8 novedades para fortalecer la usabilidad del programa de gestión

Bases de datos, herramientas de chequeo, facturación, seguridad… Incorporamos nuevas funcionalidades para incrementar la usabilidad del programa de gestión

Todas las invenciones que ha ideado el ser humano a lo largo de la historia tenían una misma misión: ser usadas por las personas. Por eso, uno de los objetivos básicos de nuestra empresa es optimizar de forma continua la usabilidad del programa de gestión y adaptar sus funcionalidades a las necesidades del día a día de los miles de negocios que trabajan con él.

Algunas herramientas digitales tienen un enorme potencial y, sin embargo, no les resultan útiles a la mayoría de empresas y profesionales que conforman el tejido productivo. ¿Por qué? En muchos casos son contraintuitivas y farragosas.

Habida cuenta del papel central que juega el software de gestión en aspectos esenciales de las empresas como los clientes, la facturación, la contabilidad o la agenda, es imprescindible fortalecer la usabilidad del programa de gestión y convertirlo en el mejor aliado de los negocios para aumentar sus ingresos y crecer.

La versión 23-09 que acabamos de lanzar trae consigo diversas mejoras que incrementan la usabilidad del programa de gestión y facilitan el trabajo diario de miles de profesionales. ¿Quieres conocer las mejoras más importantes? Acompáñanos por este viaje a las entrañas de nuestras soluciones.

Previously on… Principales novedades de la versión 23-07

Antes de entrar de lleno en las novedades de la versión 23-09 de nuestro software, debemos destacar las nuevas funcionalidades que se incluyeron en la versión 23-07. ¿Por qué? Estas mejoras también estaban encaminadas a fortalecer la usabilidad del programa de gestión.

¿Cuáles fueron las novedades más destacadas que ya han podido disfrutar las empresas en las últimas semanas?

• Rediseño de los módulos de correo y emailer
• Nuevas funcionalidades en la contabilidad, la facturación y TicketBAI
• Lanzamiento del módulo de validación de gastos
• Mayor libertad para personalizar las bases de datos
• Novedades en herramientas clave para abogados y procuradores (Lexnet), clínicas odontológicas (odontograma), academias de formación y escuelas (indicadores clave del sector educativo), veterinarios (recetas médicas) y empresas de prestación de servicios (órdenes de trabajo).

La incorporación de las optimizaciones que vamos a desgranar a continuación refuerza la apuesta de MN program por fortalecer la usabilidad del programa de gestión y ayudar a las empresas a sacarle el máximo partido.

En un mundo cada día más acelerado, en el que las transformaciones se suceden a una velocidad de vértigo, la mejora continua no es una opción, sino una apuesta estratégica para ofrecer soluciones de altísima calidad a las empresas.

Bases de datos

El corazón de todo programa de gestión lo ocupan las bases de datos y, en especial, las bases de clientes y potenciales. De ahí que el equipo de producto y desarrollo de MN program se haya volcado en optimizar la usabilidad del programa de gestión en esta área. De entre las diversas mejoras incorporadas podemos destacar:

¡Feliz cumpleaños, querido cliente!

Ahora es posible crear y programar una campaña de mailing para felicitarle el cumpleaños a todos los clientes sin necesidad de tener que enviarle un email a cada uno de ellos. ¿Cómo? Usando un filtro avanzado de fecha de nacimiento.

Ruta | Base de Datos > Filtros avanzados > Fecha de nacimiento

Pestaña «Personas relacionadas»

De cara a incrementar la usabilidad del programa de gestión y su personalización se ha incorporado a las fichas de las bases de datos una nueva pestaña en la que se pueden agrupar todas las personas relacionadas con las fichas principales. Por ejemplo, los diferentes profesionales de una empresa que es cliente del negocio con los que se mantiene algún tipo de comunicación o relación. Además, es posible asignarle un rol a cada una de las personas relacionadas.

Ruta | Ficha de cualquier base de datos > Configuraciones Básicas > Pestañas

Mejoras en la visualización de las bases de datos

Fortalecer la usabilidad del programa de gestión pasa, en gran medida, por conseguir que la solución sea cada vez más visual e intuitiva. El rediseño durante los últimos meses de módulos tan importantes como el gestor de correos van en esa dirección. Al igual que las mejoras incorporadas a la visualización de las bases de datos:

• Nuevo diseño de scroll para que las ventanas y listados de las bases de datos sean más visuales y claros.
• Poder observar en los campos desplegables de las pestañas personalizadas el texto completo de las opciones, sin importar su extensión.

Columna LOPD

La protección de datos es una de las cuestiones centrales de esta era. Hasta el punto de que tanto a nivel europeo como español se han aprobado normativas que protegen la información personal de clientes y trabajadores. Incumplir con la LOPD o el RGPD puede conllevar cuantiosas multas que ninguna empresa desea asumir.

Para ayudarlas en el cumplimiento de las normas, hemos incorporado a las bases de datos de trabajadores una columna LOPD. ¿Para qué sirve esta funcionalidad? Permite a las empresas observar de un vistazo qué profesionales tienen firmado su consentimiento al tratamiento de sus datos y cuáles tienen pendiente esta acción. Además, en los filtros avanzados del software es posible filtrar las fichas por este nuevo campo.

Ruta | Trabajadores > Filtros Avanzados > LOPD

¿Solo se puede disfrutar de esta columna en las bases de datos de trabajadores? No, con el objetivo de incrementar la usabilidad del programa de gestión y la relación con los clientes, también es posible añadir esta columna LOPD en la pestaña de clientes de cualquier base de datos.

Cobros y contabilidad

La gestión económica es uno de los pilares de cualquier empresa. Por ello, incrementar la usabilidad del programa de gestión implica incorporar nuevas funcionalidades a módulos clave como cobros o contabilidad.

En este sentido, debemos destacar la puesta en marcha de una herramienta de chequeo de remesas. ¿Para qué sirve esta herramienta? Permite a las empresas corregir cualquier error que se pudiera cometer al generar una remesa.

¿Cómo se accede a esta herramienta? El programa automáticamente analiza una remesa en busca de posibles errores. Por ejemplo, que no se haya cumplimentado algún campo importante como número de mandato, código BIC/SWIFT, etc. Si cree que se ha podido cometer un error abre automáticamente la herramienta de chequeo. De tal forma que el profesional que gestione las remesas pueda solventar cualquier incidencia antes de enviarlas al banco.

Otras dos novedades que incrementan la usabilidad del programa de gestión en materia de cobros son:

• Generar una proforma desde el apartado económico de una ficha y consultar y modificar en la ventana de proforma su número y fecha.

Ruta | Económico de la ficha > Cobros > Botón Facturar > Proforma

• Añadir conceptos de forma rápida a un cobro gracias a una nueva rejilla que se ha incorporado a la ventana de Alta/Modificar cobro.

Facturación

Al igual que se pone a disposición de las empresas una herramienta de chequeo de cobros, el programa también cuenta con una herramienta de chequeo de facturas. ¿Cómo se accede a esta funcionalidad? Siguiendo esta sencilla ruta:

Facturación > Utilidades > Herramientas de Chequeo y se abre la ventana de Herramienta de Chequeo de Facturación

La misma operativa se puede seguir con todas las herramientas de chequeo de cada uno de los módulos.

Más allá de esta novedad, hemos incorporados algunas mejoras que incrementan la usabilidad del programa de facturación:

• Mayor velocidad en la apertura de la ventana de factura, para reducir el tiempo que se emplea gestionando la facturación.

• Inclusión de una opción que permite ver el total de cada concepto incorporado a una factura, una vez aplicado el IVA y el IRPF.

Ruta | Funciona si está desactivado en Ajustes > Facturación > Mostrar IRPF en los conceptos

• Crear series de facturas desde el campo «Serie».

Ruta | Factura > Campo Serie > Lupa

• Nuevo botón «Factura de Abono» que se puede pulsar tanto desde facturas como desde el apartado económico de las fichas.

• Nueva ventana para ajustar un cobro en caso de que se modifique una factura y su importe total no coincida con el total del pertinente cobro.

• Si se crea una factura o una proforma desde el apartado económico de una ficha y existen cuentas pendientes de facturar, el programa abrirá automáticamente una ventana para que la empresa pueda importarlas. Asimismo, también es posible importarlas manualmente:

Ruta | Factura > Pestaña conceptos > Botón derecho > Importar Cuentas

• Visualizar lo que una empresa gana por sus servicios y ventas desde el control de cuentas. ¿Cómo? Usando las columnas de precio, coste y margen.

Control Horario

Los trabajadores tienen derecho a realizar descansos a lo largo de su jornada laboral. De ahí que es interesante que el software de gestión que se emplee para llevar a cabo el control horario tenga en cuenta esta casuística.

La versión 23-09 de nuestro programa incorpora, precisamente, la opción de no descontar de la jornada laboral los descansos realizados por los profesionales.

Para emplear esta nueva funcionalidad que busca incrementar la usabilidad del programa de gestión en una cuestión crucial como la administración de las jornadas laborales y su registro, basta con seguir esta ruta:

Ajustes > Control Horario > No descontar de la Jornada Laboral el Tiempo de Descanso.

Formularios web

Recopilar, almacenar y sistematizar la información y la documentación es uno de los aspectos cruciales de todo software de gestión.

Una de las bazas que fortalece la usabilidad del programa de gestión de MN program son los formularios web y, en especial, los formularios de registro.

Pues bien, a partir de esta versión 23-09, cuando un profesional o una empresa crea un formulario de registro para enviarle a sus clientes y solicita, de paso, la subida de determinada documentación, puede establecer si facilitar estos documentos es una cuestión obligatoria o no para completar el formulario de registro con éxito.

Ruta | Formularios de Registro > Alta o Modificar > Selecciona los documentos a solicitar

Seguridad

Si la protección de datos es importante, la ciberseguridad es aún más relevante. De hecho, podríamos considerar que se trata de un elemento crítico dentro de la estrategia de las empresas.

Por eso, nuestro software conjuga funcionalidades que incrementan la protección de la información de un negocio con una elevada usabilidad del programa de gestión.

En este sentido, acabamos de implementar en la modalidad Cloud del software la posibilidad de que un usuario con el rango de supervisor pueda obtener los enlaces de reseteo de contraseña del resto de trabajadores.

Ruta | Seguridad > Accesos > Enlace contraseña

Plantillas de Word

En lo que respecta a la herramienta de plantillas, se ha procedido a incluir una nueva opción que optimiza la usabilidad del programa de gestión. Hablamos de la opción «Plantilla base». Esta funcionalidad permite a las empresas configurar una plantilla base, de tal manera que cuando se proceda a crear una nueva plantilla se puede seleccionar la plantilla base y trabajar a partir de ella. Lo que supone un mayúsculo ahorro de tiempo y esfuerzo.

Ruta | Ajustes > Plantillas > Plantilla base

Mejoras para incrementar la usabilidad del programa por parte de los colectivos

Abogados y procuradores

Los despachos de abogados y procuradores que actualicen el software de gestión pueden sacarle partido a dos novedades que incrementan la usabilidad del programa de gestión:

• Correo. Si se envía un correo con datos sobre una actuación es posible incluir de forma automática en el asunto del email dos mensajes: contiene vencimiento o contiene señalamiento.

Ruta | Parametrización > Historial > Mostrar Pestaña Plazos > Ajustes > Comunicar MN > Al Comunicar MN, añadir el texto [CONTIENE VENCIMIENTO] o [CONTIENE SEÑALAMIENTO] en el asunto del correo si la actuación tiene un vencimiento y/o un señalamiento asociado

• Lexnet. Se ha incorporado una nueva vista «Listado + Documentos» que permite previsualizar los archivos adjuntos.

Clínicas médicas y odontólogos

En lo relativo a las clínicas médicas y los odontólogos, podemos destacar dos novedades sobre:

• Agenda. Cuando se añadan tratamientos relacionados con una actuación, es posible copiar la fecha de la cita.

Ruta | Agenda > Alta Actuación > Pestaña Tratamientos

• Facturas. Si se crea una factura a nombre de un cliente relacionado con un paciente es posible añadir la columna de «Paciente» desde la pestaña de conceptos.

Ruta | Facturas > Vista listado + pestañas > Mostrar/ocultar columnas > Paciente

Clínicas veterinarias

Los veterinarios que actualicen el software podrán disfrutar de una integración que han llevado a cabo los desarrolladores de nuestra compañía. ¿De cuál estamos hablando? La integración con Presvet para permitir el envío automático de las recetas médicas al Ministerio de Agricultura.

Empresas de servicios y mantenimiento

Los negocios que se dedican a prestar servicios de fontanería, jardinería o mantenimiento de ascensores o calderas se organizan en torno a las órdenes de trabajo. De ahí que optimizar la usabilidad del programa de gestión implique incrementar las funcionalidades del módulo de órdenes de trabajo. En este sentido se han desarrollado dos mejoras muy interesantes:

• Añadir la macro dirección en las plantillas de Word y las órdenes de trabajo para agilizar su creación.

Ruta | Teniendo activado: Parametrización > Clientes > Mostrar Pestaña direcciones

• Imprimir en un solo paso las facturas y las órdenes de trabajo relacionadas entre sí.

Ruta | Ajustes > Facturación > Mostrar Imprimir Facturas con Órdenes de Trabajo Relacionadas

Centros de formación y escuelas

Finalmente, en lo relativo al colectivo educativo hemos incorporado dos mejoras que pueden ayudar a incrementar la usabilidad del programa de gestión y dos módulos sensibles para este sector:

• Control de clases. Se han implementado nuevos botones de Correo y WhatsApp en este módulo. ¿Con qué fin? Permitir a los centros enviar mensajes a todos los alumnos de una misma clase de una forma extraordinariamente rápida.

• Reserva online de cursos. Ahora es posible cotejar si una ficha existe empleando cualquier criterio y no solo el NIF o el número de teléfono.

Ruta | Reserva Online > Reserva de Cursos > Formularios de Reserva > Al registrarse, no solicitar primero los campos NIF/CIF y teléfono.

En definitiva, potenciar y facilitar la usabilidad del programa de gestión no solo es una meta, sino que es un principio básico en MN program. Todas las soluciones que desarrollamos e implementamos están pensadas para hacer más fácil el trabajo de las empresas, liberarlas de tareas improductivas y ayudarlas a prestar un excelente servicio a sus clientes e incrementar sus beneficios.

Las novedades de la versión 23-09 de nuestro software que venimos de lanzar ahondan en esta tarea y se complementan con las mejoras incorporadas en la versión anterior del programa.

Nuestro camino no termina aquí, como hacía Dory en Buscando a Nemo: seguimos nadando hacia adelante.