¿Por qué usar un programa de gestión para controlar el horario de los trabajadores?
7 razones para trabajar con un software de control horario
Si una empresa emplea un programa para controlar el horario de los trabajadores puede ahorrarse tiempo y evitar equívocos
Desde que en 2019 se estableció la obligatoriedad de controlar el horario de los trabajadores, esta cuestión ha generado múltiples preguntas entre empresarios y empleados en torno a cuestiones clave como la forma de registrar las jornadas, el control de las horas extra o el acceso a la información.
Aunque muchas empresas emplean herramientas específicas para controlar el horario de los trabajadores o software de gestión que disponen de esta funcionalidad, lo cierto es que parte del tejido productivo sigue realizando esta obligación legal con papel o aplicaciones como Word o Excel. De tal manera que recurren a una plantilla de control horario de trabajadores para cumplir la ley.
A continuación, vamos a abordar las ventajas de usar un software de gestión como el de MN program que incluye un módulo de control horario con uno de los precios más competitivos del mercado para controlar el horario de los trabajadores de una forma fácil, rápida y de acuerdo a la normativa en vigor.
1. Emplear un programa para controlar el horario de los trabajadores puede ser obligatorio en breve
A día de hoy aún se puede controlar el horario de los trabajadores en papel, imprimiendo plantillas y poniéndolas a disposición de los trabajadores para que cubran su hora de entrada y salida y validen dichos datos con su firma.
Sin embargo, en el futuro próximo puede ser que se imponga la obligatoriedad de usar herramientas digitales para hacerlo. ¿Por qué? El Ministerio de Trabajo está negociando con los agentes sociales la modificación de la normativa. Con ello se busca que los registros horarios reflejen mejor las horas reales trabajadas y evitar que los profesionales realicen horas extra que no se contabilizan.
Ante la posibilidad cada vez más plausible de que no se pueda controlar el horario de los trabajadores de manera analógica, es recomendable que las empresas implementen cuanto antes una herramienta para realizar el registro de las jornadas laborales.
En este sentido, un software de gestión con control horario puede ser una excelente alternativa, ya que:
- Integra esta tarea dentro de los procesos diarios de la empresa.
- Facilita la consulta de los registros a los profesionales y a sus responsables.
- Conecta el registro de las jornadas con las fichas de los trabajadores.
- Permite obtener datos macro sobre las jornadas de toda la plantilla.
- Posibilita el envío de los registros a los profesionales sin salir del software.
2. Ahorra tiempo permitiendo que los trabajadores registran su jornada a golpe de clic
Una de las ventajas más evidentes de emplear un programa para controlar el horario de los trabajadores radica en que los responsables de la empresa no tienen que preocuparse de crear plantillas, imprimirlas o compartirlas con los profesionales. ¿Por qué?
Los trabajadores fichan autónomamente y a golpe de clic. Solo tienen que entrar en el software y marcar que comienzan su jornada y que la finalizan. El programa automáticamente calcula el total de horas trabajadas y lo registra.
Además, controlar el horario de los trabajadores mediante el uso de un software permite que el registro de la jornada sea más preciso ya que se pueden registrar los descansos o las pausas para la comida.
3. Los trabajadores pueden fichar desde cualquier parte
Usar plantillas de control horario y registrar las jornadas laborales en papel presenta una desventaja evidente: ¿cómo se adapta este sistema a la movilidad de los trabajadores o al teletrabajo?
Si un negocio dispone de un software de gestión que permite controlar el horario de los trabajadores, los profesionales pueden fichar estén donde estén. Ya sea en su casa, antes de comenzar la visita a un cliente o cuando llega a un juzgado. De esta manera, el negocio puede cumplir con la ley de una manera sencilla a la vez que le saca partido a la movilidad de los trabajadores.
4. Puedes controlar el horario de los trabajadores y reducir los retrasos en un vistazo
Registrar las jornadas laborales no es solo una obligación legal, sino una necesidad de todas las empresas. Puesto que, de lo contrario, no podrían llevar un control de los horarios efectivos de trabajo de sus plantillas.
Una de las ventajas de emplear un programa para controlar el horario de los trabajadores es que permite supervisar de manera muy visual el cumplimiento con el horario acordado con los trabajadores.
De tal manera que el departamento de Recursos Humanos o el responsable de un trabajador puede saber en cuestión de segundos si este se retrasa de manera habitual o si, por el contrario, realiza demasiadas horas extra.
Esta cuestión es aún más trascendente para algunos sectores como el legal en el que abogados y procuradores trabajan durante muchas horas fuera de las oficinas de sus despachos. O para los arquitectos que a menudo terminan proyectos desde casa.
5. Resulta más fácil controlar las horas extra y compensarlas
Precisamente, contabilizar las horas que se realizan más allá de la jornada laboral habitual puede ser un gran desafío para los negocios.
Los programas de gestión que permiten controlar el horario de los trabajadores facilitan sobremanera el cálculo de las horas extra. De hecho, el software permite visualizar con facilidad cuántas horas a mayores se han hecho con respecto a la jornada laboral en un determinado periodo de tiempo.
De tal manera que el negocio podrá abonar estas horas extra o permutarlas por descanso y cumplir escrupulosamente con la ley.
6. Te permite enviar informes a los trabajadores con sus jornadas
Otro de los beneficios de controlar el horario de los trabajadores usando un software en vez de una plantilla es que se puede automatizar el envío de un informe diario, semanal o mensual al trabajador para que conozca las horas que ha trabajado.
De esta manera, cada profesional recibirá un informe con su jornada en su propio email. Así, los trabajadores podrán:
- Llevar su propio control de las horas trabajadas.
- Ser conscientes de que cometen retrasos o que se exceden en las pausas y subsanar estas incidencias.
7. Almacena de forma segura y accesible los registros horarios
La ley no solo exige a las empresas controlar el horario de los trabajadores, sino que les obliga a:
- Guardar los registros durante 4 años.
- Permitir el acceso a los registros a:
- Trabajadores.
- Representantes legales de los empleados.
- Inspección de Trabajo.
El gran problema de controlar el horario de los trabajadores usando plantillas y papel es que estos registros pueden perderse o traspapelarse con facilidad. Además, organizarlos de manera eficaz para facilitar su consulta puede ser muy complejo y consumir mucho tiempo improductivo.
En cambio, al trabajar con un software de gestión con control horario:
- Resulta extraordinariamente sencillo consultar los datos.
- Los registros horarios se almacenan de forma segura. Los software de gestión disponen de mecanismos de seguridad como:
- Copias de seguridad periódicas.
- Auditoría de logs para saber quién ha interactuado con los datos y qué ha hecho.
- Sistema de permisos de seguridad para que solo los profesionales que deben tener acceso a esta información sensible puedan trabajar con ella.
En definitiva, controlar el horario de los trabajadores es una obligación legal que se puede cumplir con suma facilidad si se dispone de un software de gestión integral.
De esta manera, los negocios se evitarán:
- Conflictos con los trabajadores en torno al cumplimiento de las jornadas laborales y la realización de horas extra.
- Cometer infracciones graves que pueden ser sancionadas con hasta 7.500 euros.
- Demandas judiciales por parte de profesionales que afirman haber trabajado más horas de las que la empresa tiene constancia. Si se dispone de un software de gestión se podrán acceder a las pruebas necesarias para demostrar cuáles han sido las horas efectivamente trabajadas.
