Cómo usar un programa de gestión de clínica dental para crecer
12 acciones que puedes hacer con un software odontológico
Los odontólogos pueden usar un programa de gestión de clínica dental para captar a pacientes, controlar sus tratamientos y organizar su agenda
Actualmente, hay más de 40.000 dentistas colegiados en nuestro país, según el Consejo General de Dentistas de España. Lo que se traduce en una tasa de 82 dentistas por cada 100.000 habitantes. Una cifra que en la Comunidad de Madrid se sitúa en 134 dentistas por cada 100.000 personas. Estos datos evidencian la creciente importancia de la salud bucodental, la relevancia de las clínicas dentales en el tejido económico y la creciente competencia que hay en el sector.
Como consecuencia de todo ello, los odontólogos deben recurrir a los equipos técnicos y los software más punteros para prestar tratamientos de gran calidad y diferenciarse de sus competidores. De ahí que usar un programa de gestión de clínica dental se haya convertido en una decisión estratégica para las miles de clínicas odontológicas que existen en España.
A continuación, vamos a detenernos en las actuaciones concretas que se pueden ejecutar al usar un programa de gestión de clínica dental para fidelizar a los pacientes, atraer a nuevas personas e incrementar los ingresos de un centro odontológico.
1. Elaborar y consultar el historial clínico de los pacientes
El historial clínico es una herramienta básica de trabajo para cualquier especialista en salud bucodental.
Por eso, todos los software de gestión odontológica permiten crear, consultar y actualizar el historial dental de los pacientes de una clínica.
Así, en una única pantalla se pueden consultar toda la información de un paciente, los tratamientos odontológicos a los que se sometió en el pasado, las pruebas que se le han realizado como radiografías, etc. Estos datos y documentos son básicos a la hora de atender a un paciente.
Usar un programa de gestión de clínica dental permite encontrar el historial de cualquier paciente en cuestión de segundos, almacenarlo de manera segura e incorporar a él toda clase de información y documentos.
De tal manera que al usar un programa de gestión de clínica dental se consigue agilizar procesos cotidianos y poder dedicar un mayor tiempo a atender a los pacientes.
2. Visualizar todas las pruebas odontológicas
Otra de las claves de usar un programa de gestión de clínica dental es que esta solución puede interconectarse con los principales equipamientos que usan las clínicas dentales. De tal manera que las pruebas odontológicas puedan volcarse en el software, guardarse en los historiales de los pacientes y visualizarse a través de ellos.
De hecho, es posible, incluso, solicitar o agendar una prueba desde el programa.
Esto facilita la consulta de todas las pruebas, así como su visualización y pone fin a la impresión de radiografías, con el coste económico y medioambiental que conllevan.
3. Emitir recetas
Si un odontólogo opta por usar un programa de gestión de clínica dental puede digitalizar sus recetas. ¿Qué implica esto?
Esta clase de solución permite disponer de un catálogo de medicamentos predefinidos para cada diagnóstico o tratamiento. De tal forma que se pueda volcar toda la información sobre dosis o forma de tomarlos de manera automática en las recetas.
Además, usar un programa de gestión de clínica dental agiliza la creación de recetas, porque el programa no solo puede volcar la información sobre medicamentos, sino también sobre los pacientes y permite a los profesionales escoger plantillas de recetas y personalizarlas para incluir sus datos y los elementos de la identidad visual de su negocio.
4. Planificar los tratamientos dentales y obtener los consentimientos necesarios
Uno de los mayores beneficios de usar un programa de gestión de clínica dental es que esta solución supone una ayuda mayúscula a la hora de planificar los tratamientos dentales. ¿Por qué?
Los mejores software del mercado disponen de un odontograma digital en el que se puede visualizar el estado de cada pieza dental, las intervenciones realizadas y las que aún no se han podido llevar a cabo.
De tal forma que en una sola pantalla se puede controlar el estado de los dientes de un paciente y diseñar tratamientos personalizados.
Asimismo, es posible crear en el software tratamientos predefinidos para determinadas dolencias o problemas bucodentales, de tal manera que todos los pasos a seguir se pueden cargar automáticamente.
Además, usar un programa de gestión de clínica dental es esencial a la hora de cumplir con la normativa en vigor y recabar el consentimiento informado de los pacientes cuando así fuese necesario. Sin salir del software se puede enviar un enlace por email o WhatsApp al paciente para que lea y firme el consentimiento o facilitarle una tablet o una Wacom para que lo firme en la propia clínica. El documento se adjuntará a su historial.
5. Elaborar presupuestos y aplicar diversas tarifas
Otra ventaja crítica de usar un programa de gestión de clínica dental es que la tarea de elaborar y gestionar presupuestos es mucho más sencilla.
De hecho, sin salir del odontograma es posible crear un presupuesto para un determinado tratamiento, por ejemplo, para realizar una endodoncia.
En el programa se pueden crear diversas tarifas para cada tratamiento. Por ejemplo, una tarifa especial para pacientes fieles, una tarifa de descuento para nuevos pacientes o una tarifa para pacientes que proceden de aseguradoras.
Además, al usar un programa de gestión de clínica dental es posible enviar el presupuesto al paciente a su email o su WhatsApp y hacer un seguimiento de cada presupuesto creado que aún no ha sido ni rechazo ni aceptado. El objetivo es, por lo tanto, incrementar la tasa de conversión de los presupuestos y aumentar el número de tratamientos que una clínica puede prestar.
6. Cobrar los tratamientos prestados
Si diseñar tratamientos y elaborar presupuestos es importante, cobrar los tratamientos que se llevan a cabo no lo es menos.
Usar un programa de gestión de clínica dental ayuda a los odontólogos a agilizar el cobro de sus tratamientos.
Estas soluciones permiten realizar cobros sin salir de ellas y en un par de clics. Además ofrecen diversas vías de cobro:
- En persona a través de tarjeta o en metálico.
- Por vía telemática mediante una pasarela de pago.
- Domiciliación bancaria.
- Transferencia bancaria.
Asimismo, es posible llevar un control continuo de los cobros impagados para contactar con los pacientes deudores y agilizar el pago de las consultas y los tratamientos.
7. Gestionar las agendas de los dentistas
Otra de las herramientas fundamentales de cualquier odontólogo que también se puede emplear al usar un programa de gestión de clínica dental es la agenda.
Una agenda digital, completa y funcional puede suponer un antes y un después en una clínica odontológica. ¿Por qué? No solo permite organizar el trabajo, sino que es un elemento clave en la captación de negocio.
Al usar un programa de gestión de clínica dental con agenda se ahorra mucho tiempo en la concertación de citas y se da paso a una gestión inteligente de las agendas de los profesionales, que pueden consultarlas desde cualquier lugar y en cualquier momento accediendo al software.
8. Enviar recordatorios de citas a los pacientes
Además, la agenda digital posibilita el envío de recordatorios automáticos a los pacientes que deben acudir a una cita en los próximos días a través de email o WhatsApp.
Los recordatorios son críticos a la hora de:
- Evitar olvidos.
- Permitir a los pacientes confirmar sus citas o cancelarlas si no van a poder acudir.
- Rellenar un hueco libre para evitar tener horas muertas y maximizar la ocupación de la agenda.
- Adelantar una cita de un paciente aprovechando que ha quedado liberado un slot.
- Reprogramar citas canceladas para evitar que se pierdan.
- Prestar una atención al paciente de calidad.
9. Incentivar la reserva online y atraer a nuevos pacientes a través de campañas de marketing
En lo relativo a la agenda, debemos destacar una ventaja de usar un programa de gestión de clínica dental que puede resultar muy interesante: implementar la reserva online de citas.
Hoy en día, la mayoría de las clínicas dispone de una web y de redes sociales. Además, cuentan con los emails y los WhatsApps de sus pacientes y ponen en marcha técnicas de marketing digital como el SEM para captar leads.
La reserva online permite captar citas aprovechando el potencial de estos activos digitales y diseñar una estrategia de marketing ambiciosa.
A través de una página web, los pacientes pueden reservar una cita con su clínica dental cuándo y cómo deseen puesto que se le mostrarán los huecos libres en la agenda. De tal forma que una vez que reserven la cita, esta figurará automáticamente en la agenda de la clínica y del odontólogo que deberá atender al paciente.
Así, al usar un programa de gestión de clínica dental es posible enviar una campaña de email a los pacientes ofreciéndoles, por ejemplo, una limpieza bucal a mitad de precio e incorporar el enlace de la reserva online. Pero también es posible compartir este enlace a través de las redes sociales, emplearlo en campañas de SEM en motores de búsqueda o incluir esta página dentro de la web de la clínica.
La forma de captar pacientes ha experimentado una auténtica revolución en los últimos años y usar un programa de gestión de clínica dental es una forma de aprovechar esta transformación para atraer a nuevos pacientes, fidelizar a los pacientes que ya confían en una clínica y recuperar a pacientes que hace tiempo que no acuden a revisar su salud bucodental.
10. Recordarles a los pacientes las revisiones y renovaciones de tratamientos
Además de los recordatorios de citas, usar el programa de gestión de clínica dental permite a los centros odontológicos saber qué pacientes deben someterse a la revisión de un tratamiento o deben renovar tratamientos como una limpieza dental o un blanqueamiento dental.
Este software recopila y estructura todos los datos de los pacientes y facilita el acceso a esta información de gran valor a la hora de incrementar el nivel de fidelización de los pacientes.
A través de un email o un WhatsApp se puede recordar a los pacientes la importancia de acudir a una revisión o renovar un tratamiento y los beneficios directos para su salud bucodental. Si, además, se usa la reserva online es posible incentivar que los pacientes agenden una cita de forma autónoma.
11. Elaborar la facturación, la contabilidad y la tributación
Usar un programa de gestión de clínica dental también puede ser una decisión de gran trascendencia en lo relativo a la gestión económica de una clínica.
Hasta ahora hemos hablado de la gestión de los cobros, pero también es posible:
- Crear facturas y enviarlas a los clientes usando plantillas predefinidas y automatizando la incorporación de los datos.
- Recibir y tramitar las facturas de proveedores (por ejemplo, de las empresas que dotan a una clínica de material sanitario) para garantizar su pago dentro del plazo estipulado.
- Generar remesas y enviarlas a las entidades bancarias.
- Automatizar la creación de asientos contables a partir de los datos de la facturación.
- Detectar errores en la facturación o la contabilidad y subsanarlos en un par de clics.
- Cumplimentar los modelos tributarios que debe presentar una clínica de manera automática.
12. Consultar los resultados de una clínica dental de manera continua
Finalmente, usar un programa de gestión de clínica dental es indispensable si se desea analizar los datos de una clínica. ¿Por qué?
Esta solución almacena toda la información sobre los pacientes, las citas, los tratamientos o la facturación y permite consultarla de manera visual a través de informes con tablas y gráficos. De tal manera que una clínica dental puede seleccionar KPIs de ventas críticos como, por ejemplo, el número de presupuestos abiertos, el tiempo promedio que transcurre entre que se genera un presupuesto y se logra su aceptación, la valoración de los pacientes, el número de nuevos pacientes registrados en un determinado periodo de tiempo o las vías a través de las que han llegado hasta la clínica.
Hasta ahora, analizar los datos parecía una tarea solo al alcance de las grandes cadenas de centros odontológicos. Sin embargo, usar un programa de gestión de clínica dental permite a toda clase de clínicas, sin importar su tamaño ni el número de profesionales del que dispone, aprovechar la información para conseguir más pacientes, fidelizar a los pacientes que ya confían en la clínica y crecer en un contexto enormemente competitivo.
En definitiva, se prevé que el número de odontólogos en ejercicio siga aumentando en nuestro país y que al final de esta década haya más de 45.000 dentistas en activo. Ante este escenario, es cada vez más importante que los profesionales de la salud bucodental se doten de las mejores herramientas para llevar a cabo su trabajo.
Usar un programa de gestión de clínica dental facilita el día a día de los odontólogos tanto en lo relativo al cuidado de la salud de sus pacientes, como en lo que respecta a la organización, gestión económica y actividad comercial de sus negocios.
