Matriculación automática para academias en verano
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Una solución de matriculación automática para academias permite a los centros captar alumnos incluso cuando están de vacaciones
Para las academias y las escuelas el verano es una época nítidamente diferente al resto del año. Muchos centros cierran durante semanas o, incluso, a lo largo de todo julio y agosto. Otros, se mantienen abiertos, pero solo con personal de administración u ofreciendo cursos de verano.
A la vez que la actividad lectiva cae a mínimos o directamente desaparece, las academias y escuelas tienen que lidiar con el proceso de matriculación en los cursos que arrancarán en septiembre junto a la vuelta al cole.
Este proceso resulta mucho más ágil y eficaz si se cuenta con una solución de matriculación automática para academias.
Esta clase de herramienta está incluida en los software de gestión para academias y centros de formación más completos del mercado.
A continuación, te vamos a explicar cómo funciona una solución de matriculación automática para academias y de qué forma puedes usarla para captar alumnos mientras estás de vacaciones o bajo mínimos.
En qué consiste una solución de matriculación automática para academias
Básicamente, los programas de gestión para centros de formación más avanzados permiten a las academias poner a disposición de sus alumnos una opción de matriculación online y desde el móvil.
¿Qué implica esta funcionalidad? Una academia puede incluir en su web un formulario de inscripción que:
- Permite a los alumnos escoger el curso en el que se quieren matricular, teniendo en cuenta el horario en el que se imparte y en función de la disponibilidad de plazas libres.
- Solicita a los alumnos toda la información que se necesita sobre ellos.
- Puede incluir el abono online de la matrícula.
Acto seguido, la herramienta de matriculación automática para academias:
- Crea la ficha del alumno o la actualiza en caso de que ya tuviese ficha.
- Incluye al alumno en el curso en el que se ha matriculado.
- Modifica el porcentaje de ocupación del curso.
- Le envía al alumno sus credenciales de acceso al Portal del Alumno de la academia. Una plataforma donde puede consultar sus horarios, tareas pendientes, documentos relacionados con su curso, calificaciones o asistencia.
Además, un centro de formación también puede facilitar la inscripción de los alumnos a través de un enlace que puede fijar en sus redes sociales, añadir a sus publicaciones o enviar a través de email o WhatsApp.
La matriculación automática para academias trae consigo un mayúsculo ahorro de tiempo
El beneficio más evidente de usar una herramienta de matriculación automática para academias es que permite automatizar el proceso de matriculación.
Un profesional de un centro de formación no tiene que picar a mano la ficha de un alumno, solicitarle toda la información que la academia necesita o desea conocer, inscribirlo en el curso en cuestión y facilitarle manualmente las credenciales para entrar a la plataforma de alumnos.
El software de gestión para centros de formación lleva a cabo todas estas acciones. Lo que supone eliminar tiempos improductivos y tareas administrativas. Con este tiempo libre, el profesional a cargo de la matriculación puede diseñar campañas para captar más alumnos, ofrecer un trato personalizado a los alumnos que acuden a las instalaciones y, en verano, descansar.
Fomentar que los alumnos se matriculen de forma autónoma
Muchas academias se ven forzadas a mantener a una persona trabajando todo el verano aunque no se impartan clases para poder gestionar la inscripción de alumnos.
Con una herramienta de matriculación automática para academias, no es necesario. Es posible redirigir a los alumnos a la solución de matriculación online.
Así, cuando un alumno se ponga en contacto con una academia por email, WhatsApp o redes sociales, basta con enviarle el enlace para que se matricule autónomamente y cuando desee desde su móvil u ordenador.
La matriculación automática para academias les permite diseñar una estrategia para fidelizar a sus alumnos
Precisamente, la posibilidad de que los alumnos se matriculen autónomamente es clave a la hora de fomentar la inscripción en los cursos entre alumnos y ex-alumnos. ¿Cómo?
Con un programa de gestión para centros de formación se puede:
- Extraer listados de alumnos por curso.
- Crear campañas de email o WhatsApp para informar de la apertura del proceso de matriculación.
- Diseñar mensajes personalizados, gracias a que el programa es capaz de incluir automáticamente el nombre de cada alumno, recogiéndolo en su ficha.
- Incluir en los mensajes el enlace que redirija a los alumnos a la página de inscripción.
- Programar el envío de las campañas a lo largo de varias semanas. De tal manera que aunque la academia esté cerrada, los alumnos puedan matricularse libremente.
- Incluir en los mensajes ofertas o descuentos especiales para recuperar a alumnos.
- Controlar la tasa de éxito de las campañas, así como otros KPIs de ventas.
- Preparar diferentes campañas para cada curso que se oferta.
- Supervisar desde el móvil, la tablet o el ordenador personal el nivel de ocupación de los cursos para tomar decisiones como ampliar la oferta de un curso ofreciendo nuevos horarios o redoblar el esfuerzo en la captación de alumnos si algún curso tiene un nivel de ocupación bajo.
Gracias a la matriculación automática para academias se puede incentivar la inscripción de nuevos alumnos incluso cuando el centro está cerrado
Un objetivo básico de cualquier academia o centro es ampliar su base de alumnos. En este sentido, una herramienta de matriculación automática para academias también puede ser una herramienta de enorme utilidad.
¿Por qué? Como ya apuntamos antes, los centros de formación pueden promocionar sus cursos a través de su web y sus redes sociales e incluir un enlace para que los alumnos se matriculen autónomamente.
Además, también es posible que recurran a técnicas básicas de marketing digital para captar nuevos alumnos como:
- Lanzar publicaciones esponsorizadas en redes sociales como TikTok o Instagram.
- Poner en marcha anuncios en motores de búsqueda como Google, lo que se conoce popularmente como hacer SEM.
- Recurrir al SEO, una estrategia que a través de la creación de artículos en la web de la academia le permita posicionarse en los motores de búsqueda de forma orgánica, es decir, sin tener que pagar por anunciarse.
- Incluir un botón de WhatsApp en su web o sus redes sociales donde los alumnos se puedan poner en contacto con el centro y este redirigirlos al enlace de inscripción en sus cursos.
En definitiva, una solución de matriculación automática para academias, escuelas y otros centros de formación les permite:
- Ahorrarse una ingente cantidad de tiempo al no tener que realizar el proceso de matriculación de forma manual.
- Poder liberarse de una enorme carga de trabajo durante el verano y, así, dar descanso a su personal.
- Incentivar que los alumnos se matriculen de forma autónoma.
- Captar nuevos alumnos a través de su web y sus redes sociales.
- Monitorizar el nivel de ocupación de los cursos en tiempo real y desde cualquier parte del mundo.
La matriculación automática para academias las ayuda a disfrutar del verano y llegar a septiembre con los deberes hechos.