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¿Va a ser obligatorio el registro horario digital?

El registro horario digital puede ser obligatorio en el corto o medio plazo si sale adelante una reforma legal que propone el Ministerio de Trabajo

Índice

El Gobierno está negociando con los sindicatos una reforma legal que instaure la obligatoriedad del registro horario digital

El registro horario ha estado en el ojo del huracán desde que, en 2019, se aprobó su obligatoriedad en todas las empresas. La última noticia en torno a esta materia es que el Ministerio de Trabajo ha enviado una propuesta a los sindicatos y a la patronal para establecer el registro horario digital obligatorio, dentro de un paquete de reformas que también incluiría el aumento de las sanciones por incumplir con las obligaciones en materia de control horario.

Hasta el momento solo se trata de una propuesta, sin embargo, el Gobierno y los sindicatos desean llegar a un acuerdo antes de que comience el mes de agosto. En dicho acuerdo podría incorporarse, también, la reducción de jornada máxima de las 40 horas actuales.

Precisamente, las desavenencias en torno a cómo se quiere reducir la jornada laboral ha llevado a la patronal a mostrarse reacia a llegar a un acuerdo con Gobierno y sindicatos. ¿Por qué? Los empresarios apuestan por reducir la jornada a través de la negociación colectiva, mientras que sindicatos y ministerio quieren hacerlo mediante una reforma legal.

A ello hay que sumar que el ministerio de Trabajo se muestra contrario a aumentar el límite máximo del número de horas extra de los trabajadores, que actualmente se sitúa en las 80 horas extraordinarias por año, una medida que defiende la CEOE.

¿Qué pueden hacer las empresas para anticiparse a la obligatoriedad del registro horario digital? ¿Por qué es importante implementar un software de gestión con control horario? ¿Cuáles son los beneficios de esta clase de soluciones? Continúa leyendo. 

El registro horario es obligatorio desde 2019… pero puede hacerse en papel

En 2019, se aprobó un RD-ley 8/2019 que, entre otros objetivos, buscaba luchar «contra la precariedad laboral en la jornada de trabajo». La medida estrella de esta norma consistió en establecer que todas las empresas de nuestro país estén obligadas a controlar la jornada de sus trabajadores, de cara a evitar que no se proceda a registrar las horas extra y, por ende, no se contabilicen y compensen con dinero o descanso.

Así, esta norma modificó el Estatuto de los Trabajadores para incluir la obligación de registrar la jornada laboral

¿Cuáles son las características obligatorias de este control horario que están en vigor actualmente?

  1. El registro de la jornada tiene que ser diario.
  2. Se debe especificar la hora concreta de inicio de la jornada, así como el momento preciso en que esta finaliza para cada uno de los empleados, sin que ello afecte a la flexibilidad laboral.
  3. Las empresas deben organizar y documentar el sistema de registro de la jornada
  4. La manera de registrar el horario de los profesionales debe acordarse «mediante negociación colectiva o acuerdo de empresa». Sin embargo, en caso de que no se llegue a un acuerdo, los empresarios podrán aprobar el sistema de registro horario, consultando previamente a los representantes legales de los trabajadores en la empresa.
  5. Los registros horarios deben conservarse durante cuatro años.
  6. Las empresas tienen que poner los registros a disposición de los trabajadores, sus representantes legales y la Inspección de Trabajo.

De tal forma que existe cierto margen de liberalidad empresarial para establecer el sistema de registro horario y, por ende, no está en vigor la obligación de optar por el registro horario digital.

Por ello, algunas empresas han optado por emplear plantillas de control horario de trabajadores para cumplir con la normativa. Sin embargo, esta opción ofrece una serie de limitaciones y dificulta el registro, el control, la supervisión, la conservación y el acceso a la información. Además de generar una ingente cantidad de papel que es necesario imprimir y archivar.

Registro horario digital y aumento de las sanciones

En los cinco años que han transcurrido desde que el registro horario es obligatorio se han generado conflictos de toda índole entre empresas y trabajadores: desavenencias sobre retrasos injustificados, denuncias de errores o manipulaciones, contradicciones entre la documentación de la empresa y la presentada por el trabajador al denunciar incumplimientos…

De ahí que se haya puesto sobre la mesa la obligatoriedad del registro horario digital para solventar las deficiencias detectadas en este lustro y reducir la conflictividad. Ya que la implementación en una empresa de una herramienta como el software de gestión con control horario implica que existe una única versión del registro de cada jornada laboral y que, además, dicho registro no se puede modificar.

Asimismo, como apuntamos antes, está sobre la mesa el incremento de las sanciones por incumplimientos en lo relativo al registro de la jornada laboral. ¿Por qué? Al aumentar el importe de las multas se busca desincentivar los incumplimientos. Así, el Gobierno contempla que la multa máxima que hasta ahora se situaba en los 7.500 euros ascienda a los 10.000 y se imponga una multa por cada trabajador que se vea afectado por los incumplimientos de la normativa.

A la luz de estas reformas que pueden ser aprobadas en los próximos meses, resulta fundamental que las empresas opten por el registro horario digital y estén preparadas para cumplir con la normativa, evitar conflictos laborales y eludir cuantiosas sanciones.

El registro horario digital garantiza que no se manipula el control de las jornadas laborales

Cómo realizar el registro horario digital de forma ágil y sencilla

En lo que va de siglo hemos experimentado una veloz digitalización de nuestra sociedad y nuestro tejido productivo. Hoy en día, la práctica totalidad de las empresas emplea soluciones digitales en su funcionamiento diario. Por ello, las organizaciones que aún no han implementado el registro horario digital no deben temer el uso de las herramientas que lo posibilitan.

Soluciones como el software de gestión con control horario han sido diseñadas para resultar intuitivas y reducir al mínimo el tiempo que se necesita emplear para registrar una jornada laboral, llevar a cabo el control horario de la plantilla, almacenar los registros o acceder a ellos.

De hecho, gracias a esta clase de programas, cada trabajador puede fichar el inicio de su jornada laboral, las pausas y el final de su día laboral de manera autónoma y en un par de clics. La información se incorpora directamente a su ficha y el personal a cargo del control horario puede automatizar la generación de informes para prevenir incidencias y evitar situaciones no deseadas como que un trabajador llegue sistemáticamente tarde a su puesto o que un profesional supere el tope máximo de horas extra que se pueden realizar anualmente.

Ventajas de emplear un software de gestión con control horario

Más allá de las modificaciones normativas y de la obligatoriedad del registro horario digital, lo cierto es que usar un programa de gestión con control horario trae consigo múltiples ventajas para las empresas:

  1. Simplifica el cumplimiento de la obligación legal de registrar la jornada de los trabajadores.
  2. Garantiza que, efectivamente, se registra la jornada de manera adecuada y siguiendo lo establecido por el Estatuto de los Trabajadores.
  3. Facilita la movilidad de los trabajadores, ya que a diferencia de los sistemas físicos, el registro horario digital se puede realizar desde cualquier parte empleando un dispositivo con acceso a internet. 
  4. Permite controlar las horas extra que realiza cada profesional y evitar que se sobrepasen los límites legales o pactados.
  5. Agiliza la elaboración de las nóminas de los profesionales y minimiza la comisión de errores en el cálculo de las retribuciones.
  6. Protege los registros horarios ante cualquier modificación, ya que resulta posible constatar qué usuario accede a ellos y que acción realiza.
  7. Posibilita que las empresas cumplan con su obligación legal de poner los registros horarios a disposición de empleados, representantes legales de los trabajadores y la Inspección de Trabajo.
  8. Pone a disposición de los negocios las pruebas necesarias para defender sus intereses en lo relativo al control de las jornadas laborales.
  9. Reduce la conflictividad laboral y los desacuerdos entre empresas y empleados con respecto a retrasos indebidos u horas extra.
  10. Permite controlar los retrasos de los trabajadores en un solo vistazo y poner en marcha acciones para eliminarlos.
  11. Evita sanciones por incumplimientos en materia de registro horario.

En definitiva, el camino hacia la obligatoriedad del registro horario digital ya ha comenzado, si bien aún se está negociando entre el Gobierno y los actores sociales y, una vez que se alcance un acuerdo aún debe someterse a todos los trámites asociados a la aprobación de reformas legales. 

Por lo tanto, aún queda tiempo para implementar el registro horario digital, pero es fundamental que las empresas que aún no cuentan con él se pongan manos a la obra para adaptar su forma de registrar las jornadas y beneficiarse de las ventajas de este sistema.

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