6 claves sobre las inspecciones de Trabajo
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Las empresas deben saber cómo funcionan las inspecciones de Trabajo y qué obligaciones y derechos tienen los negocios en estos procesos
Aunque las inspecciones de Hacienda son más conocidas y generan más inquietud entre los empresarios, las inspecciones de Trabajo también son procedimientos que los negocios deben tener muy en cuenta. ¿Por qué?
Las inspecciones de Trabajo tienen por objetivo comprobar que las empresas cumplen con sus obligaciones legales en todo lo relativo a los trabajadores: desde la contratación, hasta la cotización a la Seguridad Social, pasando por la prevención de riesgos laborales.
Si los inspectores detectan incumplimientos normativos, pueden imponerse multas e, incluso, instar la presentación de demandas judiciales.
A continuación, vamos a abordar 5 claves sobre las inspecciones de Trabajo que nos permiten comprender cómo funcionan, qué deben hacer las empresas y cuáles son sus consecuencias. Además, también aclaramos cómo se pueden prevenir o afrontar con éxito mediante el uso de herramientas como un software de gestión.
1. ¿Qué materias se vigilan en las inspecciones de Trabajo?
Una de las funciones fundamentales de la Inspección de Trabajo es vigilar que las empresas cumplen con la normativa en vigor y exigir el cumplimiento de leyes, reglamentos y convenios colectivos.
Así, la Ley Ordenadora del Sistema de Inspección de Trabajo y Seguridad Social, establece seis grandes áreas a las que deben prestar atención los inspectores:
- Relaciones laborales:
- Relaciones con los trabajadores individuales y relaciones colectivas.
- Representantes de los trabajadores (derechos, garantías…).
- Igualdad y no discriminación en el trabajo.
- Desplazamiento de trabajadores cuando se prestan servicios en otros países.
- Prevención de riesgos laborales:
- Normativa sobre prevención de riesgos y condiciones de trabajo.
- Accidentes de trabajo y enfermedades profesionales.
- Seguridad Social:
- Inscripción, afiliación, altas y bajas de los profesionales, cotización y recaudación de cuotas.
- Obtención y disfrute de las prestaciones de la Seguridad Social.
- Normativa relacionada con las mutuas.
- Empleo:
- Normas sobre empleo.
- Control de subvenciones y ayudas al empleo.
- Formación profesional para el empleo.
- Empresas de trabajo temporal y agencias de colocación.
- Migración: movimientos migratorios y trabajo de extranjeros en nuestro país.
- Cooperativas y otras entidades de economía social.
Las inspecciones de Trabajo se suelen iniciar de oficio, pero pueden tener su origen en una denuncia que señale incumplimientos de las obligaciones laborales de una empresa en alguna de estas materias.
2. ¿Dónde se pueden realizar las inspecciones de Trabajo?
La ley establece que los inspectores de trabajo tienen derecho a entrar en un centro de trabajo, empresa o establecimiento:
- Libremente.
- En cualquier momento.
- Sin previo aviso.
Si bien, en caso de que el lugar donde se pretende realizar la inspección es el domicilio de un ciudadano, deben obtener antes de entrar:
- El consentimiento de la persona.
- Una autorización judicial.
Además, los inspectores deben:
- Identificarse.
- Informar de su presencia al empresario, la persona inspeccionada o su representante legal.
El deber de identificación y comunicación puede obviarse si se considera que al hacerlo se está menoscabando la posibilidad de realizar la inspección con éxito.
¿Las inspecciones de Trabajo pueden desarrollarse en otros lugares? Sí:
- Espacios donde se alojen los trabajadores por motivo de su trabajo y que hayan sido suministrados por el empresario.
- Medios de transporte donde se realicen actividades laborales.
- Entidades colaboradoras de la Seguridad Social.
- Entidades, tanto públicas como privadas, que colaboren en protección y promoción social con las Administraciones.
- Sociedades cooperativas y sociedades laborales.
3. ¿Qué pueden hacer los inspectores?
Más allá de entrar y permanecer en un centro de trabajo, los inspectores pueden:
- Requerir que los acompañen durante la inspección del lugar:
- El empresario o su representante.
- Los trabajadores y sus representantes legales.
- Peritos o técnicos de la empresa.
- Peritos de administraciones públicas o habilitados oficialmente.
- Realizar diligencias de:
- Investigación.
- Examen.
- Reconstrucción.
- Prueba.
Estas diligencias permiten a los inspectores:
- Requerir información al empresario o a los trabajadores.
- Exigir la identificación de las personas que se encuentren en el centro de trabajo.
- Conminar la presencia del empresario, los encargados o los trabajadores en el centro de trabajo o en las oficinas públicas.
- Estudiar todo tipo de documentación que pueda resultar trascendente en materia laboral: documentación de prevención de riesgos laborales, justificantes de pago, libros contables, software, documentos de afiliación, alta o baja de la Seguridad Social…
- Recopilar pruebas: tomar muestras de sustancias, sacar fotografías o videos, hacer copias de la documentación que señalamos en el punto anterior…
Además, durante cualquier momento de las inspecciones de Trabajo, los inspectores pueden imponer medidas cautelares proporcionadas si creen que existe el riesgo de que se destruyan pruebas o se alteren documentos.
4. ¿Es obligatorio colaborar en las inspecciones de Trabajo?
Colaborar con los inspectores no solo es recomendable, sino que se trata de una obligación legal. La ley establece que están obligados a prestar su colaboración:
- Los empresarios.
- Los trabajadores.
- Los representantes legales de unos y otros.
¿En qué debe consistir dicha colaboración en el transcurso de las inspecciones de Trabajo?
- Atender debidamente a los inspectores.
- Identificarse y acreditar la identidad de todas las personas que se hallen en el centro de trabajo.
- Colaborar diligentemente durante la visita al centro de trabajo y, también, en el transcurso del resto de las actuaciones de las inspecciones de Trabajo.
- Prestar declaración ante el inspector sobre las cuestiones relacionadas con el procedimiento.
- Proporcionar información y documentación relativa a las materias inspeccionadas.
5. ¿Qué sucede si los inspectores detectan incumplimientos legales?
Las inspecciones de Trabajo pueden finalizar sin detectar ningún incumplimiento o deficiencia. Sin embargo, en aquellos casos en los que los inspectores han encontrado alguna anomalía, tienen a su disposición un amplio abanico de medidas:
- Advertir y requerir a las empresas para que subsanen las deficiencias.
- Requerir a la empresa o persona incumplidora para que tome medidas en un plazo concreto para cumplir con la normativa.
- Informar o proponer que se sustituyan sanciones principales o accesorias.
- Poner en marcha un proceso sancionador. Para lo que tendrán que extender actas de:
- Infracción.
- Infracción por obstrucción.
- Realizar requerimientos de pago por deudas a la Seguridad Social.
- Activar procedimientos de oficio de inscripción, afiliación, alta o baja de la Seguridad Social o encuadramiento en regímenes de la SS.
- Instar la suspensión o cese de la percepción de prestaciones económicas que se reciben de manera indebida.
- Proponer recargos o reducciones en las primas de seguros de accidentes de trabajo y enfermedades profesionales, en función de las medidas de prevención de riesgos laborales de las empresas.
- Mandar que se paralicen los trabajos cuando exista un riesgo grave para los trabajadores.
- Informar a la administración competente sobre incumplimientos relacionados con subvenciones y ayudas al empleo y la formación profesional.
- Proponer que se presenten demandas de oficio ante la Justicia.
6. ¿Cómo puede ayudar un software de gestión a evitar inspecciones de Trabajo o salir airoso de ellas?
Habida cuenta de las medidas que venimos de desgranar, parece evidente que ninguna empresa desea que una inspección se salde con una sanción o un proceso judicial.
Para evitarlo, las empresas deben:
- Tener claras sus obligaciones laborales y contar con asesoramiento legal especializado. De tal manera que cumplan con todas las normas relacionadas con los trabajadores de manera escrupulosa.
- Disponer de programas y software que permitan cumplir con la normativa de una forma sencilla y eficaz. Por ejemplo, usando un software de gestión que sirva para realizar el control de las jornadas laborales, registrar las nóminas, generar remesas de pagos de los sueldos o inscribir en la contabilidad de las empresas tanto las nóminas como las cotizaciones sociales. Además, esta clase de programa permite centralizar toda la información y documentación de cada trabajador y facilitar el acceso de este a datos clave como las horas trabajadas o el calendario de vacaciones.
En los últimos años, el control de las horas extraordinarias se ha convertido en una cuestión de capital importancia. Tal es así que, actualmente, se está debatiendo imponer el registro de las jornadas mediante programas informáticos para garantizar la fiabilidad de los datos.
Las empresas que ya disponen de un software de gestión con control horario están preparadas para hacer frente a la obligatoriedad del registro horario digital. Además, pueden beneficiarse de todas las ventajas de un programa que facilita la gestión de los recursos humanos de una empresa, ahorrando tareas administrativas y costes.
En definitiva, ninguna empresa desea ser objeto de una inspección de Trabajo. Por eso, la mejor forma de evitarla o de gestionar una inspección de Trabajo con seguridad es prepararse para ello:
- Cumpliendo con las obligaciones legales.
- Implementando programas que permitan registrar, almacenar y sistematizar toda la información necesaria para demostrar que la empresa ha cumplido con la normativa.
