Cómo funciona el Cuadros de Mando: dashboard, indicadores y desgloses
Es importante saber cómo funciona el Cuadros de Mando para poder sacarle todo el partido y exprimir sus conceptos clave: dashboard, indicadores y desgloses
La tecnología es la mejor aliada de cualquier negocio en el S. XXI. Facilita la gestión de las empresas y aporta una gran cantidad de datos, procesados y analizados. Descubrir cómo funciona el Cuadros de Mando es clave para la toma de decisiones y permite a los empresarios dejar atrás los tiempos de la intuición para abrazar los de la información y la comunicación.
Si el agua es el fundamento de la vida en nuestro planeta, la comunicación es la que ha permitido a dicha vida propagarse hasta los confines más inhóspitos. La sociedad misma se sustenta sobre el hecho comunicativo. Si no pudiéramos entendernos los unos a los otros, no podríamos vivir juntos.
En la era digital esta preponderancia de la comunicación en nuestro día a día ha ido a más. Desde los lenguajes de programación hasta los conceptos que se van inventando para denominar nuevas realidades, que no existían en el mundo analógico.
Los denominados nativos digitales están más familiarizados con los conceptos de internet, así como con sus lógicas internas. Sin embargo, las personas que nacieron y crecieron en un mundo pre-digital, suelen encontrar más problemas para comprender todos los procesos y exprimir sus potencialidades.
MN program ha diseñado un software Cuadros de Mando altamente intuitivo y funcional, que permite a los empresarios obtener una radiografía del negocio en tiempo real.
Para entender cómo funciona el Cuadros de Mando, manejarlo con facilidad y sacarle todo el partido a esta herramienta tan poderosa, basta con entender qué son el dashboard, los indicadores, los desgloses y, en menor medida, los filtros.
Qué es el dashboard
La clave de bóveda de todo el sistema son los dashboards. Estamos hablando de una representación gráfica o en una tabla de determinadores indicadores desglosados y a los que se les ha aplicado un filtro. Puede sonar un poco denso, pero es muy fácil de entender mediante un simple ejemplo.
El equipo de dirección de un despacho de abogados quiere saber cuántos clientes ha gestionado cada letrado en el último año. El dashboard le proporcionará todos estos datos. El indicador es el número de clientes. Un dato en bruto que no ofrece demasiada información per se. El desglose de este dato es individualizar el mismo en función de cada abogado. Así se podrá saber con cuántos clientes trabajó cada uno de ellos. Finalmente, el filtro, en este caso, es el periodo temporal, el último año.
El ejemplo anterior es muy básico, puesto que no se ha desglosado en demasía el indicador. Pero el software Cuadros de Mando permite ir mucho más allá, hasta obtener un conocimiento preciso de cada rincón de la empresa.
Imaginemos ahora una clínica de odontología. Sus responsables quieren conocer no solo cuántos clientes gestionó cada dentista, sino también qué tipo de tareas fueron las más demandadas, si ortodoncias o si limpiezas de bocas y cuánto se ingresó por unas y por otras. Todo ello en el mismo periodo temporal: el último año. Pues bien, el dashboard arrojará toda esa información. Para ello habrá que estipular los indicadores y sus desgloses, filtrando los datos en el período temporal que se desea.
Indicadores y desgloses
Estos ejemplos nos sirven, también, para entender cómo funciona el Cuadros de Mando en general, y dos de sus elementos en particular: los indicadores y los desgloses. Los primeros son los datos en bruto: ventas, tareas, etc. Mientras que los segundos nos explican cómo se llega a esos datos, ofreciéndonos una imagen exacta de cada parte del negocio.
A un estudio de arquitectura e ingeniería le entraron en el último trimestre 20 proyectos. De esos, 15 están completados, pero 5 de ellos no. Además, de los que ya se han finalizado solo se han cobrado ocho, los otros siete siguen pendientes de cobro. Las opciones son infinitas. La capacidad del Cuadros de Mando de desglosar los datos puede llevar a los negocios a otro nivel.
En esencia, los desgloses son un criterio de agrupación o desagrupación de la información, que especifican todas las vertientes de los indicadores, es decir, cómo se desmenuzan. Mientras que los filtros nos permiten acotar los datos.
El juego entre indicadores, desgloses y filtros tiene como resultado la representación gráfica o en tabla que es el dashboard. Esta información sistematizada nutre los informes. Dichos documentos pueden incluir solo un dashboard o varios, en función de las necesidades de las personas destinatarias. Además, en un solo informe se puede tener la información de periodos de tiempo distintos, por ejemplo, los datos semanales, pero también los anuales.
Del Módulo de Control al Cuadros de Mando
La herramienta Cuadros de Mando supone una auténtica revolución en términos empresariales, pero gran parte de los negocios no lo emplean aún. Ello se debe a que a muchas personas les cuesta abrazar los cambios, aunque vayan a mejorar sus vidas.
Por ello, el software de gestión de MN program permite a los clientes generar los dashboards como hacían hasta ahora: desde el módulo de control. Y mandarlos desde allí al Cuadros de Mando.
Así, una persona puede consultar la información que desee en cada módulo como hasta el momento. Por ejemplo, una academia de formación puede ver el estado de sus tareas. Cuáles están abiertas y cuáles cerradas en función de su tipología: documentación de los módulos formativos, metodologías de los mismos, etc.
Para ello, filtrará toda la información que quiere saber y se generará el dashboard. Acto seguido puede pulsar en un botón que se denomina Enviar a Cuadros de Mando. Y, a la vez, enviar el dashboard por email a las personas interesadas.
Cuando entre en esta herramienta se encontrará allí con el dashboard creado desde el módulo de control. Entonces… ¿cuál es la ventaja del Cuadros de Mando?
Desde el módulo de control solo puedes consultar un dashboard, en el Cuadros de Mando figuran todos los dashboards que se deseen, cubriendo todas las áreas del negocio. Desde las tareas a la contabilidad, pasando por la gestión de los expedientes de los clientes o los proyectos realizados.
Centralización de la información
Es tal el grado de operatividad y de procesamiento de datos, que el Cuadros de Mando permite conocer con exactitud las horas de trabajo dedicadas a cada expediente, pero también las horas que estaban previstas en un inicio y de qué magnitud es la desviación, clave para el control horario. Así como conocer los ingresos generados por cada expediente y compararlos con los previstos y con los gastos ocasionados, lo cual nos permite descubrir, también los márgenes de beneficio.
Estamos hablando de un conjunto mayúsculo de datos que puede ayudar a diferentes tipos de empresas, desde una escuela infantil a una asesoría, a perfilar sus líneas de negocio y redistribuir sus recursos humanos, materiales y temporales.
De ahí, que esta centralización de la información sea un avance mayúsculo en el tratamiento de la información y la toma de decisiones empresariales.
Consulta actualizada y ágil
Volvamos a la usabilidad del software. Ya hemos creado los dashboards con la información que nos interesa ¿y ahora qué?
Nada más entrar en el software de gestión de MN program, el usuario se encuentra con el apartado Mis informes. Dentro de él puede consultar en tiempo real la información que le interese. Se puede llegar a este apartado de forma manual o indicarle al programa que haga saltar una alerta con el informe que se desea nada más entrar. Cada vez que refrescamos la página, el informe se actualiza recogiendo los últimos datos.
Además, puede programarse el envío de los informes al correo electrónico en el momento del día en que se deseé. La información de los dashboards puede exportarse o imprimirse en formato PDF y en Excel o, incluso, se puede incrustar en los propios correos electrónicos.
Sea como fuere, lo importante es que se puede disponer de todos los datos relevantes en cualquier momento del día y en cualquier lugar. Y sin tener que recurrir a ningún otro software.
Sin salir del programa
Precisamente, MN program trabaja de forma incansable por ofrecer a sus clientes una gestión integral de su negocio, sin que tengan que salir del programa para efectuar ninguna acción. De ahí que además de proveer la información en tablas, se puedan generar gráficas visuales (barras, líneas, circulares, etc.) que presenten de forma precisa y atractiva la información.
No hace falta exportar los datos y crear archivos Excel dinámicos, se puede hacer todo de forma automatizada dentro del programa. Y como se puede automatizar el envío de los informes con los datos de los dashboards, se pueden enseñar estas gráficas a los clientes con información actualizada y en cualquier lugar. Lo que supone un auténtico impulso a la acción comercial.
En definitiva, el Cuadros de Mando es una herramienta de primer nivel para optimizar la gestión de las empresas. Un auténtico aliado de los negocios. Su manejo es sencillo y abre un sinfín de posibilidades de procesamiento y análisis de la información. Si un negocio quiere consolidarse en la era digital tiene que saber cómo funciona el Cuadros de Mando e incorporar a su lenguaje habitual los conceptos de dashboards, indicadores y desgloses.
