Cómo gestionar oportunidades con un CRM para convertirlas en ventas
Gestionar oportunidades con un CRM en 9 pasos
Se pueden gestionar oportunidades con un CRM desde su creación hasta que se transforman en ventas y clientes de forma ágil y eficaz
«La suerte es donde confluyen la preparación y la oportunidad». Esta célebre frase de Séneca, uno de los filósofos españoles más importantes de todos los tiempos, encapsula a la perfección la importancia de estar preparados para poder sacarles partido a las oportunidades que se cruzan en nuestro camino.
En el ámbito empresarial, las palabras de Séneca retumban con especial intensidad. Para capturar oportunidades de negocio no basta con esperar a que entren por la puerta, hay que estar preparados para poder convertirlas en ventas.
Y aquí es donde entra en juego la posibilidad de gestionar oportunidades con un CRM.
Los software CRM son programas que permiten a los negocios gestionar a sus clientes desde que son solo meras oportunidades y a lo largo de toda la relación comercial.
Dicho de otra forma, almacenan toda la información y documentación relacionada con los clientes, facilitando la comunicación con ellos y la actividad comercial de una empresa o un profesional.
A continuación, te vamos a explicar cómo puedes gestionar oportunidades con un CRM para lograr incrementar las ventas de tu empresa y ampliar tu base de clientes.
Impulsar la captación de clientes desde el CRM
En el ámbito empresarial, las oportunidades hay que buscarlas. No suelen llegar solas. Con un software CRM es posible incentivar la captación de nuevos clientes, así como impulsar las ventas de los clientes que ya confían en el negocio o estimular la contratación de más servicios. ¿Cómo?
Los programas más completos del mercado permiten:
- Cualificar las bases de datos de clientes y potenciales.
- Obtener listados de clientes en función de múltiples datos: edad, género, facturación, última compra o contratación realizada, presupuestos enviados, pero no aceptados…
- Diseñar campañas de email o WhatsApp para enviarles a determinados grupos de clientes o potenciales, totalmente personalizables con la identidad visual de un negocio.
- Personalizar los mensajes gracias a macros que vuelcan automáticamente el nombre de los clientes y potenciales.
- Incluir en las campañas enlaces a la web corporativa, a una página de reserva online de citas o a un ecommerce para incentivar la compra de productos o la contratación de servicios.
- Programar el envío de los mensajes para el momento en que se desee, de tal forma que se envíen automáticamente.
- Realizar envíos en bloque a múltiples clientes.
Cómo generar las oportunidades automáticamente usando formularios personalizados
Más allá de que se diseñe y ejecuta una campaña de marketing desde el CRM, este programa también contribuye a la captación de leads a través de la web o las redes sociales de una empresa.
Hoy en día, prácticamente cualquier negocio cuenta con una web y tiene redes sociales como Instagram o TikTok.
Pues bien, una funcionalidad importante a la hora de gestionar oportunidades con un CRM son los formularios web.
El programa permite crear formularios e introducirlos en la web o las redes sociales de una empresa. De tal forma que los potenciales clientes introduzcan los datos que el negocio necesite para crear y gestionar una oportunidad.
Una vez completado el formulario, el CRM crea automáticamente la ficha del cliente y genera la oportunidad. Esto supone un gran ahorro de tiempo y facilita la captación de leads.
Crear manualmente las oportunidades en el CRM
También es posible, evidentemente, gestionar oportunidades con un CRM de forma manual.
El software permite crear a mano una nueva oportunidad de negocio, introduciendo toda la información que se necesite consultar para gestionarla con éxito y llegar a convertirla en venta.
La ventaja de los CRM más completos es que dan mayor margen de acción a los negocios, permitiendo incluir en las fichas de sus clientes y en las oportunidades tantos campos como deseen e ir actualizando la información de forma ágil y sencilla.
Gestionar oportunidades con un CRM facilita las comunicaciones con los potenciales
Precisamente, al gestionar oportunidades con un CRM resulta muy sencillo comunicarse con los clientes. ¿Por qué? El programa permite:
- Enviar emails y WhatsApps a los clientes.
- Usar plantillas de mensajes personalizadas.
- Disponer de un historial de comunicaciones donde se pueda ver con facilidad todo lo hablado con cada cliente. De tal forma que varios profesionales puedan intervenir en el proceso, teniendo toda la información a su alcance.
- Registrar lo conversado con un cliente a través de una llamada telefónica o una visita presencial.
Elaborar y enviar presupuestos o fijar citas
Al gestionar oportunidades con un CRM para convertirlas en ventas juega un papel crítico la elaboración de los presupuestos. Sobre todo, en aquellas organizaciones que prestan servicios profesionales como despachos, estudios de arquitectura o ingeniería o empresas de servicios de mantenimiento o limpieza.
Pues bien, con un CRM es posible crear presupuestos en minutos. De hecho, se puede prefijar el coste de determinados servicios, de tal manera que se añadan automáticamente al presupuesto.
El software incluye plantillas de presupuestos para sistematizar la forma en que se crean. Dichas plantillas son totalmente personalizables, pudiendo adaptarse a la identidad visual de cada negocio. Igualmente, el CRM vuelca en las plantillas automáticamente los datos de una organización y del cliente: nombre, NIF/CIF, dirección, etc.
Y, además, al gestionar oportunidades con un CRM también se puede automatizar el envío de los presupuestos generados. De tal forma que al crear un presupuesto se le remita automáticamente al cliente. También resulta posible imprimir un presupuesto, exportarlo en PDF o enviar en bloque varios presupuestos en una sola acción.
De la misma forma, un CRM que forme parte de un software de gestión integral permite a los negocios:
- Agendar citas con los clientes o potenciales en un par de clics.
- Enviarles a los clientes un enlace por email o WhatsApp para que reserven una cita en alguno de los huecos disponibles y mostrar en la agenda las citas fijadas a través de esta vía de forma automática.
Esta cuestión es relevante al gestionar oportunidades con un CRM porque en algunos casos no basta con la información del formulario para elaborar un presupuesto, sino que es necesario concertar una cita con el cliente para saber con precisión qué desea e informarle de lo que el negocio le puede ofrecer.
Además, no podemos perder de vista que muchas empresas no emiten presupuestos, sino que ofrecen servicios que se prestan a través de citas. Por ejemplo, las organizaciones del ámbito sanitario.
Facilitar la aceptación de los presupuestos y la firma de los contratos
¿Qué sucede una vez que los presupuestos se han elaborado y enviado a los clientes? Gestionar oportunidades con un CRM implica, también, asegurarse de que los clientes los pueden aceptar con facilidad.
Pues bien, un CRM permite enviar los presupuestos a los clientes a través de un enlace incluido en un mensaje de WhatsApp o un email y ofrecerles la posibilidad de aceptarlos en un clic mediante una herramienta de firma digital.
Así, desde su móvil, tablet u ordenador personal pueden aceptar los presupuestos. El CRM cambia automáticamente el estado de la oportunidad y permite automatizar otras acciones a partir de la aceptación de los clientes:
- Envío de un mensaje para que fijen una cita. Por ejemplo, en el caso de una clínica dental.
- Envío de un contrato o una hoja de encargo donde se precisen los términos del acuerdo. Por ejemplo, en el caso de un despacho de abogados, de una consultoría o de un estudio de arquitectura. Además, de la misma forma, el CRM permite a los clientes firmar digitalmente los contratos y está preparado para almacenar las copias firmadas por ambas partes y enviar automáticamente el documento con las firmas a los clientes, para que también lo puedan guardar.
Controlar el estado de las oportunidades abiertas y hacer un seguimiento continuo
Una de las principales tareas que se deben llevar a cabo al gestionar oportunidades con un CRM es llevar un control de cuál es su estado.
La actividad comercial de muchos negocios se ve lastrada porque las oportunidades abiertas caen en el olvido y no se llevan a cabo acciones para facilitar su conversión en ventas o contratos.
Un CRM facilita la supervisión de todas las oportunidades abiertas porque:
- Las muestra de una forma visual en una única pantalla.
- Permite filtrar las oportunidades en función de su estado: abierta, con presupuesto enviado, con presupuesto rechazado, etc.
- Facilita el envío de emails o WhatsApps a los clientes con oportunidades abiertas para que no se olviden de aceptar los presupuestos o reservar sus citas.
- Permite trabajar con un listado de llamadas pendientes para ponerse en contacto con los clientes y evitar que las oportunidades no lleguen a buen puerto.
- Facilita la negociación al agilizar la creación y envío de presupuestos, así como el intercambio de comunicaciones con los clientes.
- Posibilita la creación de recordatorios automáticos para no olvidarse de crear presupuestos, enviarlos o comunicarse con clientes con oportunidades abiertas.
KPIs de ventas: Cómo evaluar la forma de gestionar oportunidades con un CRM
Al gestionar oportunidades con un CRM también es posible contar con datos que permitan analizar si la estrategia comercial es efectiva. Estamos hablando, claro está, de los KPIs de ventas.
Estos indicadores son claves a la hora de gestionar oportunidades con un CRM porque ofrecen datos verídicos y en tiempo real sobre la captación de leads, la ratio de conversión de las oportunidades en ventas, las ventas generadas, los ingresos obtenidos o tiempo promedio que se necesita para convertir una oportunidad en venta desde que se genera hasta que se concierta una cita, se acepta un presupuesto o se firma un contrato.
Muchos negocios no pueden optimizar su estrategia comercial porque no disponen de datos que les permitan visualizar qué está fallando. Al gestionar oportunidades con un CRM todos los datos se almacenan en este programa y se pueden consultar con facilidad. Así, el software permite crear:
- Alertas inteligentes para negocios que aportan automáticamente los datos clave sobre el proceso de venta.
- Informes comerciales y financieros de empresas con todos los KPIs de ventas que se desee.
Una vez que una alerta o un informe se ha creado, el programa calcula automáticamente los KPIs de ventas y los muestra en tiempo real. Además, es posible programar el envío de informes y que se remitan por email con la periodicidad que se desee a las personas que deban conocer la información que contienen: administradores, directores comerciales, etc.
Recuperar las oportunidades olvidadas. Una táctica poco explotada al gestionar oportunidades con un CRM
Por desgracia, muchas oportunidades no llegan a buen puerto porque el cliente no llega a dar una respuesta o porque en ese momento no desea finalizar la contratación de un servicio o realizar una compra.
Las oportunidades cerradas o que llevan abiertas meses pueden acabar generando ventas. ¿Por qué? El negocio puede realizar una oferta exclusiva más atractiva o incorporar un servicio que se ajuste mejor a las necesidades del cliente.
Para poder sacarles partido es clave gestionar oportunidades con un CRM. ¿Por qué? En este programa se almacena toda la información relevante sobre cada oportunidad, incluido el motivo por el que se cerró o se rechazó un presupuesto.
Así, es posible filtrar las oportunidades cerradas u obtener un listado con las oportunidades abiertas desde hace demasiado tiempo y diseñar campañas comerciales específicas para convertirlas en ventas.
En definitiva, gestionar oportunidades con un CRM es la mejor forma de maximizar su conversión en ventas, citas y contratos. Esta clase de programa permite implementar y evaluar una estrategia comercial exitosa y llevar a cabo todas las tareas necesarias para que las oportunidades acaben generando ventas e ingresos.