Cómo configurar el correo de MN program: una solución segura y funcional
La seguridad es un elemento clave en cualquier empresa o negocio. Y también uno de los más complejos, puesto que tiene muchas derivadas. Desde la protección de los trabajadores y de las instalaciones, hasta la seguridad jurídica o económica. Pasando por la seguridad que abordaremos hoy: la de la información. Ligada, irremediablemente, a los emails, un de las principales herramientas de comunicación de las empresas.
Que los negocios hayan dado el salto a la nube tiene un sinfín de ventajas que podríamos resumir, escuetamente, en que gracias a este proceso pueden vender más y mejor, reducir costes y optimizar su funcionamiento interno.
Pero también conlleva una serie de desafíos. La protección de los datos de los clientes y de la información del negocio es uno de los más importantes y que todo negocio, sin importar su tamaño, debe tener en cuenta. En juego está el futuro de la empresa.
Los correos electrónicos son una herramienta extremadamente útil para compartir información, lo cual implica que su seguridad y su funcionalidad sean cuestiones estratégicas para un negocio. La solución de Email y WhatsApp de MN program combina ambas características. En este artículo vamos abordar cómo configurar el correo y poner en valor la relevancia de los mecanismos de seguridad y de un diseño claro e intuitivo.
La importancia de la autenticación multifactor
En alguna ocasión ya hemos explicado lo que es la autenticación multifactor en el correo electrónico. Un sistema de acceso al email que combina varios factores que garantizan que la persona que pretende entrar al correo es, efectivamente, la propietaria o usuaria del mismo.
Así, frente a la tradicional y vulnerable contraseña, la autenticación multifactor añade una capa de seguridad extra a un elemento de nuestro día a día tan importante y, por ello, crítico como el correo electrónico.
A través de esta herramienta de comunicación compartimos todo tipo de datos con clientes, proveedores y compañeros. Si un atacante exterior logra acceder a una cuenta de correo electrónico puede obtener información extremadamente sensible, desde cuestiones estratégicas, hasta los datos necesarios para entrar en las cuentas del negocio.
Por ello, el equipo de MN program ha implementado la autenticación multifactor en su módulo de correo electrónico. Una mejora que contribuye a proteger la información de los negocios frente a los ataques maliciosos.
Cómo configurar el correo en 7 sencillos pasos
Para disfrutar de esta mejora de seguridad, los usuarios deben configurar, en primer lugar, su correo electrónico. Un proceso fácil e intuitivo que se puede llevar a cabo en un par de minutos siguiendo estos sencillos pasos:
1. Configuración de Cuentas de Correo
Al abrir el módulo de correo electrónico de MN program hay que dirigirse a la pestaña de Configuración. Dentro de ésta hay que seleccionar el botón Cuentas de Correo.
2. Agregar Cuenta de Correo
Dentro de la pantalla Cuentas de correo electrónico, se debe clicar, a la derecha de ésta, el botón Agregar.
3. Cubrir los datos
Se abrirá una pequeña ventana con tres campos de información. El nombre del usuario. La dirección de correo electrónico y la contraseña. La persona que esté configurando el correo deberá introducir los datos de los dos primeros campos. En cambio, si las cuentas son de Gmail u Office 365, no hay que cumplimentar una contraseña, puesto que la autenticación multifactor empleará los tokens, de los que hablaremos más adelante.
De esta forma se evita almacenar en la base de datos contraseñas que pueden ser vulneradas. Al acabar de cubrir la información se debe pinchar sobre Aceptar.
4. Seleccionar el tipo de cuenta
A la derecha de la pantalla, debajo del botón de Agregar, se encuentra el de Modificar. Al clicar sobre ésta se abrirá una nueva ventana con cuatro pestañas. En la primera, denominada Tipo de Cuenta, el equipo de MN program recomienda seleccionar IMAP, acto seguido hay que clicar en Siguiente.
5. Cumplimentar los Datos del Servidor
De esta forma pasamos a la segunda pestaña, Datos del Servidor. Deben figurar los datos del servidor entrante y saliente y, hay que deseleccionar el campo Usar los mismos datos de servidor para correo entrante y saliente. Los datos para cada tipo de cuenta y de servidor son:
- Para Gmail IMPAP:
- Entrante: imap.gmail.com Puerto: 993 SSL: habilitado
- Saliente: smtp.gmail.com Puerto: 587 SSL: habilitado
- Para Office 365 IMAP:
- Entrante: outlook.office365.com Puerto: 993 SSL/TLS: habilitado
- Saliente: smtp.office365.com Puerto: 587 SSL/TLS: habilitado
- Para Gmail POP3:
- Entrante: pop.gmail.com Puerto: 995 SSL: habilitado
- Saliente: smtp.gmail.com Puerto: 587 SSL: habilitado
- Para Office 365 POP3:
- Entrante: outlook.office365.com Puerto: 995 SSL/TLS: habilitado
- Saliente: smtp.office365.com Puerto: 587 SSL/TLS: habilitado
6. Los Datos de Usuario se cubren automáticamente
Tras darle al botón de Siguiente en la pantalla anterior, llegamos a la tercera pestaña. Si la cuenta de correo es de Gmail u Office 365, los datos del usuario se cubrirán automáticamente. En el apartado de Configuración se seleccionar automáticamente el botón que se corresponda con la cuenta, en función de si es de Gmail, Outlook u otras y, por lo tanto, la configuración es manual.
7. Seleccionar las Opciones
Finalmente, en la cuarta y última pestaña se ofrecen cuatro opciones de personalización del correo. Así, el usuario puede personalizar las carpetas donde se archivan los correos enviados, eliminados, asociados MN y borradores.
Esto contribuye a la autonomía del usuario y a la funcionalidad de la solución de correo.
Los tokens son la clave
La seguridad debe ir unida a la funcionalidad y la facilidad de uso. De nada sirve crear protocolos de seguridad avanzados si los mismos son difíciles de cumplir o requieren un gran consumo de tiempo.
El equipo de MN program ha tenido en cuenta estas cuestiones a la hora de diseñar la autenticación multifactor en su módulo de correo electrónico. Por ello, realizar la verificación de identidad es un proceso extremadamente rápido y sencillo en nuestro software. La clave son los tokens.
Antes abordamos cómo configurar el correo de una forma fácil y sencilla. Pues bien, una vez que se haya hecho se podrá acceder a la cuenta y, automáticamente, se generará un token. En el caso de las cuentas de Microsoft la persona no ve el token, sino que el sistema lo identifica de forma automática, completándose de esta forma la doble autenticación.
Mientras que en las de Gmail sí se visualiza el token en la pantalla mediante un código. En este caso, el usuario debe copiar el código y pegarlo en el software de MN program. Una vez realizada esta sencilla operación, ya se habrá finalizado la doble autenticación.
Así, en vez de almacenar contraseñas en la base de datos, lo que se guardan son los tokens, contribuyendo a una mejora de la protección de los correos y los negocios y sin que ello implica tener que emplear más tiempo para acceder al email.
Estos tokens caducan periódicamente para garantizar su seguridad. En caso de que el token haya caducado, el sistema redirigirá al usuario de nuevo a Outlook o Gmail. Y bastará con iniciar sesión en su cuenta para generar el nuevo token. En el caso de Outlook no se verá, en el de Gmail, como explicamos anteriormente, habrá que pegar el código en el programa.
Un email funcional, elegante e intuitivo
Si la seguridad es una cuestión importantísima en lo que respecta al email, tanto personal como profesional, su diseño también es extremadamente relevante. La interfaz del correo electrónico debe ser clara, intuitiva y fácil de comprender y usar.
Tras las últimas actualizaciones del software de gestión integral de MN program, el módulo de email ha sufrido tres cambios que contribuyen a que sea más atractivo y funcional:
- Se ha modificado el diseño del módulo para actualizarlo y modernizarlo. El resultado es una interfaz limpia, elegante y clara.
- Se ha incorporado una botonera extremadamente fácil de interpretar, para que los usuarios puedan acceder a todas las herramientas del correo con facilidad y, así, puedan exprimir todo su potencial para transformar la gestión del negocio. Además, se han añadido más iconos, para mostrar de forma visual las diferentes acciones que se pueden acometer.
- Se ha transformado el árbol de carpetas, para lograr que sea más intuitivo y guarde coherencia estética con el resto de elementos del módulo.
En la solución de correo de MN program la seguridad y la funcionalidad van de la mano para ofrecer a los negocios y sus empleados la máxima protección y la mejor experiencia de usuario. Tanto en su uso diario como en lo que respecta al proceso de configurar el correo.
El email es una herramienta de comunicación básica en el ámbito laboral y empresarial, por eso es fundamental protegerla frente a los ataques y facilitar que las personas puedan sacarle el máximo partido. Que la comunicación, tanto interna como externa, de un negocio esté plenamente optimizada pasa, en buena medida, porque su software de correo electrónico sea claro, completo y seguro.
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