Cómo aumentar la conversión de oportunidades y presupuestos usando el CRM
El software CRM permite a los negocios realizar un control integral de sus oportunidades y presupuestos. Un aliado clave para aumentar su conversión en contratos y ventas
Una de las fases más importantes de todo proceso comercial es la gestión de los clientes interesados en los servicios que la empresa ofrece. De hecho, las posibilidades de crecimiento de un negocio dependen, en gran medida, de su capacidad para aumentar la conversión de oportunidades y presupuestos en ventas. El software CRM facilita esta labor, puesto que con esta herramienta se puede llevar a cabo un control exhaustivo de cada presupuesto emitido.
En la era analógica, los presupuestos o propuestas comerciales se entregaban en papel a los clientes. Las empresas más cuidadosas hacían una doble copia y se quedaban con una propuesta, que pasaban a archivar. Las menos, ni siquiera eso.
Salto al mundo digital
Y posiblemente ahí moría la labor de seguimiento de ese presupuesto. Si el potencial cliente estaba interesado, ya se pondría en contacto con el negocio para cerrar el acuerdo. De tal forma que las empresas tomaban una posición pasiva en el proceso comercial. Cediéndole la iniciativa, en su totalidad, al cliente.
Con la implementación masiva de la informática, los presupuestos pudieron pasar a archivarse en el ordenador, dejando de lado el almacenaje de papel. Y, además, se pudieron sistematizar gracias al empleo de plantillas. Sin embargo, la gestión y el seguimiento siguieron quedando arrinconados. Lo cual contribuyó a que la posición de la empresa siguiera sin ser proactiva.
Softwares como el CRM han transformado de forma crucial la fase de presupuestación dentro del proceso comercial. Ahora puede llevarse a cabo un seguimiento integral de cada oportunidad de negocio. Y, además, se pueden exprimir otras potencialidades asociadas a este proceso. Abordaremos todas estas cuestiones a continuación.
Ir a los clientes, en vez de que los clientes vayan a ti
En el terreno de la economía digital y global, las empresas tienen que tomar la iniciativa en el proceso comercial. Hay tanta competencia que la lucha por captar clientes es encarnizada. El software CRM es un arma indispensable para triunfar en esta nueva economía.
Esta utilidad nos permite saber cuál es el estado de cada oportunidad o presupuesto emitido. Por ejemplo, saber si está aún abierto o si está cerrado. O conocer hace cuánto tiempo se realizó. O constatar cuántas veces se ha contactado con el cliente para finalizar la operación…
Así, por un lado, podemos poseer de forma analítica y visual toda la información sobre cada presupuesto. Lo que nos provee de una panorámica general sobre todas las oportunidades de negocio.
Y, por otro, podemos comunicarnos de forma fluida con el cliente, incidiendo comercialmente en él de cara a convertir las oportunidades y presupuestos en ventas.
Gracias a los avances tecnológicos, los negocios pasan a tener una posición proactiva, dirigiéndose a sus clientes y mejorando la comunicación con ellos. De esta forma, los presupuestos no quedan en el olvido. Sino que están siempre presentes en las tareas comerciales, ocupando el lugar que les corresponde en la gestión de la empresa y en los esfuerzos por captar negocio.
Aumento de la eficacia en la gestión de clientes
La mejor forma de comprender hasta qué punto se mejora la eficacia en la gestión de clientes es mediante un ejemplo práctico.
Una clínica de odontólogos emite, usando el CRM, los presupuestos para diferentes servicios que le solicitan los clientes. Como es una clínica pequeña, solo cuenta con una agente comercial. Esta profesional se dedica a emitir los presupuestos y a llevar un control de los mismos.
Al tratarse de una persona muy organizada, antes de contar con este software, almacenaba los presupuestos emitidos y no cerrados en una carpeta. A su lado creaba un documento con los datos de cada potencial cliente. Los presupuestos cerrados los archivaba en otra carpeta.
Cuando su carga de trabajo le dejaba, revisaba la primera carpeta e iba abriendo presupuesto a presupuesto, así como los datos de cada uno de los clientes, para llamarlos o enviarles un correo electrónico. El proceso era extremadamente lento y poco productivo. Además, no tomaba nota de cuántas veces se había puesto en contacto con cada cliente y cuál era el estado real de la operación.
En cambio, desde que tiene al CRM como aliado, la tarea resulta mucho más sencilla y eficiente. En una sola pantalla puede ver el presupuesto, su estado y la forma de contactar con el cliente. De hecho, desde el software de gestión integral de MN program, se puede enviar un correo electrónico o llamar al cliente sin tener que salir de él en ningún momento.
Ello contribuye, también, a mejorar el control de tiempos, puesto que los recursos que antes se perdían con una gestión rudimentaria, ahora se pueden destinar a incrementar los esfuerzos comerciales. Por ello podemos decir que el CRM es un auténtico aliado en la gestión de clientes tanto reales como potenciales.
Optimizar las oportunidades
Por ello, a la hora de gestionar las oportunidades y presupuestos no solo importa lograr convertirlos en ventas y contratos, sino también optimizar al máximo dicha gestión. Podemos abordar esta cuestión con un ejemplo.
Un estudio de arquitectura e ingeniería tiene una tasa de conversión de los presupuestos que emite alta, lo cual provoca que estén satisfechos de cómo está funcionando su negocio.
Más allá de este hecho, absolutamente clave para el estudio, el software CRM ofrece datos que permiten dibujar una radiografía del negocio más exacta.
Al escrutar la información, el estudio puede detectar que, de los 30 presupuestos cerrados a lo largo del trimestre, 20 fueron finalizados por una de sus agentes comerciales y solo 10 por el otro. A mayores, la primera agente cerró sus presupuestos en un tiempo medio considerablemente inferior al del segundo comercial.
Además, la mayoría de los presupuestos para rehabilitaciones de viviendas se lograron cerrar, sin embargo, la tasa de conversión de los proyectos de obra nueva está por debajo del 30%.
Con todos estos datos, los responsables del estudio pueden tomar decisiones trascendentales para el negocio.
La información para tomar decisiones
En lo tocante a la gestión comercial, pueden estudiarse las formas de proceder de la agente que tiene una mayor tasa de éxito y emplea menos tiempo en la conversión, de cara a que el otro agente modifique sus procedimientos y mejore sus resultados. Así, el CRM permite optimizar toda el área comercial de la empresa.
Por otra parte, la información de la que nos provee este programa nos permite observar qué tipo de presupuestos son más fáciles de cerrar con éxito. Lo cual nos podría llevar a reorientar nuestras áreas de negocio.
En el caso del estudio, quizás deban centrar sus esfuerzos comerciales, pero también de recursos humanos y materiales en el área de rehabilitación, en detrimento de la de nueva construcción. O, si se quiere seguir apostando por esta área, habrá que dedicar más esfuerzos comerciales de cara a aumentar la conversión de las oportunidades y presupuestos.
Aprovechar los presupuestos no convertidos
Precisamente, la información que nos ofrece el software CRM también nos permite lanzar campañas para mejorar nuestras ventas y contrataciones.
Al conocer el estado de las oportunidades y presupuestos, no solo podemos detectar, como señalamos antes, qué líneas de negocio funcionan mejor, sino que también podemos reutilizar la información de los presupuestos no cerrados, para seguir incidiendo en esos clientes potenciales que no llegaron a fructificar en contrataciones o compras reales. Volvamos a usar un ejemplo.
Un despacho de abogados especializado en derecho tributario y asesoría fiscal tiene a su disposición un módulo CRM. Aprovechando el comienzo del año y el cierre de muchos trámites tributarios de 2021 ha lanzado una campaña para captar clientes. Dicha acción promociona el servicio estrella del despacho: una tarifa plana para empresas, que cubre todas las gestiones fiscales.
Gracias al programa, el departamento comercial puede llevar un control exhaustivo de cada oportunidad o presupuesto. Pero, además, puede redirigirse a clientes interesados en la propuesta, pero que no llegaron a contratar los servicios.
En este caso, los agentes han detectado una serie de presupuestos que llevan más de un mes abiertos y en los que no se ha producido ningún avance. Estos clientes potenciales pueden ser el objetivo perfecto para una nueva campaña comercial.
Impactar en los clientes interesados
Básicamente, el CRM, nos ofrece una base de datos de clientes interesados en nuestros servicios y productos, sobre la que podemos incidir. En términos comerciales, esto es una auténtica mina en la que hacer exploraciones y excavaciones para sacarle toda su potencialidad y lograr aumentar la conversión de oportunidades y presupuestos.
Por todo ello, al igual que hablamos de un despacho de abogados, podríamos hacerlo de una academia de formación que proporciona diferentes cursos a empresas e instituciones o de una consultoría que realiza múltiples tipos de estudios: comerciales, medioambientales… El aprovechamiento de la información del CRM puede ayudar a vender más a cualquier tipo de negocio, sin importar sus dimensiones, ni la tipología de sus actividades económicas.
Facilitar la contabilidad comercial
Una de las ventajas más importantes de un software de gestión integral Todo en Uno como el de MN program es que todas las áreas del negocio se pueden controlar desde un mismo lugar, lo que les permite coordinarse más fácilmente e, incluso, retroalimentarse.
Hemos abordado la gestión y análisis de las oportunidades, así como la posibilidad de aprovechar los pequeños fracasos para construir campañas más potentes. Aunque su impacto pueda parecer menor, el módulo CRM aporta una funcionalidad especialmente útil: el cálculo automático de las comisiones de los agentes comerciales, en función de la conversión de oportunidades y presupuestos en contratos o ventas.
El sueldo de los comerciales, en cualquier empresa, depende, en gran medida, de las ventas realizadas. Es una forma de incentivar sus esfuerzos y de premiar el trabajo bien hecho. Calcular las comisiones que se lleva cada comercial, por cada acuerdo cerrado con éxito, puede convertirse en un auténtico quebradero de cabeza para el equipo de contabilidad y facturación.
Esa ingente tarea es cosa del pasado. El software CRM calcula automáticamente a cuánto asciende la comisión de cada agente por cada uno de los presupuestos que logró convertir con éxito. Una utilidad tan sencilla pero cuyo impacto puede ser mayúsculo.
En definitiva, las potencialidades del CRM son infinitas. Un módulo con la capacidad de transformar de cabo a rabo la gestión y las líneas de negocio de una empresa, así como la relación con sus clientes.
Aumentar la conversión de oportunidades y presupuestos es una tarea mucho más sencilla y con mayores probabilidades de éxito si se emplean todas las utilidades del software CRM.
