Cómo convertir presupuestos en ventas
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Para convertir presupuestos en ventas es esencial disponer de un software CRM y evitar que las oportunidades caigan en el olvido
Empresas de servicios de limpieza, despachos de abogados, estudios de arquitectura, ingenieros, clínicas dentales, consultores, asesorías… Para miles de negocios los presupuestos son esenciales a la hora de comercializar sus servicios.
Sin embargo, aún es más crítico el paso siguiente: lograr convertir presupuestos en ventas.
Esta tarea supone todo un desafío para las empresas puesto que implica llevar un control exhaustivo de los presupuestos creados y diseñar una estrategia de negociación eficaz para lograr que los clientes potenciales deseen contratar los servicios que se les ofrecen.
Para lograr convertir presupuestos en ventas, los negocios deben conjugar:
- El talento humano de los comerciales.
- Las mejores herramientas tecnológicas del mercado como un potente software CRM.
A continuación, te contamos cómo puedes convertir presupuestos en ventas con una tasa de éxito mayor y en menor tiempo.
Crea y envía presupuestos de manera rápida
El primer paso para lograr convertir presupuestos en ventas es mejorar la forma en la que se generan y envían los presupuestos.
En este sentido, un software CRM integral cuenta con plantillas predefinidas para crear presupuestos en un par de minutos. Así, un negocio puede disponer de plantillas personalizadas para cada tipo de servicio que realiza e incluir macros para automatizar la incorporación de información como los datos de la empresa o del cliente.
Esto supone un ahorro mayúsculo de tiempo en la creación de presupuestos, acelerando la capacidad de una empresa de enviárselos a los clientes interesados en sus servicios en cuestión de minutos.
Precisamente, el envío de los presupuestos es otra cuestión de gran relevancia. Si un negocio trabajar con un CRM que forma parte de un software de gestión integral puede enviar los presupuestos directamente desde el programa, sin tener que salir de él en ningún momento y almacenándolos en la fichas de los clientes potenciales.
Diseña una estrategia para evitar que los presupuestos mueran
¿Qué ocurre después de que un negocio le envíe un presupuesto a un cliente? ¿Debe limitarse a esperar a que la empresa o la persona que lo ha recibido se ponga en contacto con él?
Muchos negocios cometen el error de no realizar ningún tipo de seguimiento de los presupuestos que envían diariamente a posibles clientes.
Esto implica que la oportunidad se enfríe e, incluso, que el presupuesto caiga en el olvido. ¿Por qué? En numerosos casos los clientes se olvidan del presupuesto, a pesar de que el servicio les pueda interesar. Esto sucede porque vivimos en un mundo acelerado en el que todas las personas tenemos que lidiar con múltiples cuestiones.
De ahí que sea tan importante que un negocio dispongan de una estrategia de seguimiento de sus presupuestos ya sea enviando emails o WhatsApps o realizando llamadas telefónicas a los clientes e, incluso, visitas presenciales.
Asimismo, es importante destacar que la estrategia de seguimiento debe perfilarse con precisión. ¿Por qué? No se puede resultar muy invasivo a la hora de ponerse en contacto con el cliente, pero tampoco se puede desatender al mismo durante semanas.
Registra todas las comunicaciones con los clientes
Para convertir presupuestos en ventas es de vital importancia tener en cuenta todos los intercambios de información que se mantienen con los clientes potenciales desde que se crean los presupuestos. ¿Por qué?
A todos los negocios les encantaría convertir presupuestos en ventas de manera casi automática. De tal forma que tras enviar un presupuesto, el cliente procediese a aceptarlo inmediatamente sin necesidad de ponerse en contacto con él ni de entablar una negociación.
Sin embargo, en muchos casos las empresas deben seducir a sus clientes y negociar con ellos el importe de los presupuestos. Para que este proceso de negociación llegue a buen puerto es fundamental registrar todas las comunicaciones con los clientes ya sea a través de email, WhatsApp, llamada telefónica o visita comercial.
En este sentido, disponer de un software CRM resulta crítico. Puesto que este tipo de solución permite:
- Asociar los emails a las fichas de los clientes, de tal manera que se puedan consultar con facilidad.
- Registrar el contenido de las llamadas telefónicas o las visitas comerciales.
- Que cualquier comercial pueda saber lo que un compañero ha negociado previamente con un cliente y evitar redundancias e incoherencias en la estrategia de venta.
Dispón de un argumentario de ventas eficaz para lograr convertir presupuestos en ventas
Algunas empresas disponen de un argumentario de ventas para atraer a los clientes y lograr que acepten recibir un presupuesto. Sin embargo, también es fundamental disponer de argumentarios de ventas para lograr convertir presupuestos en ventas.
¿Cómo se puede diseñar un argumentario de ventas eficaz? Combinando el conocimiento y la experiencia acumulada por los comerciales de una empresa con los datos que ofrece el software CRM sobre las necesidades e intereses de los clientes.
Por eso, es importante reflejar en el CRM los motivos que esgrimen los clientes para no aceptar los presupuestos, así como las ideas fuerza que sí calan en ellos y logran convencerlos.
Esta información resulta enormemente valiosa para convertir presupuestos en ventas con mayor eficacia en el futuro.
Responde a los clientes con celeridad y conocimientos
Para lograr convertir presupuestos en ventas hay que cuidar la comunicación con los clientes.
Esta tarea no solo incluye hacer un seguimiento de los presupuestos y disponer de un argumentario de ventas eficaz, sino que también implica:
- Responder a cualquier mensaje de los clientes con la máxima rapidez. De tal forma que la respuesta no se dilate y el cliente considere que no se le presta la atención debida o se enfríe su interés en contratar un determinado servicio.
- Demostrar en las respuesta a los clientes que el comercial conoce con precisión sus necesidades, las particularidades de su sector en caso de que se traten de empresas, y todos los beneficios específicos que le puede aportar el servicio que el negocio le ofrece.
Si la comunicación durante el proceso de preventa es deficiente, resultará mucho más difícil convertir presupuestos en ventas porque los clientes llegarán a la conclusión de que la atención posventa no será óptima.
Controla el estado de todos tus presupuestos
A lo largo de una semana, una empresa puede crear y enviar a sus clientes potenciales decenas de presupuestos. ¿Cómo se pueden controlar todos ellos?
Un software CRM integral permite controlar el estado de los presupuestos en un solo vistazo y, así, saber cuántos presupuestos:
- Se han perdido.
- Se han convertido.
- Están pendientes de ser enviados.
- Están abiertos.
- Han sido modificados.
Así, resulta sencillo organizar el trabajo, hacer un seguimiento eficaz de los presupuestos abiertos y comprobar cuál es la tasa de éxito a la hora de convertir presupuestos y ventas.
Consulta los KPIs de ventas relevantes para mejorar la conversión de presupuestos
Precisamente, una de las claves de usar un software CRM es que esta clase de programa permite obtener los principales KPIs de ventas que permiten a un negocio dilucidar si su estrategia para convertir presupuestos en ventas es eficaz o no:
- Ratio de conversión de presupuestos en ventas. Es decir, conocer el porcentaje de presupuestos que se acaban transformando en ventas reales.
- Tiempo promedio de conversión de los presupuestos en ventas.
- Tiempo medio de respuesta a los clientes cuando envían un mensaje.
- Número de ventas conseguidas en un determinado periodo de tiempo.
El software CRM se encarga de calcular estas métricas de manera automática. Así, los negocios pueden controlar permanentemente los principales indicadores relacionados con la gestión de sus presupuestos.
Es más, los programas más potentes del mercado permiten:
- Acceder a los datos en tiempo real entrando en el software desde cualquier lugar.
- Programar el envío de informes periódicos con la información que se desee. De tal manera que a los responsables del área comercial de una empresa les llegue a su email un informe con estos KPIs de ventas y puedan tomar decisiones que contribuyan a convertir presupuestos en ventas con mayor eficacia.
En definitiva, para convertir presupuestos en ventas las empresas deben:
- Sacarle el máximo partido al talento y el expertise de sus comerciales.
- Planificar una estrategia eficaz de seguimiento de los presupuestos para terminar de seducir a los clientes potenciales.
- Controlar el estado de los presupuestos.
- Aprovechar los datos que ofrece un software CRM para conseguir convertir presupuestos en ventas en menos tiempo y con una mayor tasa de éxito.
Así, no solo lograrán incrementar sus ventas, sino que también reducirán el tiempo y los recursos que invierten en la gestión de los presupuestos. Todo ello redunda en un aumento de los beneficios y márgenes empresariales.
