y permitir a los clientes firmarlos desde el móvil enviándoles los documentos a través de una URL. De tal forma que los clientes puedan estampar su firma digital con un mero clic.
6. Validación de gastos y comisiones para profesionales independientes
Como apuntamos antes, los arquitectos muchas veces no trabajan desde sus estudios, sino que deben desplazarse hasta las obras de sus proyectos o visitar a clientes. En estos casos, los profesionales tienen derecho a dietas de transporte y manutención.
Pues bien, los software de gestión para estudios de arquitectura deben facilitar el registro, comprobación y validación de estos gastos. ¿Cómo? Permitiendo subir fotos de los tickets de peajes, parkings o restaurantes, agilizando el análisis de las fotografías por los responsables de la contabilidad de una empresa y automatizando la creación de asientos contables donde se incorporen estos gastos.
Por otro lado, muchos profesionales son autónomos y no forman parte de un estudio, sino que colaboran con él y cobran en función de las horas que trabajan o reciben una comisión por los proyectos que llevan a cabo.
Los software de gestión para estudios de arquitectura más completos deben incluir una herramienta que automatice el cálculo de las comisiones que se les deben pagar a los profesionales. De tal forma que no se cometan errores que puedan dañar relaciones de colaboración fructíferas y beneficiosas.
7. Facturación electrónica y contabilidad y fiscalidad automatizadas
Sin salirnos del ámbito de la gestión económica, debemos destacar que los software de gestión para estudios de arquitectura han de estar capacitados para crear facturas y registrar las facturas recibidas por parte de los proveedores.
De hecho, podemos ir un paso más lejos: desde 2026 será obligatorio crear facturas empleando programas de facturación certificados que impidan alterar los registros de facturación sin que quede constancia.
A esta novedad legal debemos sumar la próxima implementación de la facturación electrónica, que solo está pendiente de su desarrollo reglamentario.
Por lo tanto, si un software de gestión para estudios de arquitectura cuenta con un módulo de facturación adaptado a la normativa, los estudios no tendrán que contratar una herramienta a mayores.
Además, los programas más completos ahorrar una ingente cantidad de tiempo y quebraderos de cabeza a las empresas. ¿Por qué?
- A partir de los registros de facturación emitida y recibida, el software automáticamente crea los asientos contables en los libros.
- El software de gestión para estudios de arquitectura cuenta con una herramienta para detectar errores o incongruencias en la contabilidad y facilitar su subsanación.
- Además, el programa también cumplimenta automáticamente los principales modelos tributarios, como el 303. Y permite exportar las declaraciones cumplimentadas en formato XLM para subir en la plataforma de la Agencia Tributaria o enviar a un asesor de confianza.
8. Registro horario desde cualquier lugar
Sin movernos del terreno de las obligaciones legales, debemos hacer hincapié en el deber de registrar la jornada laboral de todos los profesionales.
Esta obligación legal, en vigor desde 2019, se va a volver más exigente este año. ¿Por qué? Se está tramitando una reforma de la normativa de registro horario para exigir que el fichaje de las jornadas se lleve a cabo empleando programas informáticos.
Por eso, al implementar un software de gestión para estudios de arquitectura es importante tener en cuenta que disponga de un módulo de control horario que permita:
- Que los propios trabajadores fichen el inicio y el final de su jornada desde cualquier lugar de una forma rápida y sencilla usando cualquier dispositivo con acceso a internet.
- Subsanar cualquier error en los fichajes explicando el motivo de la corrección.
- Almacenar de forma segura los registros y dar acceso a ellos a los profesionales, a los representantes legales de los trabajadores y a la Inspección de Trabajo.
- Controlar la realización de horas extra para evitar exceder el límite anual de 80 h. y abonarlas o compensarlas siguiendo la ley.
- Evitar conflictos laborales y cuantiosas multas de la Inspección de Trabajo.
9. Imputación de tiempos y rentabilidad de los proyectos
En línea con la funcionalidad anterior, es importante que un software de gestión para estudios de arquitectura disponga de una herramienta de rentabilidad que sirva para:
- Imputar en cuestión de segundos el tiempo que un arquitecto o un aparejador le dedica a un determinado proyecto.
- Realizar estimaciones de los costes de un proyecto y de los ingresos que se van a obtener gracias al mismo.
- Calcular los costes reales de los proyectos gracias a la imputación de tiempos y al registro de los gastos asociados.
- Establecer un coste por hora para cada profesional.
- Detectar desviaciones entre los costes proyectados y los reales.
- Analizar los beneficios generados por cada proyecto y ajustar los presupuestos futuros.
10. Informes automáticos con los KPIs para arquitectos más relevantes
¿Cuáles son los tipos de proyectos más demandados por los clientes de un estudio? ¿Qué tipología de proyecto resulta más rentable? ¿Cuántos presupuestos abiertos acumula un estudio? Estas preguntas y otras muchas se responden consultando los principales KPIs para arquitectos.
Es decir, los indicadores que permiten a los estudios evaluar su actividad comercial, la calidad de sus servicios o la satisfacción de los clientes.
¿Cómo se obtienen estas métricas? Aquí es donde entra en juego el software de gestión para estudios de arquitectura. Esta solución almacena toda la información sobre los proyectos y los clientes de un estudio y es capaz de procesarla para calcular automáticamente estos indicadores.
Además, los programas más avanzados permiten configurar la generación automática de informes con los KPIs para arquitectos que se deseen consultar con la periodicidad que se necesite. De tal forma que el software de gestión para arquitectos envía un informe a todas las personas interesadas a su correo electrónico con los datos actualizados.
En definitiva, un software de gestión para estudios de arquitectura es un aliado clave para agilizar y facilitar el día a día de los arquitectos en cuestiones tan importantes como la organización y control de los proyectos, las relaciones con los clientes, la creación de presupuestos y facturas o la llevanza de la contabilidad.
