Incumplir plazos legales puede salirles muy caro a procuradores y abogados
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Abogados y procuradores pueden ser condenados a indemnizar a sus clientes por incumplir plazos legales en casos que dirigen
Pocos profesionales son tan conscientes de que no se pueden incumplir plazos legales como los juristas. Al fin y al cabo, su carrera profesional gira en torno a las leyes.
Sin embargo, todas las personas podemos cometer errores y tener olvidos. Los abogados y los procuradores, también. Si bien es verdad que el metódico proceder de los juristas minimiza la comisión de fallos.
Aún así, estos existen. Una reciente sentencia de la Audiencia Provincial de Santa Cruz de Tenerife condenó a un abogado a pagar una indemnización de 13.520 euros a unos clientes por incumplir plazos legales durante la dirección de su caso.
¿En qué consistió el incumplimiento? El abogado envió un email a la procuradora a cargo del caso con el escrito para presentar el recurso de apelación a una sentencia en contra de sus clientes. Sin embargo, la procuradora afirmó que no había recibido el email y el abogado no confirmó su recepción, ni constató si se había presentado o no el recurso. La incomunicación entre ambos provocó que se procediera a incumplir plazos legales esenciales y que el recurso de apelación no se presentase.
Como los clientes solo demandaron al abogado, este fue el único condenado a abonar la indemnización por haber vulnerado su derecho a la tutela judicial efectiva. Sin embargo, la sentencia también destaca la responsabilidad de la procuradora en lo ocurrido.
¿Cómo pueden evitar abogados y procuradores que se les traspapelen intercambios de información y documentación o se les olviden los plazos legales para realizar actuaciones críticas para sus casos? Disponiendo de un software de gestión para despachos que les permita gestionar sus expedientes, controlar los tiempos, intercambiar información con los actores involucrados y evitar incumplir plazos legales.
Supervisar el estado de cada expediente y las comunicaciones relacionadas con ellos
¿Cuántos expedientes puede tener abiertos a la vez un abogado o un procurador? Resulta muy complejo llevar un control exhaustivo y riguroso de cada expediente si no se dispone de un programa de gestión para despachos.
Esta clase de software permite digitalizar las carpetas de expedientes de abogados y procuradores y, así, centralizar toda la información, documentación y comunicaciones de cada caso.
De tal forma que basta con acceder al software para descubrir en un par de clics cuál es el estado del expediente, en qué fase procesal se encuentra el caso, qué documentos ya se han firmado y cuáles quedan por firmar y cuáles son las fechas a tener en cuenta para no incumplir plazos legales.
El tiempo de los juristas es limitado, que una solución les permita constatar la evolución de un expediente en un minuto es fundamental y supone un mayúsculo ahorro de trabajo administrativo.
Disponer de plantillas predefinidas para elaborar toda clase de escritos de manera ágil
Precisamente, el ahorro de tiempo es otro de los objetivos centrales de una de las funcionalidades más interesantes de un software de gestión legal integral: plantillas de documentos predefinidas.
Las soluciones más completas disponen de plantillas predefinidas para elaborar los escritos más habituales con los que trabajan diariamente abogados y procuradores.
Además, permite la creación de plantillas predefinidas y 100% personalizadas para toda clase de documentos. Pensemos, por ejemplo, en un despacho de abogados especializado en Derecho Bancario que gestiona cientos de expedientes de reclamaciones de gastos de las hipotecas.
De tal forma que un abogado o un procurador no tiene que escribir cada documento de cero, sino que se debe limitar a modificar cuestiones específicas que desee incluir.
Esto es así porque las plantillas predefinidas incluyen macros que permiten automatizar la incorporación de los datos de los juristas y de sus clientes.
Poder elaborar escritos de manera ágil y sencilla contribuye a que la posibilidad de incumplir plazos legales sea más remota, ya que se dispone de más tiempo para actuar con celeridad en cada proceso y evitar agotar los plazos. Además, en caso de que se detecte tarde que el plazo está a punto de expirar, resulta más sencillo elaborar el escrito pertinente y llegar a tiempo a presentarlo.
Asociar los correos enviados y recibidos a los expedientes
El caso al que hicimos referencia al inicio de este artículo evidencia una cuestión central en la práctica legal: continuamente los abogados tienen que intercambiar información con los procuradores, con otros operadores jurídicos o con las partes involucradas en un caso.
Por eso, es de vital importancia poder sistematizar las comunicaciones relacionadas con un caso. El software de gestión para despachos permite asociar los correos electrónicos que se envían o se reciben con un expediente determinado. Así, dentro del expediente se pueden consultar todos los emails que contienen información relacionada con él.
Gracias a esta funcionalidad se reduce al mínimo la posibilidad de que se produzcan problemas de comunicación entre profesionales que tienen que coordinarse.
Si retomamos el caso juzgado por la Audiencia Provincial de Santa Cruz de Tenerife, si el abogado hubiese trabajado con un programa que le permitiese comprobar los emails enviados relacionados con un expediente se habría dado cuenta de que la procuradora no había confirmado la recepción, ni había comunicado que el recurso había sido presentado.
Mientras que, si la procuradora dispusiese de un software de gestión legal, el email que contenía el escrito del recurso de apelación se habría incorporado al expediente del caso. De tal manera que podría haberlo consultado y dispondría del documento en dicho expediente.
Asociar los emails a los expedientes es una funcionalidad que ahorra tiempo, esfuerzo y quebraderos de cabeza a los abogados y a los procuradores a la hora de recopilar y consultar la información de sus casos.
Contar con un sistema de alertas para evitar olvidos y no incumplir plazos legales
Hoy en día, hay programas de gestión legal que van un paso más allá y cuentan con herramientas inteligentes que automáticamente recuerdan a los profesionales que tienen tareas pendientes de realizar o completar.
De esta forma, basta con crear una tarea y asignarle una fecha tope de realización para evitar incumplir plazos legales.
Los avisos de tareas pendientes pueden suponer un antes y un después no solo para erradicar la posibilidad de incumplir plazos legales por descuidos o malentendidos, sino también para gestionar mejor la carga de trabajo y amoldarla a los plazos que se deben respetar.
Evitar pérdidas económicas y daños reputacionales incuantificables
Como evidencia el caso que hemos mentado en este artículo, incumplir plazos legales puede suponer vulnerar el derecho a la tutela judicial efectiva de los clientes que se vean afectados. Esto se traduce en:
- Costosos y largos procesos legales para determinar la responsabilidad del abogado o procurador involucrado.
- Cuantiosas indemnizaciones para paliar las consecuencias de incumplir los plazos legales que, aunque sean abonadas por el seguro de responsabilidad profesional del jurista, suponen una consecuencia dura para este.
- La ruptura total de la relación entre el jurista y su cliente.
- Un menoscabo de la reputación del abogado o procurador, que verá dañado su prestigio profesional, uno de los activos más importantes de los juristas.
En definitiva, los abogados y los procuradores no pueden permitirse incumplir plazos legales por olvidos o malentendidos.
Para evitar estas situaciones, es fundamental que dispongan de soluciones como un software de gestión para despachos que les permitan controlar todos los aspectos relacionados con sus expedientes, incluidos los plazos legales, las fases de un proceso o las comunicaciones con otros compañeros y con sus clientes.
De lo contrario, se exponen a consecuencias legales, económicas y reputacionales severas.
