5 KPIs para arquitectos claves en el crecimiento de un estudio
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Rentabilidad de los proyectos, cumplimiento de plazos, ingresos generados por los servicios… Repasamos 5 KPIs para arquitectos esenciales
A una chef se le ha ocurrido un plato delicioso y complejo que, sin duda alguna, va a conquistar a los comensales. Sin embargo, a la hora de repasar los platos pedidos durante el último mes, descubre que lo han pedido muy pocas personas. Gracias a esta información puede decidir promocionarlo más, modificarlo o eliminarlo de su carta.
Este ejemplo culinario podemos trasladarlo a cualquier ámbito empresarial o profesional para poner en valor la importante de contar con datos que nos permitan medir el éxito de los servicios que prestamos o los productos que vendemos.
En un terreno tan competitivo como el de los estudios de arquitectura, resulta fundamental disponer de KPIs para arquitectos que sirvan para arrojar luz sobre la comercialización de los proyectos, su realización y la satisfacción de los clientes.
Pero, ¿cómo pueden los estudios conocer los KPIs para arquitectos que necesitan sin tener que emplear valiosas horas en recopilar los datos, sistematizarlos y cruzarlos? Empleando un software de gestión que automatice el cálculo de los KPIs para arquitectos y cree informes que contengan solo la información que un estudio necesita.
Proyectos firmados y tipología de los proyectos
De entre todos los KPIs para arquitectos que podemos tener en cuenta, el más relevante es, sin duda, el indicador de los proyectos firmados por un estudio en un periodo de tiempo determinado.
Más allá de este indicador básico, resulta de gran interés para cualquier estudio saber cuántos proyectos se han cerrado en sus diversas líneas de negocio.
Por ejemplo, mediante esta métrica es posible que un estudio descubra que sus servicios para diseñar proyectos de rehabilitación de viviendas tienen gran demanda, mientras que los proyectos para diseñar tiendas comerciales son escasos.
Igualmente, también es posible cruzar los datos de los proyectos firmados con otra variable: el arquitecto que cerró cada acuerdo.
¿Por qué es importante este KPI? Hay profesionales que tienen dotes técnicas y creativas extraordinarias y que, sin embargo, presentan carencias en el ámbito comercial. Y a la inversa.
Por eso, es importante que un estudio de arquitectura sepa cómo se desenvuelve cada profesional en el área comercial y diseñe una estrategia de comercialización eficaz e, incluso, forme a los arquitectos que tienen menos éxito a la hora de cerrar acuerdos.
Presupuestos abiertos y tiempo promedio de gestión
Como sucede siempre al hablar de KPIs de ventas, la fase que va desde que nace una oportunidad hasta que se firma un contrato resulta especialmente crítica para la estrategia comercial. Estamos hablando, obviamente, del periodo de negociación de un presupuesto.
Muchos estudios de arquitectura crean presupuestos para sus clientes, pero no llevan a cabo un seguimiento eficaz de los mismos ni disponen de KPIs para arquitectos que les permitan evaluar la eficacia del proceso de negociación.
¿De qué indicadores estamos hablando?
- El número de presupuestos creados durante un determinado periodo de tiempo.
- El número de presupuestos abiertos de un estudio.
- La tasa de conversión de los presupuestos en proyectos.
- El periodo medio de conversión de los presupuestos en ventas.
- El tiempo promedio que tarda un estudio en responder a las demandas de los clientes y presentarles nuevas ofertas.
Estos KPIs para arquitectos permiten a los estudios afinar la creación, control y negociación de los presupuestos. Y, sobre todo, reducir el número de presupuestos que no se cierran con un acuerdo, así como el tiempo y el esfuerzo que se invierten en la negociación.
Rentabilidad y duración de los proyectos
Pasemos de los KPIs para arquitectos netamente comerciales a los que están más ligados a la forma de trabajar del estudio.
Una de las cuestiones críticas para cualquier estudio de arquitectura es la rentabilidad de los proyectos que realiza.
Al fin y al cabo, de nada sirve firmar proyectos si el desarrollo de los mismos consume más recursos económicos y humanos que los beneficios que genera.
Por eso, entre los KPIs para arquitectos que debe controlar un estudio están:
- La rentabilidad promedio de los proyectos.
- La rentabilidad de cada tipo de proyecto.
- La duración promedio de los proyectos.
- La desviación entre la duración prevista y la real.
- El porcentaje de proyectos que se finalizan dentro del plazo acordado y cuáles, en cambio, se terminan después de la deadline pactada.
- El porcentaje de proyectos que registran desviaciones entre los gastos proyectados y los reales.
Estas métricas ofrecen una imagen fidedigna de la rentabilidad de los proyectos y permiten constatar si las proyecciones realizadas al elaborar los presupuestos son acordes con las dinámicas de trabajo reales y la inversión en tiempo y esfuerzo que se debe hacer para sacar adelante un proyecto.
Satisfacción y fidelización de los clientes
Tras la comercialización y la rentabilidad, debemos contemplar otra cuestión de enorme relevancia para cualquier estudio de arquitectura: la satisfacción de los clientes con su trabajo.
Los software de gestión más completos permiten enviar a través de email o WhatsApp formularios web a los clientes para conocer sus valoraciones y, a partir de sus respuestas, extraer KPIs para arquitectos como la nota media que otorgan los clientes al estudio en diversos ámbitos como cumplimiento de los plazos acordados, originalidad de los diseños o ahorro económico.
Además, en directa relación con la satisfacción de los clientes nos encontramos con otra métrica crítica para un estudio de arquitectura: el porcentaje de proyectos que son encargados por clientes que ya habían confiado en los servicios del estudio.
Este indicador permite medir la capacidad de un estudio de fidelizar a sus clientes y lograr que su relación comercial se prolongue en el tiempo generando ingresos recurrentes.
Para un estudio es fundamental ampliar su cartera de clientes, pero también resulta crítico conseguir que clientes que llevan a cabo proyectos de manera continua conviertan a un estudio en proveedor habitual.
Evolución de los ingresos y los beneficios
Los KPIs para arquitectos anteriores permiten a los estudios tomar decisiones estratégicas para optimizar su forma de trabajar e impulsar sus servicios más rentables. Pero… ¿cómo se mide el éxito de las medidas que se ponen en marcha?
Mediante otros KPIs para arquitectos que resultan esenciales para cualquier estudio: el cálculo de los ingresos y los beneficios obtenidos durante un determinado periodo de tiempo.
Así, es posible analizar cómo evolucionan estos indicadores y constatar si los cambios en la estrategia comercial o en la operativa interna dieron o no sus frutos.
Además, estos KPIs para arquitectos son de enorme ayuda a la hora de realizar previsiones de ingresos y beneficios y:
- Planificar las finanzas a partir de estas.
- Decidir cuándo es el mejor momento para realizar inversiones.
- Incorporar a más personal para afrontar una mayor carga de trabajo.
Obtener informes con KPIs para arquitectos de manera automática y en el móvil
¿Existe alguna herramienta para calcular estos KPIs para arquitectos? Sí, un software de gestión diseñado para dar un servicio integral a los estudios y que permita no solo planificar los proyectos gracias a herramientas como el diagrama de Gantt, sino también:
- Controlar todo el proceso de comercialización de los proyectos.
- Medir la rentabilidad de cada proyecto y las desviaciones en tiempo y dinero.
- Evaluar la satisfacción de los clientes a través de encuestas web.
Los programas más completos del mercado permiten crear informes con los KPIs para arquitectos más importantes. De tal manera que:
- Cualquier profesional de un estudio pueda acceder al software y en un solo vistazo obtenga datos sobre los KPIs para arquitectos que desee conocer en tiempo real.
- Se pueda programar el envío periódico de un informe en el que figuren los KPIs para arquitectos de mayor relevancia. Dicho informe se puede recibir directamente en el email y consultar desde el móvil o la tablet, sin tener que entrar en el software.
De esta forma, es posible llevar a cabo un control integral de los principales parámetros de cualquier estudio de arquitectura de una forma ágil, sencilla y visual.
En definitiva, los KPIs para arquitectos son métricas que ayudan a los estudios a evaluar su desempeño a la hora de generar negocio y desarrollar sus proyectos. Gracias a estos indicadores es posible obtener información verídica y tomar decisiones que contribuyan a maximizar la obtención de beneficios.
