Módulo de cuestionarios: Conoce mejor a tus clientes y sus deseos

El nuevo módulo de cuestionarios de nuestro software permite a las empresas recabar datos sobre sus clientes y afinar su estrategia comercial

Para conocer a alguien de verdad es fundamental comunicarse con esa persona e indagar en lo que piensa, en su pasado y descubrir sus deseos y anhelos. Solo escuchando (o leyendo) a los otros podemos saber cómo son y qué quieren. Resulta evidente que una empresa no puede hablar largo y tendido con cada uno de sus clientes, pero esto no implica que no pueda conocerlos a fondo empleando herramientas como el nuevo módulo de cuestionarios del software de gestión de MN program.

¿En qué consiste esta herramienta exactamente? Permite a los negocios crear cuestionarios predefinidos, asociarlos a sus clientes y enviárselos o cumplimentarlos in situ.

¿Con qué fin? Recabar datos cruciales, por ejemplo, los antecedentes familiares de un paciente en el caso del sector de la salud. O el nivel de formación de un alumno de una academia de formación.

Y, a su vez, testear la demanda de ciertos productos o servicios. Pensemos, por ejemplo, en una asesoría que está estudiando lanzar una tarifa plana de servicios de asesoramiento laboral. Puede enviar un cuestionario a sus clientes para saber si estarían interesados en dicha tarifa plana, por qué precio estarían dispuestos a contratarla y qué servicios desearían que incluyera.

A continuación, vamos a desgranar cómo funciona el nuevo módulo de cuestionarios y qué funcionalidades incluye. Esta herramienta puede facilitar el día a día de muchos negocios y contribuir a que la estrategia comercial sea la más idónea para conquistar a los clientes.

¿Dónde se puede acceder al módulo de cuestionarios?

Comencemos por el principio: el acceso al módulo de cuestionarios. Una vez que este módulo se activa en el software, la forma de llegar a él no puede ser más sencilla.

Por un lado, aparecerá en el menú de la izquierda del programa. Y, por otro, en las diferentes fichas de las bases de datos se podrá visualizar una nueva pestaña.

De tal manera que, si se consulta la ficha de un cliente, se puede ver qué cuestionarios ha cumplimentado y cuáles han sido sus respuestas. Lo que facilita la consulta y el análisis de todos los cuestionarios y la capacidad de ofrecer un trato personalizado a cada cliente.

Crear cuestionarios predefinidos y personalizados

¿Cuál es el primer paso que hay que dar para trabajar con el módulo de cuestionarios? Crearlos. Mediante esta herramienta se pueden crear cuestionarios predefinidos y completamente personalizados.
El negocio determina las preguntas que desea incluir en cada cuestionario y establece los tipos de respuesta que pueden dar los clientes. El software incluye cuatro tipologías de respuesta:

• De opción única. Es decir, que de las diferentes opciones que se establecen, el cliente solo pueda seleccionar una.
• De opción múltiples. El cliente puede seleccionar todas las opciones que considere.
• De texto. No se ofrecen opciones de respuesta, sino que se trata de una pregunta abierta en la que el cliente debe contestar libremente.
• De notas. Para aquellos casos en los que sea necesario que el cliente incluya más información.

Así, los negocios gozan de plena autonomía para crear todos los cuestionarios predefinidos que deseen y para hacerlo con total libertad, estipulando tanto las preguntas como las opciones de respuesta a estas.

Vincular los cuestionarios a los clientes, alumnos o pacientes

Todos los datos recabados mediante los cuestionarios se vinculan, directamente, con los clientes que los han cubierto.

El negocio no solo decide qué clientes desea que cubran un determinado cuestionario predefinido, sino que toda la información que el cliente vuelque en el formulario se vincula directamente con su ficha.

Ningún dato se pierde. Los cuestionarios no se traspapelan, ni se pierden en el olvido. Toda la información está disponible en la ficha de cada cliente, para que los profesionales del negocio la puedan consultar.

Conocer a fondo las características de una persona

El módulo de cuestionarios tiene dos objetivos centrales, como ya apuntamos al inicio de este artículo. El primero de ellos es recabar información de gran valor sobre el cliente, paciente o alumno, de cara a prestarle el mejor de los servicios.

Por ejemplo, mediante un cuestionario de salud, una clínica puede obtener no solo los antecedentes familiares de un paciente, como señalamos antes, sino también saber si tiene alguna alergia, a qué operaciones se ha sometido, etc. De esta manera, pueden ofrecerle un servicio altamente personalizado y cuidar su salud hasta en el más mínimo detalle.

Pensemos ahora en otra casuística. Una academia de formación desea saber cuál es el nivel de sus alumnos en una determinada área de conocimiento para saber en qué grupo encuadrarlos. Por ejemplo, ofrece un curso de marketing digital y SEO en dos modalidades: básico y avanzado.

Mediante el módulo de cuestionarios puede crear un cuestionario que le permita saber cuáles son los conocimientos de los alumnos interesados en esta materia y, así, encuadrarlos en el nivel que mejor se ajuste a su educación y necesidades.

Conocer a un cliente a la perfección se traduce, siempre, en un mejor servicio y, por lo tanto, en un aumento notorio en la capacidad del negocio de fidelizarlo.

Descubrir los intereses de los clientes para optimizar la estrategia comercial

El segundo objetivo del módulo de cuestionarios de nuestro software de gestión es ayudar a los negocios a afinar su estrategia comercial. Puesto que la información no solo sirve para prestar un mejor servicio, sino también para ofrecer a los clientes servicios que se ajusten a sus demandas, necesidades y deseos.

Pensemos en una clínica de estética que está planteándose comercializar un tratamiento facial de cápsula del tiempo, pero no tiene claro si este servicio puede resultar interesante para sus clientes. Gracias al módulo de cuestionario puede sondear a los clientes que han contratado en el pasado servicios similares o complementarios y comprobar su nivel de interés.

Es más, los cuestionarios pueden ser útiles para concebir nuevas ideas de negocio. Por ejemplo, los clientes de un despacho de abogados pueden proponer servicios de asesoramiento jurídico que les interesarían y que la firma aún no presta.

Las opciones son infinitas. El módulo de cuestionarios es una excelente herramienta para conocer la opinión de los clientes, almacenarla, sistematizarla y poder analizarla.

Establecer una puntuación

Además de las preguntas y las respuestas, los cuestionarios incorporan otra funcionalidad: la posibilidad de establecer puntuaciones.

A la hora de elaborar el test, el módulo de cuestionarios permite asignar una puntuación a cada respuesta. Y, posteriormente, conseguir un resultado final del cuestionario. Esto puede ser útil, por ejemplo, para las academias de formación.

Visualicemos una escuela de idiomas que necesita saber el nivel de francés de los alumnos que se quieren matricular en un curso. Puede diseñar un test sencillo compuesto por 10 preguntas con respuesta de opción única y asignarle un punto a cada una de ellas. Así, los alumnos que aprueben, se podrán matricular en el nivel B2, mientras que los que suspendan deberán realizar el B1.

Cubrir los cuestionarios in situ

Hasta ahora, hemos descrito las características del módulo de cuestionarios y por qué es útil para los negocios. Ha llegado el momento de profundizar en su funcionamiento. ¿Cómo se realizan los test? Las empresas pueden optar por dos modalidades. La primera de ellas sería cubrir el test in situ, es decir, con el cliente de forma presencial. Por ejemplo, un alumno que acude a matricularse a una academia. O un paciente que está esperando en la sala de espera de una clínica para ser atendido.

Un profesional del negocio puede hacerle las preguntas de viva voz y cumplimentar el cuestionario él mismo. Todas las respuestas se almacenan en el software de gestión y se incorporan a la ficha del cliente.

Otra opción es que el cuestionario se envíe a una tablet y el cliente lo cubra autónomamente desde este dispositivo.

Enviar cuestionarios web

¿Cómo se puede cubrir el cuestionario desde la tablet? Gracias a que el software de gestión permite transformar estos test en cuestionarios web. Es más, no solo se pueden cumplimentar desde una tablet, sino que el negocio puede enviar los cuestionaros a sus clientes por email y WhatsApp.

Esta posibilidad resulta especialmente atractiva porque no es necesaria la presencia física del cliente y porque se dota de mayor libertad a este para que rellene el cuestionario cuando quiera y donde quiera.

La empresa manda un enlace por correo o WhatsApp. El cliente pincha en el enlace y este lo dirige directamente al cuestionario. Una vez finalizado, toda la información queda registrada en el software de gestión.

Ligar los cuestionarios a formularios de registro

Otra funcionalidad interesante del módulo de cuestionarios de nuestro software de gestión es ligar un test con el envío de un formulario de registro. ¿Qué quiere decir esto?

Cuando una empresa consigue un nuevo cliente, puede hacerle llegar un formulario para que se registre en la base de datos del negocio. Gracias a los formularios web es posible enviarlo a través de email y WhatsApp mediante una URL.

Una vez que el cliente completa el formulario de registro, puede aparecerle cierta documentación que debe firmar. Desde la LOPD hasta el consentimiento informado, en caso de que se trate de un paciente que se vaya a someter a una intervención médica que así lo requiera. Finalmente, también es posible que se abra una ventana con el cuestionario. En el caso que venimos de plantear, podría tratarse de un cuestionario de salud, para conocer aspectos esenciales para la intervención como las alergias que padece el paciente.

De esta forma, en una única acción, la empresa consigue todos los datos que necesita sobre un cliente, cumple con la legalidad en vigor y se asegura de que podrá ofrecerle un excelente trato.

Tanto la información del formulario de registro, como los documentos firmados, como los datos del cuestionario se vuelcan automáticamente en la ficha del cliente.

Módulo de control de cuestionarios y Módulo de respuesta de cuestionarios

¿Cómo sistematizamos todas las respuestas? ¿Solo podemos observarlas de forma individual? No. El software de gestión cuenta con un módulo de control de cuestionarios y otro módulo de respuestas de cuestionarios. Estas dos herramientas permiten:

• Disponer todos los detalles sobre los cuestionarios enviados y cumplimentados. Cuántas personas los han cubierto. A qué personas se les ha enviado…
• Analizar las respuestas para extraer conclusiones valiosas para el negocio. Por ejemplo, se puede saber cuántas personas contestaron una determinada opción. Veámoslo mejor con un ejemplo. Una clínica estética está deliberando si ofrece un servicio de tratamiento facial u otro servicio muy similar. Envía un cuestionario a los clientes que consumen esta clase de servicios. Gracias a esta herramienta, puede controlar las respuestas y observar con facilidad cuál de los dos servicios genera mayor expectación.

En definitiva, el módulo de cuestionarios puede convertirse en el mejor aliado de los negocios a la hora de descubrir quiénes son sus clientes, qué necesitan y qué desearían obtener. Una herramienta con un enorme potencial para mejorar la atención al cliente y optimizar la estrategia comercial de una empresa o un profesional.