¿Hacienda conocerá el estado de las facturas electrónicas?
Lo que debes saber sobre el control del estado de las facturas electrónicas
Te explicamos quién debe informar sobre el estado de las facturas electrónicas y a quién debe hacerlo de acuerdo a la normativa de facturación electrónica B2B obligatoria
Como ya sabrás, tras años de incertidumbre, por fin se conocen los plazos de la facturación electrónica entre negocios. Entre 2027 y 2028, todas la empresas españolas tendrán que emitir e intercambiar facturas electrónicas cuando los destinatarios sean otros negocios. De ahí que se hable de facturación electrónica B2B (Business-to-Business).
Pero esta normativa que entrará en vigor el año que viene contempla otra obligación a la que se le está prestando menos atención: el deber de informar sobre el estado de las facturas electrónicas.
Así, el Real Decreto 238/2026 por el que se desarrolla el sistema de facturación electrónica obligatoria entre empresarios y profesionales no solo impone obligaciones a los negocios que emiten facturas, sino también a los que las reciben.
En este artículo te vamos a contar cuáles son las obligaciones sobre el estado de las facturas electrónicas y cómo se va a poder cumplir con ellas de forma automatizada usando un programa de intercambio de facturas electrónicas.
Los destinatarios estarán obligados a informar sobre el estado de las facturas electrónicas en 3 casos
El artículo 10 del RD 238/2026 lo deja claro: los destinatarios de las facturas tienen que informar a quienes las han expedido sobre tres estados clave:
- Aceptación de la factura.
- Rechazo de la factura.
- Pago efectivo y completo de la factura.
Además, es imprescindible no solo informar del estado de las facturas electrónicas, sino también de las fechas en que estas han sido aceptadas, rechazadas o abonadas en su totalidad.
¿Se debe informar sobre cambios en el estado de las facturas electrónicas de manera inmediata? No. La norma da un margen de 4 días naturales sin contar sábados, domingos y festivos, para comunicar los cambios de estado de las facturas electrónicas.
Cuándo se puede informar sobre el estado de las facturas electrónicas de forma voluntaria
Más allá de los tres estados que venimos de señalar, la normativa contempla que los destinatarios de las facturas puedan informar adicionalmente sobre:
- La aceptación o rechazo parcial de una factura.
- El pago parcial de una factura y el importe abonado.
- La cesión de una factura a un tercero para su pago, identificando al cesionario.
En estos casos también es necesario incluir las fechas para facilitar la trazabilidad del estado de las facturas.
Los destinatarios también tendrán que informar sobre el estado de las facturas electrónicas a la Agencia Tributaria
La normativa también abre la puerta a que la Agencia Tributaria controle el estado de las facturas electrónicas. ¿Por qué?
Impone a los destinatarios la obligación de comunicar:
- El rechazo de las facturas.
- El pago efectivo y completo de las facturas recibidas.
En estas comunicaciones se deben incluir las fechas de rechazo o pago y el plazo para enviarlas a la solución pública de facturación electrónica también es de 4 días.
Además, el artículo 12 del RD 238/26 establece que los destinatarios también tienen que informar a la AEAT sobre la fecha de vencimiento de las facturas.
Asimismo, se contempla que, voluntariamente, los destinatarios incluyan en la comunicación sobre el pago de una factura «información relativa a la fecha de recepción de las mercancías o de la prestación de los servicios, o bien la fecha de recepción de la factura».
Los emisores pueden informar voluntariamente a Hacienda sobre el estado de las facturas electrónicas
Igualmente, la normativa contempla que a través de la solución pública de facturación electrónica los emisores de las facturas puedan informar voluntariamente sobre el estado de las facturas electrónicas.
¿Qué información se podrá enviar a la AEAT?
- El cobro de la factura.
- El impago de la factura al no haber vencido el plazo estipulado para abonarla.
- Diferencias con respecto a las fechas del pago aportadas por el destinatario de la factura.
¿Cómo se va a poder informar sobre el estado de las facturas electrónicas?
El RD 238/26 obliga a los programas de facturación que funcionen como soluciones de intercambio de facturas electrónicas a «articular soluciones tecnológicas ágiles para intercambiar información sobre los estados de la factura».
Además, también establece que «el destinatario de la factura podrá autorizar a su plataforma privada de intercambio de facturas electrónicas para que realice la comunicación de pagos a la solución pública de facturación electrónica».
Es decir, que las soluciones adaptadas a la facturación electrónica entre negocios obligatoria tendrán que estar preparados técnicamente para informar sobre el estado de las facturas electrónicas tanto a los emisores como a la Agencia Tributaria.
Para ello, los programas podrán optar entre una conexión directa entre ellos o usar la solución pública como punto de conexión.
¿Qué implica esto? Las empresas y los profesionales que trabajen con programas de facturación adaptados a la facturación electrónica no tendrán que preocuparse de informar sobre el estado de las facturas electrónicas manualmente, sino que al cambiar el estado en el software, este procederá a comunicarlo automáticamente.
Es decir, que el envío de información sobre el estado de las facturas electrónicas no acarreará más carga de trabajo administrativo para los negocios y será posible cumplir con esta obligación de una forma ágil y sencilla.
¿Desde cuándo va a ser obligatorio informar sobre el estado de las facturas electrónicas?
Una vez que entre en vigor la obligatoriedad de la facturación electrónica entre negocios, lo cual ocurrirá, de acuerdo al borrador de la Orden Ministerial que desarrolla el funcionamiento de la solución pública de facturación electrónica en las siguientes fechas:
- 1 de octubre de 2027, en el caso de los negocios con una facturación anual superior a 8 millones de €.
- 1 de octubre de 2028, para el resto de empresas y profesionales.
¿Cuáles son las ventajas de tener información sobre el estado de las facturas electrónicas?
Esta nueva obligación en materia de facturación va a ser de gran ayuda para que los negocios puedan llevar un control eficaz del estado de las facturas electrónicas que les emiten a otras empresas o profesionales.
De hecho, dos de los objetivos de esta normativa son:
- Garantizar la trazabilidad de las facturas desde que se emiten hasta que se pagan integralmente.
- Reducir la morosidad y facilitar la reclamación de facturas impagadas y la recuperación del IVA adelantado a Hacienda y que no se recaudó porque las facturas no se lograron cobrar.
Así, las empresas y los profesionales no tendrán que estar pendientes de si sus clientes aceptan o rechazan sus facturas o si se las abonan, sino que serán los destinatarios los que deberán mantenerlos informados sobre el estado de las facturas electrónicas.
Los programas de facturación que permitan crear e intercambiar facturas y estados facilitarán su control de forma ágil y visual. De tal manera que los negocios tendrán que dedicar menos tiempo a crear, enviar y controlar el pago de sus facturas.
Además, desde el punto de vista de los destinatarios, estos software harán que la aceptación, rechazo o pago de las facturas se pueda realizar en un clic, automatizando el envío de información sobre el estado de las facturas electrónicas tanto a los emisores como a la solución pública.