Firma digital de registros horarios. Un proceso sencillo que facilita el cumplimiento de la ley
Por qué es útil la firma digital de registros horarios
La firma digital de registros horarios permite a los trabajadores firmar sus fichajes diarios en un clic tras comprobar que la información es correcta
A la hora de medir su nivel de satisfacción, los trabajadores tienen en cuenta muchas derivadas: el salario, el ambiente laboral, las funciones y responsabilidades que desempeñan, los beneficios que ofrece la empresa (por ejemplo, un seguro privado o un servicio de comedor) y, claro está, los horarios.
Hoy, más que nunca, valoramos nuestro tiempo. Por eso, los profesionales tienen en cuenta tanto los horarios que les ofrece su empresa como su cumplimiento.
Para poner coto a las horas extra no registradas, en 2019 se impuso a las empresas la obligación de registrar diariamente las jornadas de sus trabajadores. En estos 6 años, han ido perfeccionándose software control horario gratis o de pago que facilitan este registro y que, incluso, permiten la firma digital de registros horarios por parte de los trabajadores.
A continuación, te vamos a contar por qué es útil que tu empresa disponga de un programa de gestión con control horario que permita a los trabajadores fichar autónomamente, comprobar sus registros y validarlos mediante su firma.
El final de los fichajes en papel
¿Cómo han cumplido muchas empresas la obligación de registrar las jornadas de sus trabajadores? Recurriendo al uso de una plantilla de control horario de trabajadores. De tal forma que los profesionales debían apuntar su hora de entrada y de salida y validar estos datos con su firma usando bolígrafo y papel.
Este sistema arcaico presenta notorias deficiencias en términos de seguridad. Puesto que los fichajes deben conservarse durante cuatro año. Al usar papel en vez de un software de control horario, las empresas deben:
- Asegurarse de imprimir las plantillas y ponerlas en lugares visibles para los trabajadores.
- Estar preocupándose constantemente de que los profesionales registran su entrada y su salida y firman cada registro.
- Guardar las plantillas de tal forma que sea fácil encontrar los registros y estos estén seguros. Puesto que tanto la Inspección de Trabajo como los representantes legales de los trabajadores o los propios profesionales pueden solicitar el acceso a esta información.
Además, a nivel de negocio, no usar un software de control horario con firma digital de registros horarios dificulta la capacidad de las empresas de comprobar que los trabajadores cumplen con sus obligaciones y que no se producen retrasos indebidos a la hora de entrar a trabajar u horas extras no justificadas.
Fichar personalmente de una forma ágil y sencilla
Otra de las ventajas de disponer de un software de fichajes que permita la firma digital de registros horarios es que esta herramienta permite a los trabajadores realizar el fichaje de su jornada de manera autónoma y personal.
Los responsables de los trabajadores o los profesionales de recursos humanos crean los horarios y pueden llevar a cabo un control continuo de los fichajes, pero son los trabajadores los que marcan el inicio y el final de su jornada, así como las pausas que no computan dentro del tiempo efectivo de trabajo.
Estas soluciones están diseñadas para que un clic se pueda dejar constancia de que se comienza a trabajar y, en otro clic, que se finaliza la jornada.
Además, al incorporar la firma digital de registros horarios, los profesionales pueden validar que los fichajes son correctos y veraces.
Comprobar los fichajes y proceder a la firma digital de registros horarios
Precisamente, una de las ventajas de trabajar con un programa de control horario es que se facilita el acceso de los profesionales a los datos sobre sus jornadas.
De esta forma, pueden asegurarse antes de proceder a la firma digital de registros horarios de que los datos son correctos y que el programa refleja fielmente la duración de su jornada.
Igualmente, en caso de que se haya cometido un error o un olvido, es posible subsanarlo y, posteriormente, validar los datos a través de la firma digital de registros horarios.
Es más, los software permiten a los usuarios con rango de supervisor visualizar de forma ágil los registros horarios y, si detectan alguna incoherencia, ponerse en contacto con los trabajadores que hayan cometido un error para que sean ellos mismos los que los subsanen.
Asimismo, debemos tener en cuenta otra garantía de seguridad que trae consigo la firma digital de registros horarios usando un programa especializado: se erradican los fichajes realizados por otros trabajadores. Al establecer el uso de un software, cada trabajador tiene que firmar personalmente y validar con su firma cada registro de jornada.
En cambio, si se cumple con la obligación usando una plantilla en papel, cualquier profesional puede cumplimentar los fichajes de otro e, incluso, falsificar su firma.
Obtener informes de control horario para erradicar errores y detectar incumplimientos
Si para los trabajadores el tiempo es oro, para las empresas también resulta extraordinariamente valioso. Trabajar con un software de control horario ayuda a los negocios a vigilar el cumplimiento de las jornadas laborales, detectar retrasos sistematizados, tener constancia de las horas extra realizadas, evitar que los trabajadores no fichen o lo hagan de forma deficiente y prevenir infracciones en materia laboral.
Esta clase de software permite a las empresas obtener informes sobre la duración de las jornadas y las horas extra trabajadas. En un solo vistazo, un empresario o un responsable de departamento puede obtener una panorámica sobre la jornada laboral de los trabajadores y tomar decisiones para poner fin a las incidencias o reducir el número de horas extra realizadas.
Garantizar la seguridad y trazabilidad de los fichajes
¿Por qué es importante la firma digital de registros horarios? Dota de mayor seguridad al proceso de fichar.
Además, hace que los trabajadores asuman su responsabilidad a la hora de registrar sus jornadas.
No debemos perder de vista que se puede despedir a un trabajador por fichar mal o no hacerlo, como han validado diversas sentencias en los últimos años.
Muchas empresas invierten el valioso tiempo de sus profesionales de recursos humano o sus líderes de equipo auditando los registros de jornada para que se no produzca ninguna incidencia. Con un software de control horario con firma digital de registros horarios, el proceso se simplifica y son los propios profesionales los que se encargan de fichar de forma correcta y comprobar que lo han hecho bien antes de firmar.
Anticiparse al registro horario digital obligatorio
No podemos obviar en este artículo sobre la firma digital de registros horarios que ya está en el Congreso una reforma legal que, de aprobarse, impondría el registro horario electrónico obligatorio.
Es más, aunque la reforma no saliese adelante, el Ministerio de Trabajo ha manifestado que estaría dispuesto a aprobar la obligatoriedad de que las empresas usen un sistema de registro horario digital por decreto.
Habida cuenta de este contexto, resulta evidente que tarde o temprano las empresas tendrán que contar con un programa que permita:
- A los trabajadores fichar personalmente desde un ordenador o un móvil el inicio y el final de su jornada, comprobar sus registros, subsanar los errores y realizar la firma digital de registros horarios.
- A las empresas, asegurarse de que los profesionales fichan correctamente, que no se producen errores no subsanados, que las horas extra se registran de forma adecuada y que nadie altera los fichajes de forma indebida.
En definitiva, disponer de un software de control horario que permite, en un solo clic, la firma digital de registros horarios supone una enorme ayuda para las empresas, tanto a nivel de cumplimiento legal, como en lo que respecta a la monitorización de las jornadas laborales.