Cuadro de Mando, una radiografía del negocio en tiempo real
El software Cuadro de Mando permite al empresario obtener, en cualquier momento del día y en cualquier lugar, una radiografía del negocio en tiempo real
Salvo que un@ sea Marilyn vos Savant, para el común de los mortales resulta imposible, literalmente, retener en la cabeza toda la información de una empresa. En un mundo acelerado como el nuestro, además, esos datos varían en cuestión de segundos. Es por ello que contar con un software Cuadro de Mando de calidad puede convertirse en un elemento diferencial para cualquier empresario. En la clave para obtener al instante una radiografía del negocio.
En esta breve introducción a un software clave en la economía digitalizada, vamos a intentar responder a una pregunta que se pueden hacer todos los empresarios:
¿Por qué necesito un cuadro de mandos en mi negocio… y en mi vida?
Empecemos antes de responder a esta pregunta por el principio. ¿Qué es el Cuadro de Mando Integral (CMI)? Básicamente, una herramienta integrada en el software de gestión de clientes que permite medir la evolución y los resultados de un negocio.
El concepto de integración es especialmente interesante. En un mundo hiperconectado, no tendría sentido que una empresa funcionara como un conjunto de departamentos estancos. Así, se establecen sinergias entre los diferentes equipos y, claro está, los diversos softwares beben unos de otros.
Como consecuencia de ello, el Cuadro de Mando se relaciona con las herramientas de control de tiempos, gestión de base de datos y programas de contabilidad y facturación. De esta forma, el Cuadro de Mando se nutre de la ingente cantidad de información que atesora el software CRM de la empresa, para componer una radiografía del negocio extremadamente rica y precisa. Una información que, además, puede consultar en todo momento y desde su propio móvil.
Datos – Indicadores – Informes – Decisiones
Si los datos son la materia prima con la que trabaja el Cuadro de Mando, los indicadores claves de rendimiento (KPI’s en sus siglas en inglés) son las líneas maestras que los sistematizan. Un empresario tiene a su disposición una inmensa cantidad de indicadores que puede seleccionar para que el Cuadro de Mando organice la información que le interesa conocer. Importe cobrado del día, cobros recibidos, total facturado en una determinada franja de tiempo, número de clientes, número de horas que se dedican a cada proyecto…
Este hecho permite al Cuadro de Mando adaptarse a cada tipo de negocio. A un bufete de abogados o a los procuradores les interesará saber cuántas horas le dedica uno de sus empleados a un determinado cliente, o qué tipo de actividades generan más ingresos. Por su parte, una escuela infantil o una academia de formación querrán saber qué clases generan más ingresos o cómo se pueden optimizar los horarios de los profesores.
En cambio, los arquitectos e ingenieros que trabajan por proyectos, querrán llevar un control exhaustivo de cada uno, de cara a observar, también, qué tipo de proyectos son más eficientes.
El Cuadro de Mando puede responder a todas estas cuestiones. Los indicadores sistematizan la información permitiendo cruzar diversos datos. Todo ello se refleja en informes que componen una radiografía del negocio rica y relevante. Y, a partir de esta, los cuadros directivos de las empresas podrán tomar decisiones que fortalezcan el negocio e incrementen las ventas.
Además, los informes se pueden automatizar y enviar por correo electrónico. Con la periodicidad que la empresa necesite. De tal forma que las personas que necesiten disponer de la información puedan obtenerla en su propio móvil, estén donde estén.
Todas las funcionalidades de esta utilidad las podemos agrupar en tres grandes bloques: control económico, análisis de eficiencia y estudio de productividad.
Jugar (sobre seguro) con el dinero
Las cuentas de una empresa son la clave de bóveda de toda la estructura del negocio. Por una parte, porque el objetivo de cualquier compañía es ganar dinero. Por otra, porque el dinero es necesario para que la empresa funcione todos los días. Pagar a trabajadores y proveedores es una parte básica de todo negocio. Hace falta dinero para hacer dinero. Y el Cuadro de Mando es un software que te ayuda a gastarlo eficazmente para conseguir más.
Esta herramienta muestra en tiempo real el estado de las cuentas de la empresa. Flujo de caja, circulante, compromisos de pago, etc. Los indicadores económicos componen una radiografía del negocio y su situación económica. Además, lo hacen de forma visual y extremadamente clara.
Imaginemos una situación potencial. Un empresario se está reuniendo con un proveedor que le ofrece un servicio o producto que podría ser interesante para su negocio. En el pasado analógico confiaría en sus instintos si no tuviese acceso en ese momento a la información financiera de su compañía y decidiese contratarlo inmediatamente.
En el presente digital, con una herramienta como el Cuadro de Mando, puede tomar la decisión basándose en la información financiera real y actualizada de su empresa.
Ello redunda en un control optimizado de las cuentas. Así, el empresario del ejemplo anterior, a lo mejor decide esperar a realizar la inversión porque en el mes en el que se encuentra el negocio anda corto de liquidez. Pero en cambio sabe, gracias al Cuadro de Mando, que en el mes siguiente obtendrá ingresos por el cobro de diferentes proyectos en los que se está trabajando.
De esta forma, la radiografía del negocio permite una planificación de las decisiones financieras extraordinaria, que conllevará, obviamente, ganancias económicas. Y menos quebraderos de cabeza.
Navegar con una buena Hoja de ruta
Llevar el timón de un barco por el océano de la economía global es una tarea compleja. Por ello, toda ayuda es poca. Un software Cuadro de Mando de primer nivel, como el de MN Program, permite trazar una hoja de ruta óptima a través de los informes que genera.
¿Cómo? Midiendo la eficiencia de los clientes y de las líneas de negocio de la empresa.
Mediante los indicadores y su interrelación, una empresa puede saber cuántas horas le dedica a cada cliente, cuántos recursos destina a hacer un determinado proyecto y cuántos ingresos le genera esa actividad.
Así, la radiografía del negocio muestra qué clientes consumen más recursos que los ingresos que aportan. A la vez que destaca a aquellos clientes que, en cambio, demandan pocos recursos humanos y materiales, pero generan grandes ingresos.
Además, el Cuadro de Mando nos permite saber con qué periodicidad contratan los clientes nuestros servicios, la cuantía de los mismos o las horas invertidas.
Un cliente esporádico que contrata un servicio que genera pocos ingresos y muchos costes no es eficaz. En cambio, un cliente habitual, que concuerda con las líneas de actuación de la empresa, está satisfecho con los servicios y genera poca carga de trabajo, es un cliente óptimo al que se le pueden ofrecer más proyectos.
Este análisis individual de cada cliente, al sistematizarlo y compararlo con otros, nos permitirá obtener una panorámica amplia de las líneas de negocio de la empresa. De tal forma que podemos observar qué líneas de negocio son eficaces, porque redundan en muchos beneficios económicos y pocos gastos humanos, temporales y materiales. Y cuáles no lo son.
Con lo cual el empresario podrá decidir apostar por las líneas de negocio más eficientes y dejar de lado las deficitarias.
Optimizar la estructura
Las cuentas económicas y los clientes son fundamentales para un negocio, pero su estructura interna es el pilar que lo sustenta. El Cuadro de Mando también es extraordinariamente útil a la hora de mostrarnos una radiografía del negocio a nivel estructural.
Podemos ver cuántas horas dedica cada empleado a trabajar para un cliente o en un proyecto determinado. Comparar estos datos con los ingresos generados. Y, finalmente, medir con precisión la productividad de su trabajo.
El Cuadro de Mando entierra la antigua idea de que los trabajadores tienen que pasarse la vida entera en su lugar de trabajo para que la empresa gane dinero. Una falacia que ha tenido un alto coste para empresas y trabajadores.
Lo importante no es que los trabajadores dediquen muchas horas, sino que sean productivos y que puedan sacar adelante su trabajo con eficacia y calidad.
Así, se puede decidir destinar a los mejores trabajadores a los clientes más valiosos o a los proyectos más importantes en términos de rentabilidad. O distribuir de forma más eficiente las horas de trabajo o el número de personas encargadas de realizar determinada tarea. Un salto cuantitativo y cualitativo en la gestión empresarial.
El software Cuadro de Mando, al poner en relación ingresos y gastos económicos, clientes y trabajadores, logra realizar una radiografía del negocio en 3D y en directo. Las potencialidades de uso de todos estos datos son infinitas. La toma de decisiones no volverá a ser la misma.
La información es poder.
