Cómo organizar los documentos de los casos de un despacho en 5 pasos
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Los despachos pueden usar un software de gestión para organizar los documentos de los casos que gestionan de manera eficiente y segura
La documentación asociada a un caso puede ser cuantiosa. Resoluciones, reclamaciones, informes periciales, declaraciones, contratos, presupuestos… En un solo expediente pueden almacenarse cientos y cientos de páginas. Por eso, organizar los documentos de los casos es una actividad crítica de cualquier despacho de abogados o procuradores.
Antes de la digitalización de nuestra sociedad, organizar los documentos de los casos era una tarea farragosa y costosa. Cada archivo asociado a un caso debía guardarse en una carpeta específica y la forma de ordenarlos era compleja. Además, las empresas tenían que gastarse una gran cantidad de dinero en impresión de documentos, fotocopias y almacenamiento de los archivos.
A ello debemos sumar que la consulta de cualquier documento consumía una gran cantidad de tiempo porque había que rastrearlo entre un mar de papeles.
Hoy en día, en cambio, se pueden organizar los documentos de los casos de manera digital usando programas específicamente diseñados para realizar esta tarea como un software de gestión para abogados y procuradores.
¿Cómo puedes organizar los documentos de los casos sin tener que consumir ingentes cantidad de tiempo y recursos económicos? Continúa leyendo.
Cuenta con expedientes digitales para organizar los documentos de los casos que diriges
Los software de gestión legal permiten crear carpetas de expedientes digitales para cada cliente. De tal manera que en el programa se puedan:
- Almacenar todos los documentos ligados a un caso o a un cliente.
- Gestionar el intercambio de documentos con los operadores jurídicos gracias a una interconexión con LexNET.
- Asociar los emails de determinadas personas a un expediente en concreto, de tal manera que estos y sus archivos adjuntos se puedan consultar en el expediente del caso.
- Disponer de plantillas predefinidas para determinados tipos de documentos, guardando una coherencia de contenido y formal entre ellos y beneficiándose de la posibilidad de automatizar la incorporación de los datos del caso.
- Exportar e imprimir los documentos cuando se precise.
- Enviar los documentos para que sean firmados por las partes que intervienen en cada caso en tan solo un clic y almacenar automáticamente las copias de los documentos cuando hayan sido firmadas por todas las partes.
Usa un software que te permita establecer un sistema de organización de archivos intuitivo
Como dice el refranero popular, cada maestrillo tiene su librillo. Para organizar los documentos de los casos de una forma eficaz es de vital importancia contar con un sistema de carpetas de documentos intuitivo y homogéneo. De tal manera que todos los profesionales de un despacho archiven los documentos de la misma forma y respetando una jerarquía bien definida.
En este sentido, el software de gestión legal debe permitir crear un árbol de carpetas adaptado a las necesidades de cada despacho y que resulte visual e intuitivo. Así, la tarea de organizar los documentos de los casos resultará mucho más sencilla y se evitará que un archivo se almacena de manera errónea.
Asegúrate de que puedes localizar cualquier documento en cuestión de segundos
Una de las grandes ventajas de organizar los documentos de los casos usando un programa de gestión es que resulta mucho más sencillo localizar cualquier archivo. ¿Por qué?
- Si el sistema para organizar los documentos de los casos es fácil navegar por las carpetas en las que se almacenan.
- Las soluciones más potentes del mercado cuentan con herramientas para encontrar archivos buscándolos por cualquier dato que incluyan. De tal manera que en cuestión de segundos se pueda encontrar un documento.
Debemos tener en cuenta que organizar los documentos de los casos de una manera idónea es esencial para el día a día de cualquier despacho. Al fin y al cabo, a lo largo de su jornada los abogados y los procuradores tienen que consultar, preparar y enviar un gran número de documentos. Así, poder localizarlos resultará muy sencillo y los profesionales no tendrán que perder minutos de su valioso tiempo en una acción improductiva.
Facilita el acceso de tus clientes a sus documentos
A la hora de organizar los documentos de los casos también es importante tener en cuenta el acceso de los clientes involucrados en ellos.
Una de las ventajas de usar un software de gestión para organizar los documentos de los casos es que las soluciones más completas permiten habilitar un acceso de clientes.
De tal manera que los clientes puedan subir archivos al programa y consultar documentos relacionados con sus casos que los abogados o procuradores hayan habilitado previamente.
Esto supone una enorme mejora en términos de comunicación y facilita la recopilación de documentos agilizando la gestión de los casos.
Protege toda la documentación de tus casos
Organizar los documentos de los casos no solo es una tarea de gestión esencial para cualquier despacho, sino que es una acción que permite a los juristas cumplir con su obligación de guardar los expedientes de manera segura durante el tiempo que establezcan las leyes. Por ejemplo, la Ley de prevención del blanqueo de capitales dicta que los juristas deben guardar los documentos ligados a servicios como la constitución de sociedades durante 10 años.
Los programas de gestión no solo sirven para organizar los documentos de los casos de una manera eficiente y garantizar que resulta sencillo acceder a ellos, sino que también son el mejor aliado para conservarlos y protegerlos. ¿Por qué?
- Estos programas cumplen con los estándares de seguridad más elevados.
- Permiten realizar copias de seguridad periódicas de toda la documentación.
- Disponen de un sistema de permisos de seguridad para establecer qué profesionales pueden acceder a los documentos.
- Llevan a cabo el registro de todas las acciones que se realizan en torno a los archivos: creación, modificación, borrado, exportación. De tal manera que se pueda comprobar quién interactúo con un documento.
En definitiva, organizar los documentos de los casos es una tarea esencial para que los despachos de abogados y procuradores puedan trabajar. Por eso, es crítico que los bufetes dispongan de herramientas tecnológicas que les ayuden en esta tarea.
Un software de gestión legal permite organizar los documentos de los casos sin tener que emplear una gran cantidad de tiempo y encontrar los archivos que se necesiten en cuestión de segundos.
