10 funcionalidades que debe tener un programa de facturación sencillo para empresas
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Un programa de facturación sencillo debe permitir crear y enviar facturas, calcular los impuestos y crear remesas de cobros
¿Por qué algunos pequeños negocios y profesionales se resisten todavía a emplear un programa de facturación sencillo para gestionar sus facturas y contabilidad? Precisamente porque no acaban de encontrar un software que les resulte sencillo.
Algunas soluciones permiten realizar múltiples acciones, pero su interfaz resulta poco intuitiva o su operativa demasiado compleja.
Por eso, aún a día de hoy podemos encontrarnos con pequeñas empresas y autónomos que siguen empleando Word, Excel e, incluso, calculadoras y papel para realizar sus facturas y registrar los asientos contables de sus negocios.
Esta situación está comenzando a cambiar. Por un lado, la facturación electrónica obligatoria es una pequeña revolución que nos espera a la vuelta de la esquina. O, para ser más precisos, es una obligación que se pondrá en marcha cuando se apruebe el reglamento que especifique los requisitos técnicos de los programas. Además, en 2025 ya será obligatorio emplear programas de facturación certificados por la Agencia Tributaria, de cara a cumplir con la Ley Antifraude.
Por otro lado, ya es posible contratar un programa de facturación sencillo y funcional, que dé respuesta a todas las necesidades de una pyme o un autónomo y que permita ahorrar tiempo y errores a los negocios.
A continuación, vamos a desgranar las funcionalidades que debe incluir un programa de facturación para que pueda resultar sencillo de usar, a la par que extremadamente útil tanto a empresas como profesionales.
1. Plantillas predefinidas para crear facturas en cuestión de segundos
Un programa de facturación sencillo debe incluir plantillas predefinidas para crear los documentos de las facturas.
Estas plantillas tienen que ser personalizables, es decir, permitir que el negocio pueda incluir su imagen de marca en ellas. Además, también es fundamental que el software permita crear nuevas plantillas y disponer de plantillas diferentes en función de los tipos de facturas que se pueden realizar.
¿Por qué son tan importantes estas plantillas? Porque incluyen macros que cargan automáticamente la información de productos, servicios y clientes. De tal forma que si se le emite una factura a un cliente, se recogen los datos de su ficha (nombre, dirección, identificación fiscal, cuenta bancaria…) y se vuelcan en la factura sin que el negocio tenga que hacer nada.
De esta manera, es posible crear cualquier factura en cuestión de segundos y de una manera extraordinariamente sencilla.
2. Registro de las facturas recibidas
Cuando pensamos en las facturas de un negocio, generalmente nos centramos solo en la facturación emitida. Pero toda empresa recibe, a su vez, facturas de sus proveedores.
Un programa de facturación sencillo debe facilitar el registro de las facturas recibidas con la mayor rapidez. Así, la empresa o el profesional podrá llevar un control total de las facturas que recibe, de los plazos para abonarlas y de si efectivamente ya se han pagado o no.
Si no se dispone de un programa de facturación sencillo, es posible que alguna factura se traspapele o que se incumplan los plazos para abonarlas, lo que puede dañar la relación con los proveedores.
3. Cálculo automático de los impuestos
Si hay un aspecto especialmente sensible de las facturas es el cálculo de las cargas impositivas: IVA, IRPF… Un programa de facturación sencillo debe permitir incluir de manera ágil los impuestos pertinentes de cada factura en función de los servicios y productos que se han comercializado.
Además, esta clase de solución calcula automáticamente el montante de cada impuesto para que la factura final sea acorde a la legalidad y el cliente pueda ver desglosados todos los impuestos y el importe total a pagar.
Al calcular los impuestos de manera automática, un programa de facturación sencillo elimina la posibilidad de que se cometa un error a la hora de hacer las cuentas y no solo se cobre mal al cliente, sino que los impuestos se reflejen de manera errónea en los libros contables y los modelos tributarios del negocio.
4. Creación de facturas periódicas para servicios y ventas recurrentes
¿Tu empresa ofrece servicios recurrentes a sus clientes con una periodicidad de cobro estable? Con un programa de facturación sencillo no tienes que crear manualmente las facturas mes a mes. Esta solución permite programar la creación de facturas periódicas el día en que se desee para los clientes que se quiera y por unos conceptos e importes concretos.
Pensemos, por ejemplo, en una academia de formación que emite una factura a final de mes a cada uno de sus alumnos para cobrarles la mensualidad de un curso en el que están inscritos. O en una asesoría que cobra a las empresas una cuota mensual por realizarles las nóminas o por gestionar sus obligaciones contables y fiscales. Para estos negocios, disponer de un programa de facturación sencillo resulta esencial y les permite ahorrar una ingente cantidad de horas.
5. Programación del envío de facturas en bloque
Pasemos de la creación de las facturas a su envío. Aunque pueda parecer una cuestión menor, mandar una a una la factura correspondiente a cada cliente es una tarea que consume mucho tiempo. De ahí que una de las funcionalidades clave de un programa de facturación sencillo sea la posibilidad de programar el envío de las facturas que se crean.
Algunas de las soluciones del mercado permiten, por ejemplo, programar todas las facturas que se crean a lo largo del día al finalizar la jornada o al arrancar la del día siguiente. De tal manera que el software se encarga de enviar la factura al cliente correspondiente sin que ningún profesional del negocio tenga que realizar acción alguna.
Frente a los software que no permiten el envío de facturas por email sin tener que salir del programa, las soluciones más innovadoras si disponen de esta funcionalidad lo que facilita aún más el envío de las facturas y agiliza el proceso.
6. Generación de remesas de cobros
Si el pago de las facturas está domiciliado, las empresas no solo tienen que emitir las facturas y enviarlas a los clientes, sino que tienen que generar las remesas de cobros y hacérselas llegar a las entidades bancarias con las que trabajen.
Un programa de facturación sencillo e integral debe ofrecer la posibilidad de interconectarse con las plataformas bancarias para enviar las remesas de cobros sin tener que invertir una gran cantidad de tiempo y esfuerzo en ellos.
7. Conciliación de la facturación y las cuentas bancarias
Precisamente, esa interconexión con los bancos también es de enorme utilidad a la hora de realizar una de las tareas de la contabilidad de cualquier empresa: la conciliación bancaria.
Es decir, garantizar que los movimientos de las cuentas bancarias coinciden con los registros de facturación y con los asientos contables de la empresa.
De lo contrario, la empresa se expone a que existan incoherencias que puedan generar incidencias con la Agencia Tributaria.
Si no se dispone de un programa de facturación sencillo, la conciliación bancaria debe realizarse de manera manual, comprobando los movimientos de las cuentas.
Por lo que esta clase de software supone un ahorro notable de tiempo y esfuerzo que se pueden emplear en realizar actividades productivas.
8. Remisión de la información de la facturación a la contabilidad
Realizar la contabilidad básica de las empresas es una obligación legal y, además, una tarea imprescindible para llevar a cabo un control eficiente de las finanzas y las operaciones económicas de un negocio.
Por eso, si se dispone de un programa de facturación sencillo que pueda crear automáticamente los asientos contables, una empresa o un profesional podrán realizar la contabilidad de una manera ágil, eficaz y segura.
Esta clase de soluciones recogen los datos de la facturación y los trasladan a los asientos contables del libro diario e, incluso, los programas más completos permiten la cumplimentación de los principales modelos tributarios, como el 303 de autoliquidación del IVA.
9. Detección de errores en las facturas para subsanarlos de manera ágil
Los humanos cometemos errores. Como decían en Con faldas y a lo loco, «nadie es perfecto». Lo bueno de trabajar con un programa de facturación sencillo para crear facturas, registrar las operaciones económicas en los libros contables o confeccionar los modelos tributarios es que el software dispone de herramientas de chequeo para detectar errores.
Así, antes de enviar una factura a un cliente, es posible comprobar que no exista ningún error y, así, ahorrarse malentendidos y la necesidad de emitir facturas rectificativas.
Igualmente, pueden detectarse errores en los asientos contables o en las declaraciones tributarias.
Algunos negocios optan por emplear software de facturación que se limitan única y exclusivamente a crear facturas. Pero lo cierto es que hoy en día existen programas sencillos e intuitivos a la par que completos. Estas soluciones ofrecen la posibilidad de realizar una gestión económica integral en único software y ahorrarse tiempo, dinero, fallos y quebraderos de cabeza.
10. Control de las facturas impagadas
Finalmente, la última funcionalidad que debe tener un programa de facturación sencillo para empresas es el control del estado de las facturas. ¿Por qué? Las empresas y los autónomos emiten un gran número de facturas. Por lo que controlar cuáles han sido abonadas y cuáles no puede suponer una tarea compleja si no se dispone de un programa de facturación sencillo.
En cambio, con esta clase de software resulta muy sencillo ver en una única pantalla cuántas facturas no han sido abonadas aún y en cuáles se ha superado ya el plazo de pago. De tal forma que con un solo vistazo, se pueda obtener una radiografía exacta del estado de las facturas de un negocio y se puedan poner en marcha medidas para lograr reducir los impagos.
En definitiva, hoy en día es indispensable que las empresas y los profesionales cuenten con un programa de facturación sencillo, pero integral que permita automatizar procesos, minimizar errores y realizar una gestión económica más eficiente.
