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14 nuevas mejoras del software de gestión para el 2022

14 nuevas mejoras del software de gestión de MN program

Las últimas actualizaciones de nuestro software incorporan 14 nuevas mejoras para iniciar el año con una base tecnológica aún más potente 

La maquinaria no para. El equipo de MN program trabaja constantemente en nuevas versiones de su software de gestión que solucionen carencias y recojan sugerencias de los clientes. Este esfuerzo continuo ha fructificado en las dos últimas versiones que han visto la luz y que incorporan 14 nuevas mejoras del software de gestión para ponerse en marcha con unas herramientas tecnológicas plenamente optimizadas.

En todos los ámbitos de nuestra vida es imprescindible escuchar a los demás. Nadie nació aprendido. Y como somos animales sociales, capaces de alcanzar grandes niveles de comunicación, nutrirnos de lo que nos dicen las personas con las que compartimos camino vital es una gran herramienta que tenemos a nuestro alcance.

MN program tiene la suerte de contar con la mejor fuente de información: sus propios clientes. Son ellos los que detectan algunas carencias de las soluciones y proponen nuevas utilidades que podrían facilitar su día a día y contribuir al éxito de sus negocios. Complementando, así, el minucioso trabajo que realizan los equipos de producto y programación.

Fruto de esa comunicación continua entre la compañía y los negocios con los que trabajan, las tres últimas versiones de su software de gestión, la 21.12, la 22.01 y la 22.03, incluyen 500 tareas. Éstas traen aparejadas la subsanación de unas 30 carencias y la implementación de unas 80 sugerencias.

En la lucha por alcanzar la excelencia, los clientes son los mejores aliados y la comunicación y el esfuerzo las herramientas más útiles.

A continuación, ahondamos en las 14 nuevas mejoras del software de gestión para el comienzo de 2022.

Un mero aperitivo de todas las mejoras que están por venir a lo largo del año.

1. Facilitar el proceso de aterrizaje en MN program

Llegar a un sitio nuevo siempre supone un reto. Sin embargo, si hay alguien que te ayuda a adaptarte, el proceso es mucho más llevadero. Somos conscientes de ello, así que hemos incorporado un apartado de Primeras configuraciones para ayudar a los nuevos usuarios de nuestro software de gestión a familiarizarse con él y comenzar a emplear todas sus funcionalidades.

De esta forma se guiará al usuario primerizo en la configuración del correo, la firma o el horario laboral. Elementos básicos del día a día y que suponen la mejor forma de comenzar a usar el programa y adaptarse de forma eficaz a él.

A mayores, nuestro equipo ha revisado todas las configuraciones y tareas para simplificarlas y optimizarlas. El objetivo es ofrecer a todos los clientes, tanto a los recién llegados como a los veteranos, unas soluciones plenamente intuitivas y ágiles.

2. Un diseño del correo más moderno y funcional

El módulo de Email y Whatsapp fue uno de los primeros en ser creado dentro del software de gestión integral. Por ello, era hora de darle un lavado de cara para que los clientes puedan manejarlo con mayor facilidad y rapidez.

Se han efectuado tres grandes cambios. En primer lugar, se ha optado por un diseño más moderno y elegante. En segundo lugar, se ha desarrollado una botonera más visual y fácil de interpretar, que, además, incorpora más iconos. En último lugar, se ha modificado el árbol de carpetas, haciéndolo más intuitivo y contemporáneo.

De esta forma, se ha conseguido que la interfaz del correo sea más fácil de manejar y que en la ventana de inicio los usuarios puedan tener acceso a todo lo que necesitan para el día a día.

Nuestro software de gestión incorpora 14 nuevas mejoras

3. Transformación del Acceso Clientes

En la última actualización se han implementado varios cambios en lo que respecta a la plataforma de Acceso Clientes.

A partir de ahora, los clientes de los negocios que trabajan con el software de gestión podrán darse de alta en esta plataforma de forma manual. Para ello el sistema enviará correos plenamente personalizables por cada negocio, con un link de acceso que no caducará.

Además, se podrán automatizar correos electrónicos para recordar a los clientes que no se han registrado aún, que lo hagan. Y para los que sí se han inscrito, pero no acceden a la plataforma se podrá enviar también un recordatorio, haciendo hincapié en las bondades de la plataforma.

Asimismo, se dispone de un sistema de notificaciones, que envía un correo a los clientes cuando se produzca algún cambio en su expediente, por ejemplo, cuando una gestoría sube una factura.

Con todas estas modificaciones buscamos agilizar la comunicación entre negocios y clientes y reducir los tiempos de gestión, automatizando múltiples procesos. En unos días os contaremos más transformaciones.

4. Presentación del modelo 390

Muchos clientes habían sugerido que el módulo de fiscalidad incluyese la posibilidad de cumplimentar el modelo 390. Es decir, la Declaración Resumen Anual del IVA. Tras estas actualizaciones será posible.

Esta nueva funcionalidad, viene a complementar una que ya se había incorporado anteriormente: la cumplimentación del modelo 303, a través del que las empresas y autónomos realizan sus declaraciones trimestrales del Impuesto sobre el Valor Añadido.

A partir de ahora, los clientes podrán llevar a cabo una gestión integral del IVA, un impuesto clave para todo negocio. Ello reducirá el tiempo destinado por la empresa a los aspectos tributarios.

5. Más de un firmante en MN Sign

Las mejoras que se han introducido en este módulo buscan aligerar los procesos de contratación y simplificar los trámites. Ambas medidas son de vital importancia para los negocios.

Para ello se han añadido en el desplegable de MN Sign dos nuevas opciones: Sign Avanzado de Adjunto por Correo y Sign Avanzado de Adjunto por Whatsapp. Estas incorporaciones traen consigo las siguientes mejoras:

– Posibilidad de introducir todos los firmantes que se deseen. El firmante que aparecerá por defecto será el que figure en la ficha como principal.

– Capacidad de elegir qué campos se quieren añadir en el documento y en qué posición. Los campos disponibles serán: Firma Firmante 1; Firma Firmante 2…; Nombre Firmante 1; Nombre Firmante 2…; y Fecha.

Una vez seleccionados los firmantes, se puede previsualizar el documento para insertar los campos que deben cubrir los firmantes y configurar su posición. Es importante tener presente la importancia de insertar tantos campos de firma como firmantes se hayan configurado.

En último lugar, tras seleccionar la plantilla para la aceptación del documento, se abrirá la ventana de correo para su posterior envío a los firmantes. Se enviará un único correo, en el que los destinatarios no podrán modificarse y que no se sincronizará hasta que todos los firmantes hayan rubricado el documento.

6. Adaptación a TicketBAI

De las 14 nuevas mejoras del software de gestión, ésta es la única que no tiene impacto en toda España. Puesto que estamos hablando de la adaptación del programa de facturación a TicketBAI, el sistema de facturación electrónica de las tres diputaciones forales vascas.

Todo aquel que acceda a Configuraciones Generales → Facturación, podrá observar que se ha añadido una nueva opción: Activar TicketBAI. En caso de hacerlo, el programa generará (de forma automática) un fichero XML, al crear una factura. Con el detalle de que no podrá modificarse la factura a partir de la generación de dicho fichero, porque ello generaría una contradicción en la información.

7. Historia Clínica en la página web

Si la anterior innovación está al servicio de las empresas y autónomos vascos, esta optimización es fundamental para un colectivo de vital importancia: clínicas, servicios médicos y odontólogos.

Con esta nueva versión, los profesionales de la salud podrán disponer de las historias clínicas de sus pacientes en la página web.

Para ello, la Historia Clínica debe estar activada y visible en la ficha del paciente. De ser el caso, se podrá visualizar desde la propia página web, así como tramitar el alta de una nueva o editar y/o eliminar una Historia Clínica ya existente.

Un avance que contribuirá a facilitar el trabajo del personal sanitario, su productividad y la calidad del servicio que prestan.

8. Cuadros de Mando y Mis Informes

En este módulo se han efectuado varias acciones que optimizan su funcionamiento y usabilidad. En primer lugar, se procedió a cambiar la nomenclatura de diversos apartados. Lo que antaño se conocía como Mi CMI ahora pasa a llamarse Mis Informes. Todos los CMI se denominan ahora Cuadros de Mando. Y la opción Envíos Automáticos se ha transformado en Correos Automáticos.

En lo que respecta a Cuadros de Mando, ahora existe la posibilidad de enviar un Dashboard a esta solución desde cualquier módulo de Control. A mayores, se pueden enviar los Dashboards, también, al apartado Mis Informes. Si bien, cabe precisar que, si se selecciona esta última opción, el Dashboard se creará directamente dentro del Informe indicado y no se enviará por correo.

Asimismo, se ha incorporado un apartado denominado Todos los Informes, en el que se puede acceder, como su propio nombre indica, a la totalidad de informes que contiene el módulo.

Mientras que, en lo tocante a Mis Informes, la nueva versión incorpora la posibilidad de establecer más de un informe. Ya sea a través de cualquiera de las pestañas que figuran dentro de Cuadros de Mando, o desde el apartado Configuración de Mis Informes:

Mis informes es una de las 10 grandes novedades de nuestro software

Configurar Mis Informes es una de las 10 grandes novedades de la nueva versión

Además, al abrir Mis Informes podremos visualizar todos los informes que se han añadido. Para ello se ha habilitado una botonera en la parte superior de la ventana (Anterior/Siguiente), en la que se incluye el número de informes que hay en Cuadros de Mando. También figuran otras funcionalidades importantes como refrescar, imprimir, enviar por correo o editar.

Mis informes es, desde luego, una de las 10 grandes novedades de entre las optimizaciones que han visto la luz

Estas optimizaciones contribuyen a entender cómo funciona el Cuadros de Mando y, así, poder sacarle el máximo partido a una herramienta con el potencial de transformar cualquier negocio.

9. Envío de archivos adjuntos por Whatsapp

La comunicación es clave para cualquier actividad económica. Por ello, facilitarla y agilizarla puede tener un gran impacto en cualquier empresa.

A partir de ahora, el módulo de Email y Whatsapp de MN program permite enviar, sin salir del software en ningún momento, documentos e imágenes por Whatsapp.

Para ello, en Configuraciones Generales → Whatsapp se ha procedido a añadir un nuevo apartado: Envío de Adjuntos por Whatsapp. A través de éste se podrá establecer el tiempo que estará disponible el documento para su consulta o descarga, así como la plantilla que se utilizará para el envío del mensaje.

A este respecto, se ha incorporado una nueva macro [Adjunto] que funcionará como una URL al documento. De ahí que sea importante que la persona que envíe el Whatsapp se asegure en todo momento de que la plantilla que está utilizando contiene esa macro.

10. Configuraciones y Videotutoriales

Estas 14 nuevas mejoras del software de gestión buscan mejorar la experiencia de nuestros clientes, facilitándoles tanto el manejo de las soluciones como su propio día a día. Por ello, se han incorporado al menú del programa dos nuevos subapartados: Configuraciones y Videotutoriales.

En el primero se encuentran las configuraciones por las que pueden verse afectadas cada uno de los módulos.

Y en el segundo se pueden encontrar una serie de videos didácticos que constituyen una auténtica guía para saber usar y conocer todo el potencial de cada funcionalidad.

11. Tareas y oportunidades en la página web

A partir de ahora, si se accede a la página web se podrán visualizar los datos relativos a cada Oportunidad, el Historial, tanto de la Oportunidad como del Cliente, y las demás pestañas que estén activas, incluidas las personalizadas.

Para ello, habrá que tener activado y visible en Parametrización → Módulos Mostrar Control de Tareas y Mostrar Control de Presupuestos/Ventas.

Además, será posible añadir nuevos conceptos, editarlos y/o eliminarlos, así como importar adjuntos. Esta optimización está disponible tanto en el módulo de CRM y presupuestos, como en el de planificación de tareas. Y resulta extremadamente útil para aumentar la conversión de oportunidades y presupuestos en ventas.

12. Autenticación multifactor en el correo

La ciberseguridad es uno de los elementos clave de la economía actual. Todo negocio debe protegerse de los potenciales ataques externos.

Por ello, las 14 nuevas mejoras del software de gestión incluyen la implementación de medidas de seguridad en el correo, tanto para cuentas de Microsoft, como Google.

A partir de ahora, la contraseña será opcional. La idea es que no quede guardada en la Base de Datos, sino que se almacenará un token de acceso a la cuenta.

Dentro de la configuración de una nueva cuenta de correo, en la pestaña Datos de Usuario, se han añadido tres radiobuttons. El primero se marca por defecto en las cuentas de Gmail. El segundo en las de Hotmail, Office365 y Outlook. El tercero está previsto para aquellos casos en los que la cuenta no es de Gmail ni de Microsoft. Este último responde al modelo de configuración que se ha venido usando hasta el momento.

Finalmente, se ha incorporado una pestaña de Opciones, que permite a los usuarios determinar dónde se guardan los borradores de la nueva cuenta de correo que se está configurando o dónde se almacenan los elementos enviados.

13. Reordenar y catalogar adjuntos en Lexnet

Abogados y procuradores manejan una gran cantidad de documentos. De tal forma que la gestión de los mismos es una actividad fundamental, sobre todo a la hora de presentar un escrito ante la Administración de Justicia.

En la nueva versión de Lexnet se ha incorporado una rejilla que consta de varias columnas y de una botonera. Mediante éstas se pueden importar adjuntos y reordenarlos.

A su vez, si se hace clic con el botón derecho en cada archivo, podrán eliminarse los documentos o editar su catalogación. Esto último es especialmente interesante si existen dos archivos que figuran como adjunto principal, puesto que de esta forma basta con modificar la catalogación para subsanar la contradicción.

14. Alertas de ficha en la web

En último lugar, la nueva versión trae consigo dos novedades interesantes sobre las alertas de ficha en la página web.

Por una parte, podrán visualizarse este tipo de alertas. Solo en aquellos casos en los que se hayan activado. Por ejemplo, si un paciente es alérgico a algún medicamento, podrá configurarse una alerta de ficha para que el médico lo tenga en cuenta a la hora de recetar.

Por otra parte, a partir de ahora existe la posibilidad de añadir una nueva alerta de ficha. Contribuyendo a un tratamiento más personalizado y cuidadoso de los clientes.

En definitiva, estas 14 nuevas mejoras del software de gestión buscan ser una ayuda para ponerse en marcha en 2022 con la mejor base tecnológica. Un conjunto de optimizaciones que contribuyen a aumentar la funcionalidad y la potencialidad de nuestro software de gestión.

El equipo de MN program ya está trabajando en las siguientes versiones del programa, demostrando, una vez más, su compromiso con los clientes y con la búsqueda de la excelencia.

Descubre nuestro trabajo en www.mnprogram.com

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