Cómo llevar la contabilidad de una empresa: 8 consejos
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Llevar la contabilidad de una empresa de manera eficaz es crítico para cumplir con la normativa y conocer el estado preciso de las cuentas de un negocio
Aunque no tiene mucho sex-appeal, la contabilidad es una actividad imprescindible para cualquier negocio o autónomo. Si no se realizan las cuentas, es imposible conocer el estado de salud de un negocio. Además, claro está, que llevar la contabilidad de una empresa no es una opción, sino una obligación legal. De ahí que sea un área especialmente crítica, lo que implica que las personas al cargo deben tener una capacidad de sistematización elevada para llevar la contabilidad de una empresa de manera rigurosa, eficiente y segura.
Por suerte, hoy en día existen aplicaciones y programas que facilitan y agilizan la tarea de llevar a cabo la contabilidad de una empresa como, por ejemplo, un programa de facturación integral que no solo permita generar y registrar facturas, sino también cumplimentar los libros contables y los modelos tributarios.
A continuación, vamos a contarte 8 consejos básicos para llevar la contabilidad de una empresa de manera exitosa.
Ten claras las obligaciones legales y fiscales de tu empresa
La principal norma que se debe consultar para saber qué obligaciones contables tienen las empresas es el Código de Comercio (CC).
El actual artículo 25 del CC obliga a todos los empresarios a:
- Llevar la contabilidad de una empresa de forma ordenada, adaptándose a las particularidades de su sector económico y permitiendo que se pueda realizar un seguimiento en orden cronológico de todas las operaciones económicas.
- Elaborar de manera periódica balances e inventarios.
- Cubrir el libro de inventarios y cuentas anuales, así como el libro diario.
Además, las sociedades mercantiles han de llevar un libro de actas con los acuerdos de las Juntas y el resto de órganos colegiados.
Con respecto al libro de inventarios y cuentas anuales, el Código de Comercio establece que:
- Debe abrirse con el balance inicial de la empresa.
- Han de incluirse, como mínimo de forma trimestral, las sumas y saldos de los balances de comprobación. Por lo que, a la hora de llevar la contabilidad de una empresa, hay que tener en cuenta que es necesario realizar estos balances, por lo menos, una vez cada trimestre.
- Este libro debe incluir el inventario de cierre del ejercicio económico y las cuentas anuales de la compañía.
Mientras que, en lo relativo al libro diario, la normativa indica que en él han de incluirse de manera diaria todas las operaciones económicas de la empresa. Si bien, es posible que un negocio anote conjuntamente todas las operaciones en periodos superiores al día, pero que no sobrepasen el trimestre. Si se opta por llevar la contabilidad de una empresa de esta manera, es imprescindible que el detalle de las operaciones figure en otros libros o documentos de registro.
Registra todas las operaciones económicas de manera sistematizada
Precisamente, el registro de todas las operaciones económicas es una de las cuestiones más importantes de llevar la contabilidad de una empresa. Pero… ¿a qué nos referimos con operaciones económicas? Compras de materia prima, contratación de servicios, gastos de suministros, sueldos y comisiones, inversiones, ventas realizadas, préstamos obtenidos y abono de los plazos de pago, cuotas de impuestos, subvenciones recibidas…
Es decir, se deben registrar y sistematizar todas las actuaciones de una empresa que tengan relevancia desde el punto de vista económico.
Esto se traduce, generalmente, en los asientos en el libro diario, que han de inscribirse de manera cronológica para facilitar un estudio de la evolución de la economía empresarial.
Si las operaciones se registran diariamente de una forma protocolizada y sistematizada, cumplir con esta tarea de la contabilidad resultará sencillo y, sobre todo, facilitará la realización de otras tareas como la elaboración de las cuentas anuales o la presentación de las declaraciones tributarias.
Lleva las cuentas de tu negocio con rigurosidad
Como señalamos antes, una de las obligaciones a tener en cuenta para llevar la contabilidad de una empresa cumpliendo con la legalidad es el deber de formular las cuentas anuales al final del ejercicio económico. ¿Qué se incluye en las cuentas anuales? Según el artículo 34 del Código de Comercio:
- El balance (activo, pasivo, patrimonio neto)
- La cuenta de pérdidas y ganancias (ingresos, gastos)
- Un estado que refleje los cambios en el patrimonio neto.
- Un estado de flujos de efectivo
- La memoria.
Si bien los estados no son obligatorios para todas las empresas, sí que son de gran utilidad a la hora de llevar la contabilidad de una empresa porque el estado de los cambios del patrimonio neto evidencia su situación y evolución; mientras que el estado de flujos de efectivo es de gran utilidad para obtener una imagen precisa sobre los cobros y pagos realizados por la empresa.
Más allá de que realizar las cuentas anuales es una obligación legal, no cabe duda de que es una tarea de enorme importancia a la hora de llevar la contabilidad de una empresa. ¿Por qué? Sin la información que se obtiene a través de las cuentas es imposible conocer con precisión el estado de salud de un negocio.
Por eso, es fundamental realizar las cuentas de manera periódica de cara a enriquecer la toma de decisiones empresariales que afecten a sus finanzas. Es decir, casi todas ellas.
En lo relativo a las cuentas anuales, es importante tener en cuenta que todas las sociedades están obligadas a depositarlas ante el Registro Mercantil antes del 31 de julio del año siguiente al que se refieran. Además, deben cerrarse antes del 31 de marzo.
Aunque los empresarios individuales están exentos de presentarlas, sí deben controlar sus cuentas.
Controla el estado de las cuentas bancarias y concílialas continuamente
Realizar la conciliación bancaria es una de las tareas de la contabilidad imprescindibles para cualquier negocio, pero, ¿en qué consiste exactamente? Llevar a cabo una comparación entre los movimientos de las cuentas bancarias y la información registrada en los asientos contables para comprobar que coinciden y no existe ninguna incongruencia o contradicción.
Si no se efectúa la conciliación bancaria es posible que existan descuadres en la contabilidad y que la información que disponga un negocio no se corresponda con la realidad. Por ejemplo, quizás se ha registrado el cobro realizado a un cliente, pero si este ingreso no figura en la cuenta bancaria correspondiente, es que no se ha producido aún.
Precisamente, la conciliación bancaria va unida a otra cuestión fundamental a la hora de llevar la contabilidad de una empresa: realizar una supervisión exhaustiva de los movimientos y saldos de las cuentas bancarias para conocer en todo momento el nivel de liquidez y las necesidades de financiación del negocio.
Audita y analiza las cuentas periódicamente para detectar errores antes de que sea tarde
En línea con el consejo anterior para llevar a cabo la contabilidad con éxito, podemos apuntar otro tip clave: el análisis continuo de la información contable.
La Ley de Sociedades de Capital establece que las sociedades (no así los empresarios individuales) están obligadas a que un auditor externo evalúe sus cuentas anuales y su informe de gestión para validar su veracidad. Salvo que concurran, por lo menos, dos de estas tres circunstancias:
- El activo de la compañía no supere los 2.850.000 euros.
- La cifra anual de negocios no pase de los 5.700.000 euros.
- La plantilla de la empresa no sea superior a 50 trabajadores.
Más allá de esta obligación legal, es recomendable realizar auditorías internas y controles periódicos al llevar la contabilidad de una empresa. ¿Por qué? De esta manera se pueden detectar y corregir errores que se hayan cometido al cumplimentar los libros contables.
Almacena de manera segura todos los documentos relacionados con la contabilidad
El Código de Comercio dicta que la información contable debe guardarse durante seis años a contar desde la fecha del último asiento contable que se ha incorporado a los libros. Lo que incluye no solo los libros contables, sino también la «documentación y justificantes concernientes a su negocio».
Además, al llevar la contabilidad de una empresa debemos de ser conscientes de que no basta con registrar las operaciones económicas y cumplimentar los libros y estados contables, sino que también se debe disponer de todos los documentos que justifiquen y avalen la información que figura en las cuentas.
¿A qué documentos nos referimos? Nóminas, facturas emitidas y recibidas, recibos, declaraciones tributarias…
A la hora de revisar la contabilidad de una empresa puede ser necesario comprobar esta documentación en caso de que se detecte algún error. Además, las inspecciones de Hacienda también pueden demandar la consulta de estos documentos.
Por ello, al llevar la contabilidad de una empresa se debe tener en cuenta la manera en la que se almacenan, archivan y sistematizan todos los documentos de índole económica.
De lo contrario, su consulta puede resultar una tarea ardua que consuma una gran cantidad de tiempo, sin contar las consecuencias económicas y legales que puede desencadenar la pérdida de estos documentos.
En los tiempos analógicos, el almacenamiento de esta documentación era una tarea de la contabilidad compleja y farragosa. Sin embargo, tras la digitalización, resulta más sencillo sistematizar los documentos de índole económica. Sobre todo, gracias a soluciones como el programa de facturación que facilitan la búsqueda de los documentos, así como la realización de copias de seguridad para recuperarlos en caso de que se produzca algún error y protegerlos frente a los ciberataques.
Lleva la contabilidad de tu empresa al día para poder realizar previsiones
Más allá de los plazos legales que se deben tener en cuenta para llevar la contabilidad de una empresa, resulta de enorme valor que la contabilidad esté siempre al día. Es decir, que no se produzcan retrasos a la hora de confeccionar, por ejemplo, la cuenta de pérdidas y ganancias. ¿Por qué?
Como ya señalamos, llevar la contabilidad de una empresa de manera rigurosa y actualizada es clave para tomar decisiones financieras basándose en los datos y no en la intuición.
Además, en lo que respecta a los ingresos, tener controlada la contabilidad facilita el control de los cobros que aún no se han realizado y poner en marcha una estrategia para lograr que los clientes abonen las facturas que se les han emitido.
Por otro lado, si las cuentas están al día resulta más sencillo prevenir el corto y medio plazo. Lo que es esencial, sobre todo, a la hora de planificar las finanzas y las necesidades de liquidez de un negocio.
Esto demuestra, una vez más, lo importante que es llevar la contabilidad de una empresa de manera continua no solo para cumplir con la normativa, sino también para sacarle partido a la información económica y emplear los datos para reducir los gastos, incrementar los ingresos y maximizar los beneficios.
Aunque muchas personas no lo hayan tenido en cuenta, la contabilidad puede ayudar a un negocio a crecer.
Automatiza numerosas tareas para llevar la contabilidad de una empresa de manera ágil y sin fallos
¿Cuál es el último consejo que te damos para llevar la contabilidad de una empresa de la forma más sencilla, rápida y segura posible? Que uses un programa de facturación y contabilidad para realizarla. Este tipo de soluciones te permite:
- Crear facturas en cuestión de minutos y con un formato sistematizado.
- Automatizar la creación de asientos contables en el libro diario a partir de la información de la facturación emitida y recibida.
- Generar remesas de pagos y cobros y enviarlas a las entidades bancarias.
- Realizar la conciliación bancaria.
- Comprobar que no exista ningún fallo en la facturación, la contabilidad o la conciliación bancaria a través de herramientas automáticas de chequeo.
- Controlar los cobros impagados y comunicarse con los clientes para que los abonen.
- Crear informes contables con las principales magnitudes que se obtienen al llevar la contabilidad de une empresa.
- Disponer de información permanentemente actualizada sobre la salud financiera de un negocio.
- Registrar y almacenar toda la documentación económica de manera segura.
- Programar la cumplimentación de los modelos tributarios.
- Consultar cualquier dato o documento en cuestión de segundos y exportar toda la información que se desee, por ejemplo, para facilitársela a una asesoría contable.
En definitiva, hoy en día es más fácil llevar la contabilidad de una empresa sin cometer errores ni tener que emplear una gran cantidad de tiempo y esfuerzo. Todo ello gracias a soluciones avanzadas como el programa de facturación y contabilidad que automatiza y simplifica la mayoría de las tareas de la contabilidad de un negocio.
