Informes comerciales y financieros de empresas. Cómo generarlos y enviarlos automáticamente
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Con un software de gestión se puede automatizar la obtención y envío de informes comerciales y financieros de empresas
¿Cuántos ingresos ha obtenido una empresa en el último mes? ¿Y cuántos gastos ha asumido? ¿Ha conseguido nuevos clientes? ¿Por qué vías? ¿Tiene liquidez? Para responder a estas preguntas juegan un papel clave los informes comerciales y financieros de empresas.
Sin embargo, la obtención y consulta de informes comerciales y financieros de empresas es poco habitual en muchas pymes. ¿Por qué? Algunas organizaciones no cuentan con un software de gestión en el que se centralice toda la información relevante sobre su actividad comercial y su gestión económica. Otros negocios sí cuentan con esta clase de programa, pero no saben cómo extraer los datos para elaborar informes comerciales y financieros de empresas.
Por suerte, en los últimos años la usabilidad de los programas ha experimentado una drástica mejora y la automatización de procesos se ha visto impulsada por el auge de la Inteligencia Artificial.
Así, hoy en día hay software de gestión que permiten automatizar la generación de informes comerciales y financieros de empresas, obtener datos actualizados en tiempo real, consultarlos en cualquier momento y enviarlos por email a las personas que deben conocer la información que contienen.
A continuación, te vamos a explicar por qué es importante disponer de informes comerciales y financieros de empresa y de qué manera se pueden obtener con facilidad usando el software de gestión.
¿Qué son los informes comerciales y financieros de empresas?
Básicamente, son documentos que recopilan datos sobre áreas clave para cualquier negocio: ventas, clientes, presupuestos, ingresos, gastos, beneficios, control de tesorería, previsiones económicas…
A través de los informes comerciales y financieros de empresas es posible conocer, así, el estado y la evolución de los negocios atendiendo a los datos que permiten analizar su salud económica y su estrategia comercial.
De ahí que los informes comerciales y financieros de empresas sean esenciales para tomar decisiones estratégicas tanto en lo que respecta a la gestión y planificación económica y financiera, como en lo relativo a la actividad comercial y el modelo de negocio.
¿Qué tipos de informes comerciales y financieros de empresas son más comunes? Informes sobre ventas; clientes; áreas de negocio; ingresos, gastos y ganancias o pérdidas; circulante; flujo de efectivo; masa salarial; activos y pasivos; inversiones; impuestos; impagos…
Para qué son críticos los informes comerciales y financieros de empresas
Los informes comerciales y financieros de las empresas son herramientas estratégicas tanto en lo que respecta a la captación de clientes y la obtención de ingresos, como en lo relativo a la gestión económica y la toma de decisiones.
De hecho, el uso de informes comerciales y financieros de las empresas es esencial para:
- Obtener financiación y planificar las inversiones de un negocio, teniendo en cuenta su liquidez actual, los compromisos adquiridos, su masa salarial y sus activos y pasivos.
- Atraer inversores o compradores. Cualquier persona o empresa que esté meditando en invertir en un negocio necesita saber las principales magnitudes económicas y comerciales para dilucidar si su inversión es o no segura y si puede resultarle rentable. Lo mismo ocurre en la compraventa de empresas. Además, desde el punto de vista de los negocios donde se va a invertir o que se van a comprar, los informes comerciales y financieros de empresas les permiten conocer cuál es su posición y negociar con los datos en la mano.
- Analizar y fortalecer la estrategia comercial. Si no se conocen los principales KPIs de ventas de un negocio, difícilmente se podrá evaluar la estrategia comercial e implementar medidas para mejorarla.
- Optimizar la estructura de costes. Muchos negocios tienen sólidos ingresos y, sin embargo, se ven lastrados por pingües beneficios. ¿Por qué? El problema suele estar en su estructura de costes. Los informes comerciales y financieros de las empresas sirven para conocer los gastos e implementar medidas para reducirlos o para aumentar los ingresos, por ejemplo, incrementando los precios de los servicios prestados.
- Prever ventas, ingresos, gastos y liquidez que tendrá un negocio en el corto y medio plazo.
Las pymes y los profesionales también necesitan informes comerciales y financieros de empresas
En las grandes empresas se obtienen de manera continua informes comerciales y financieros para tener un control total de la evolución de los negocios, detectar tendencias, trazar estrategias y hacer previsiones. Además de para afrontar con éxito rondas de inversión o procesos de compraventa. Sin embargo, esta práctica es menos común en las pymes.
Tradicionalmente, el motivo estaba en la capacidad de acceder a los datos. Antaño, solo las compañías de mayor tamaño tenían la tecnología necesaria para recopilar y procesar enormes cantidades de información y acceder a ella. En cambio, hoy en día, gracias a soluciones como un software de gestión empresarial cualquier profesional o empresa puede conocer los datos principales sobre su actividad comercial y su salud financiera.
Esta clase de programa no solo almacena toda la información que se necesita para elaborar informes comerciales y financieros de empresas, sino que permite crear los informes de una forma sencilla, sin que un negocio necesite contar con un profesional con elevados conocimientos sobre el uso de esta clase de programa y analítica de datos.
De hecho, la falta de personal cualificado fue una barrera tradicional para la creación de informes comerciales y financieros de empresas en muchos negocios.
En este sentido, podemos señalar que los software de gestión han democratizado el acceso a los datos y han permitido que toda clase de negocio pueda conocer las magnitudes esenciales sobre su actividad comercial y su desempeño económico de una forma sencilla y sin tener que contratar a más personal o recurrir a firmas externas.
Esto es importante porque las pequeñas y medianas empresas también necesitan los informes comerciales y financieros para tomar decisiones, mejorar su estrategia de venta, planificar sus finanzas y maximizar sus beneficios.
Cómo automatizar la generación de informes comerciales y financieros de empresas
Pero… ¿exactamente cómo se pueden crear informes comerciales y financieros de empresas usando un software de gestión?
Esta clase de programa incluye un módulo de Cuadros de Informes desde el que se pueden generar toda clase de informes.
El usuario crea los indicadores que desea que se incluyan en cada informe, estableciendo los parámetros básicos para filtrar los datos, el programa obtiene la información y la muestra de dos formas:
- A través de informes visuales, con tablas de datos y gráficas.
- De forma resumida mediante alertas inteligentes que se visualizan en los principales módulos del software: clientes, facturación, contabilidad, tesorería…
Es decir, solo hay que configurar los informes una vez. A partir de ese momento, cada vez que se acceda a cada informe, el programa muestra los datos en tiempo real sin que el usuario tenga que realizar ninguna acción.
Además, se pueden crear, modificar y eliminar indicadores e informes con facilidad.
Enviar automáticamente informes comerciales y financieros de empresas de forma periódica
¿Solo se pueden consultar informes comerciales y financieros de empresas dentro del software de gestión? No. El programa permite:
- Exportar los informes, imprimirlos o enviarlos por email.
- Programar el envío de los informes por email con la periodicidad que se desee. Por ejemplo, un informe sobre el estado de tesorería se puede desear consultar una vez a la semana. Sin embargo, un informe sobre las ventas o los clientes ganados y perdidos puede querer consultarse de manera diaria. El programa automáticamente envía los informes a las personas seleccionados y estas pueden consultarlos desde sus correos electrónicos.
En definitiva, los informes comerciales y financieros de empresas son de enorme utilidad para el día a día de cualquier negocio y para afrontar cuestiones críticas como la planificación financiera, la captación de inversores o el rediseño de la estrategia de venta.
Por suerte, todas las empresas y los profesionales pueden ya acceder a los datos y magnitudes clave, automatizando su obtención, la creación de informes y su remisión a las personas que tienen que conocer la información.