Cómo cargar las nóminas de manera segura para evitar cuantiosas multas
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El software de gestión permite a las empresas cumplir con el RGPD y cargar las nóminas de los profesionales de manera rápida y eficaz
Un empleado del departamento de Recursos Humanos de una empresa del sector del retail envió, por error, a un compañero las nóminas de más de 400 profesionales de la compañía. Este fallo humano ha desembocado en dos multas de la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) a la compañía por valor de 450.000 euros al considerar que se había incumplido el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD).
Esta noticia nos recuerda que las empresas no solo deben de preocuparse por la gestión de datos de sus clientes, sino también por la de sus trabajadores. Gestionar las nóminas de forma poco segura puede provocar la publicación de datos personales como el número de cuenta de un profesional o a cuánto asciende su sueldo.
Por eso, es fundamental que las empresas procedan a cargar las nóminas en software de gestión seguros e integrales que les permitan:
- Asociar las nóminas a las fichas de los trabajadores.
- Enviarlas de manera individualizada a cada profesional.
- Facilitarles el acceso personal.
- Restringir quién puede acceder a qué datos.
- Controlar cómo ha interactuado cada usuario con la información.
A continuación, vamos a explicar cómo se puede cargar las nóminas en un software de gestión empresarial y a explicar las claves del caso que ha terminado con la imposición de multas de gran calibre.
Cargar las nóminas en el software de gestión y asociarlas a las fichas de los empleados
A la hora de crearlas nóminas las empresas deben escoger entre dos alternativas:
- Elaborar las nóminas de manera interna, empleando, por ejemplo, programas específicos de creación de nóminas.
- Contratar un servicio de asesoría laboral.
Sea como fuere, en ambos casos es fundamental cargar las nóminas en el programa de gestión. Esta tarea resulta más sencilla si se dispone de un software que permita integrar nóminas con facilidad.
¿Por qué es tan importante cargar las nóminas en el software de gestión? Esta acción es crítica para:
- Asociar cada nómina a la ficha del trabajador en el software y, así, almacenarlas de manera segura y sistematizada.
- Dar la orden de pago de las nóminas desde el software.
- Enviar las nóminas a los trabajadores a través de email sin que se pueda cometer un fallo como el sancionado por la AEPD con casi medio millón de euros.
- Registrar las nóminas en los libros contables y las declaraciones tributarias.
Crear los asientos contables de las nóminas e incorporar la información a la contabilidad
Precisamente, a la hora de cargar las nóminas es necesario tener en cuenta la repercusión contable de las mismas. Puesto que abonar el salario de los trabajadores no deja de ser una actividad económica y, por ende, ha de reflejarse en los libros contables.
Al dar de alta una nómina en el software de gestión se puede automatizar la incorporación de cada uno de sus elementos clave en la cuenta contable que le corresponda:
- Los sueldos en bruto se registran en la cuenta 640.
- Las contribuciones a la Seguridad Social que corren a cargo de la empresa han de incluirse en la cuenta 642.
- Las cuotas de la Seguridad Social que debe abonar el trabajador deben figurar en la cuenta 476.
- Las retenciones a cuenta del IRPF se incluye en la cuenta 4751.
- El salario neto que la empresa debe abonar al trabajador se refleja en la cuenta 465 y es indispensable crear una cuenta para cada profesional.
De esta forma, los negocios cumplen con sus obligaciones:
- Contables.
- Tributarias.
- Con respecto a la Seguridad Social.
- De pago, pactadas contractualmente con los trabajadores.
Gestionar los pagos de las nóminas
Otro aspecto esencial de cargar las nóminas es, claro está, su abono. Al dar de alta una nómina en el software de gestión, esta pasa al listado de pagos del negocio. De tal forma que se puede programar el cobro para el día que se desee.
Además, en aquellos casos en los que los trabajadores cobran siempre el mismo salario porque no existen comisiones ni incentivos, es posible duplicar las nóminas y, por lo tanto, ahorrarse su creación. De tal forma que se reduce el tiempo que se necesita para gestionar las nóminas y el pago de las mismas.
No debemos olvidarnos, además, de que abonar las nóminas en tiempo y forma es una obligación de las empresas y que una dilación puede dañar la relación con los profesionales.
Enviar las nóminas a los trabajadores o darles acceso a sus documentos
Llegamos ahora a un punto especialmente sensible de la tarea de cargar las nóminas de los trabajadores: su envío a los profesionales.
En el caso que motivó la histórica sanción de la AEPD, un profesional de RRHH de la empresa multada había enviado por error a un trabajador las nóminas en PDF de 446 compañeros. En ellas figuraban datos personales tan relevantes como los números de cuenta o los DNI.
Para más inri, la empresa no fue consciente de la brecha de datos de manera inmediata, porque ni el trabajador que cometió el error, ni el profesional que recibió el email con las nóminas informó sobre ello. De tal forma que hasta que la propia AEPD comunicó el incumplimiento, la empresa no tuvo constancia del incidente.
Según la AEPD, la compañía incumplió dos artículos del RGPD:
- Principios relativos al tratamiento de los datos personales (artículo 5), ya que no fue capaz de garantizar la confidencialidad y la integridad de la información personal de los trabajadores. Lo que se tradujo en una multa de 300.000 euros.
- Seguridad del tratamiento. La AEPD estima que las medidas de seguridad de la empresa no eran adecuadas a la hora de evitar quiebras en la protección de datos de los trabajadores. Por ello, impuso otra multa por valor de 150.000 euros.
¿Cómo se evitan esta clase de incidentes? Los software de gestión empresarial más completos permiten asociar las nóminas de cada trabajador a su ficha, enviarlas a través de email e, incluso, facilitar el acceso de los trabajadores a ellas a través de su área personal.
De esta manera se garantiza que no se puedan enviar nóminas a trabajadores que no les correspondan y, además, se posibilita que cada profesional consulte su nómina cuándo desee y de una forma completamente segura.
Establecer permisos de seguridad y auditar las actuaciones
Cargar las nóminas en un programa de gestión sólido tiene una ventaja extra: dota de más seguridad al proceso.
Si nos detenemos, de nuevo, en la sanción de la AEPD, podemos constatar que uno de los incumplimientos de la empresa consistió en que sus medidas de seguridad no eran eficaces para salvaguardar la confidencialidad de los datos personales.
Pues bien, los software de gestión más completos incluyen varias medidas de seguridad que contribuyen a proteger la información de los trabajadores:
- Se pueden establecer permisos de seguridad para que ningún profesional pueda acceder a información que no debería conocer incluidas, claro está, las nóminas.
- Disponen de una auditoría de logs que permite saber qué usuario accedió a determinados datos y qué acciones llevó a cabo en el programa. De esta manera, se puede detectar si un profesional exportó, modificó o eliminó datos relativos a alguna nómina.
- Cuentan con mecanismos de seguridad para prevenir y detectar ciberataques o brechas de seguridad y actuar de manera inmediata para que se vulnere información crítica como las nóminas de los trabajadores.
- Realizan copias de seguridad continuas para que no se pierda información en caso de que se produzca un incidente.
En definitiva, cargar las nóminas de los trabajadores en un software de gestión tiene grandes ventajas para las empresas. Puesto a través de esta actividad se pueden dar las órdenes de pago de los salarios, cumplir con las obligaciones tributarias y realizar la contabilidad.
A todo ello debemos sumar el hecho de que al cargar las nóminas es fundamental tener en cuenta la normativa de protección de datos. Ya que estos documentos incluyen información especialmente sensible de los profesionales. Por lo que es imprescindible cargar las nóminas de manera eficaz y segura, de cara a evitar incidentes y cuantiosas multas económicas.
