Contabilidad básica para empresas en 10 pasos
Índice
La contabilidad básica de un negocio se puede realizar de manera ágil y sencilla usando un programa de facturación adaptado a la normativa legal
¿Qué hay en la sala de máquinas de una empresa? ¿Qué actividades son fundamentales para su funcionamiento? Aunque no se suela destacar, lo cierto es que la contabilidad es una de las tareas imprescindibles que tiene que realizar cualquier negocio. Tanto por las obligaciones legales que debe de cumplir como por su propia organización financiera.
Al fin y al cabo, si no hay un control de las cuentas de una empresa, reinará el caos en la misma y no existirá forma alguna de saber cuánto dinero se ingresa y en qué se gastan los recursos económicos.
Por eso, todos los negocios necesitan realizar una contabilidad básica que incluya la elaboración de los libros contables, permita conciliar la información de estos con los movimientos de las cuentas bancarias y facilite el control de la liquidez y del estado de salud financiera de la empresa.
Al igual que ha sucedido con otras áreas críticas para los negocios como la gestión de clientes, la contabilidad empresarial ha vivido una auténtica revolución en los últimos años. ¿Por qué? Tanto los negocios como las asesorías tienen a su disposición herramientas como un programa de facturación y contabilidad que automatizan numerosas acciones, reducen el tiempo y el esfuerzo que se debe invertir en realizar la contabilidad básica de una empresa y minimizan la comisión de errores.
A continuación, vamos a desgranar 10 pasos a seguir cuando se realiza la contabilidad básica de un negocio, para ayudar a toda clase de empresas a cumplir con sus obligaciones y optimizar la gestión de sus cuentas.
1. No pierdas de vista la importancia de la contabilidad
Es importante remarcar que llevar la contabilidad de una empresa no es solo una obligación, sino que es una necesidad.
La alternativa a la ausencia de una contabilidad básica es el caos y la total falta de control sobre las operaciones económicas que se llevan a cabo en el día a día de un negocio.
Por eso, no debe observarse la contabilidad básica de una empresa como una tarea engorrosa, sino como una actividad estratégica a la que se le puede sacar un enorme partido. ¿Por qué?
Si se realiza la contabilidad básica de un negocio de manera constante, documentada y sistematizada, la salud financiera del mismo será mejor, se podrán detectar debilidades antes de que se conviertan en problemas y resultará más sencillo elaborar un plan financiero que maximice los beneficios empresariales.
Dicho de otra forma, la contabilidad básica de una empresa es una radiografía de su gestión económica que contribuye a aportar información de enorme valor para tomar decisiones estratégicas sobre el devenir de una empresa y su modelo de negocio.
Por lo tanto, ya que estás obligado a realizar una contabilidad básica, ¿por qué no sacarle partido a los datos que te facilita?
2. Conoce las obligaciones legales de tu negocio
La obligatoriedad de realizar una contabilidad básica o avanzada en todas las empresas se debe a la necesidad de regular el tráfico económico y dotar de certeza y veracidad a todas las operaciones económicas.
Las principales obligaciones contables de las empresas vienen listadas en el Código de Comercio, una norma centenaria que ha llegado hasta nuestros días sometiéndose a múltiples modificaciones y adaptaciones.
Así, al diseñar la contabilidad básica de tu negocio debes saber que las empresas están obligadas a:
- Realizar la contabilidad de manera ordenada y cronológica.
- Llevar a cabo balances e inventarios empresariales periódicamente.
- Cumplimentar el libro de inventarios y cuentas anuales que debe incluir:
- Balance inicial en el arranque del año.
- Balances de comprobación trimestrales.
- Inventario en el cierre del ejercicio.
- Cuentas anuales de la empresa.
- Incluir en el libro diario todas las operaciones económicas del negocio.
Habida cuenta de estas obligaciones es fundamental incluir en la contabilidad básica de un negocio la cumplimentación del libro diario con la creación de los asientos contables y la realización de los balances de comprobación de manera trimestral. Además de tener claras las tareas que se deben realizar al final del ejercicio contable para elaborar las cuentas anuales de acuerdo a la normativa.
3. Ten claros los conceptos clave de la contabilidad empresarial
El mundo de la contabilidad genera, a menudo, mucho miedo porque es necesario conocer un puñado de conceptos críticos que a las personas poco familiarizadas con la gestión económica empresarial les suenan a chino.
¿Qué conceptos tienes que tener claros a la hora de elaborar la contabilidad básica de tu negocio?
- Activo, pasivo y patrimonio neto. El activo son los derechos y recursos que posee una empresa, el pasivo son las obligaciones y deudas que ha contraído, y el patrimonio neto es el resultado de restarle al activo el pasivo empresarial.
- Cuentas anuales. Las cuentas anuales son un concepto que engloba hasta cinco documentos contables:
- El balance general en el que se deben incluir los tres conceptos anteriores: activo, pasivo y patrimonio neto.
- La cuenta de pérdidas y ganancias, es decir, los ingresos y gastos de un negocio. También es conocida en el mundo empresarial como cuenta de resultados.
- El estado del patrimonio neto para comprobar los cambios que se producen en el mismo.
- El estado de los flujos de efectivo de la empresa.
- La memoria.
- El libro diario y los asientos contables. Como señalamos antes, el libro diario refleja todas las operaciones económicas de una empresa. Para hacerlo, se crea un asiento contable por cada operación realizada. Por ejemplo, la compra de materias primas, o el cobro de un servicio prestado a un cliente. De tal forma que el asiento contable es una anotación que se apunta en el libro diario.
- Plan General Contable. Se trata de un documento que regula las bases de la contabilidad de las empresas españolas de cara a homogeneizar la manera en que los negocios realizan su contabilidad.
- Cuadro de cuentas. Cada asiento contable debe incluirse en una cuenta determinada. El Plan General Contable señala todos los tipos de cuentas que existen y las sistematiza en 9 grupos. Así, por ejemplo, el salario de un trabajador debe incluirse en la cuenta 640. Sueldos y salarios que forma parte del grupo 6. Compras y gastos. Estar familiarizado con las cuentas contables más comunes es fundamental a la hora de gestionar la contabilidad básica de un negocio.
4. Automatiza el trasvase de la información de la facturación a los libros contables
El Plan General Contable incluye cientos de cuentas, de ahí que realizar la contabilidad básica de una empresa pueda parecer todo un desafío. Sin embargo, la mayoría de operaciones económicas diarias se deben registrar en un número muy reducido de cuentas y, sobre todo, hoy en día las empresas y las asesorías disponen de un magnífico aliado en la creación de los libros contables: el programa de facturación y contabilidad.
Las mejores soluciones del sector permiten que las facturas emitidas y recibidas, así como los cobros realizados se vuelquen automáticamente en el libro diario dentro de la cuenta contable pertinente.
¿Qué supone esto? Un mayúsculo ahorro de tiempo y esfuerzo. Además, los programas permiten comprobar todos los asientos y determinar libremente en qué cuenta deben encuadrarse, en caso de que el negocio clasifique sus operaciones económicas de una forma diferente.
5. Almacena de manera segura toda la documentación con trascendencia contable
Las empresas deben de contar con los documentos que evidencian que la información de su contabilidad básica es verídica. ¿Por qué? De lo contrario carecerán de medios de prueba para defenderse en caso de que las inspecciones de Hacienda consideren que existe alguna incongruencia en los libros contables o las declaraciones tributarias.
Un programa de facturación también es de gran ayuda en lo que respecta a la gestión de los documentos financieros: facturas, cobros, nóminas, recibos, etc.
¿Por qué? Permite digitalizarlos y sistematizarlos. De tal forma que puedan encontrarse y consultarse buscándolos por cualquier dato que figure en ellos y asociarlos a determinados clientes o proyectos.
Asimismo, el programa de facturación ayuda a las empresas a:
- Asegurarse de que los documentos están accesibles en cualquier momento.
- Salvaguardar una información de enorme relevancia legal y financiera.
6. Realiza la conciliación bancaria con un programa de facturación
Uno de los aspectos centrales de la contabilidad básica de una empresa es una actividad conocida tradicionalmente como punteo y que consiste en revisar que las operaciones registradas en la contabilidad coinciden con los movimientos de las cuentas bancarias.
Hasta el desarrollo de soluciones como los programas de facturación y contabilidad, puntear era una tarea ardua que requería mucha concentración.
Sin embargo, si se dispone de un programa de facturación avanzado es posible realizar la conciliación bancaria con las diferentes cuentas en un par de clics. ¿Por qué? Estas soluciones se pueden sincronizar con las cuentas bancarias online para poder controlar el saldo de la cuenta y los movimientos de la misma desde el software.
Además, disponen de herramientas para agilizar la conciliación entre los movimientos bancarios que no se han asociado a registros contables y los asientos contables que no han sido conciliados aún con movimientos de las cuentas bancarias.
De tal manera que, en cualquier momento, se pueden conciliar los datos del software con los de las entidades bancarias y garantizar que el punteo se lleva a cabo de manera adecuada.
Es más, los programas de facturación más completos del mercado incorporan mecanismos automáticos para realizar recomendaciones de conciliación. Es decir, señalan al usuario a cargo de la contabilidad básica de la empresa los movimientos y registros que, por sus características e importes, podrían estar relacionados y que aún no se han asociado. Así, la comisión de errores se reduce al máximo y el ahorro de tiempo es notable.
7. Controla el estado de liquidez de tu empresa gracias a la gestión de tesorería
La liquidez es una cuestión central para cualquier negocio. De hecho, los problemas de liquidez pueden lastrar el funcionamiento de una empresa y mermar su estrategia comercial.
De ahí que sea de vital importancia para cualquier negocio llevar a cabo un control permanente de su estado de liquidez.
Esto se realiza a través de la gestión de tesorería que ofrece una panorámica exacta de cuántos recursos económicos están disponibles en cada momento.
Con esta información delante de sus ojos, los responsables de las finanzas de una empresa pueden planificar las necesidades de financiación de la empresa en cada momento para conseguir la liquidez que se necesita en las condiciones más ventajosas posibles.
A su vez, se limita la posibilidad de sufrir situaciones de falta de liquidez que puedan provocar consecuencias indeseadas como graves retrasos en el pago a proveedores, falta de abono de las nóminas de los trabajadores o, incluso, incumplimientos con la Seguridad Social o Hacienda.
Si la tesorería no se controla de manera continua y exhaustiva y se conocen las previsiones de liquidez en el corto y en el medio plazo, la empresa puede verse afectada.
8. Emplea herramientas de chequeo para detectar errores antes del cierre contable
Seamos sinceros, la contabilidad básica de una empresa… no tiene nada de básica. Cada día un negocio realiza cientos de operaciones económicas que deben registrarse en los libros contables. Esto implica que la comisión de errores sea más que probable, aunque solo sea por una cuestión meramente estadística.
Detectar errores en la contabilidad o incongruencias entre los libros, las facturas o las declaraciones tributarias puede ser una tarea compleja si se tiene que realizar de manera manual.
Por el contrario, si se trabaja con un programa de facturación y contabilidad, encontrar errores y subsanarlos no solo es sencillo, sino también rápido.
Estas soluciones ofrecen herramientas de chequeo que comprueban automáticamente los libros contables y los registros de facturación para detectar posibles incidencias. Por ejemplo, que un determinado gasto no se encuadró en la cuenta contable adecuada.
Llevar a cabo la revisión de la contabilidad de una empresa ya no es una misión compleja que consume una gran cantidad de tiempo y talento.
9. Asegúrate de que la contabilidad básica de tu negocio y las declaraciones tributarias coinciden
En la misma línea del paso anterior, debes poner el énfasis en la cumplimentación y comprobación de los modelos tributarios.
Un aspecto fundamental de la contabilidad básica de una empresa es que su información se emplea para realizar las declaraciones tributarias a las que están obligadas las empresas en los diferentes impuestos: IVA, IS, IRPF…
Por eso, la información de los registros y asientos contables debe ser coherente con los datos que se incorporen a las declaraciones tributarias. De lo contrario, la Agencia Tributaria puede detectar incongruencias y poner en marcha inspecciones de Hacienda que terminen con cuantiosas sanciones económicas.
Los programas de facturación y contabilidad más avanzados son capaces de cubrir los modelos tributarios de manera automática a partir de los datos del libro diario. Además, la incorporación de herramientas de chequeo permite detectar errores o incidencias en los modelos tributarios y subsanarlos en un par de clics.
Así, resulta posible comprobar que las declaraciones se han cumplimentado correctamente antes de exportarlas del software y enviarlas a la Agencia Tributaria.
10. Obtén informes contables para vigilar el estado de salud de tus cuentas permanentemente
Como apuntábamos al inicio de este artículo sobre la contabilidad básica de las empresas, llevar a cabo la contabilidad no solo es una obligación legal y una necesidad en materia de gestión financiera. También puede convertirse en una oportunidad para optimizar al máximo la planificación de las finanzas, reducir los gastos, aumentar los ingresos y maximizar los beneficios.
En este sentido, llevar la contabilidad al día y realizarla usando un software especializado permiten obtener métricas de gran ayuda en la toma de decisiones empresariales como:
- Ratio de liquidez.
- Ratio de solvencia.
- Umbral de rentabilidad.
Además, a través de la realización de la contabilidad básica de una empresa y del control continuo de su tesorería resulta posible elaborar previsiones a futuro para planificar las finanzas y la estrategia comercial con éxito.
Es más, se pueden obtener datos de ejercicios contables anteriores para anticipar las necesidades de liquidez a lo largo del año económico y gestionar con la máxima eficiencia el patrimonio y los recursos de la empresa.
Los software de facturación y contabilidad permiten obtener toda esta información a través de informes que se pueden automatizar y programar para que lleguen con la periodicidad que se desee a los administradores y directivos de las empresas.
En definitiva, realizar la contabilidad básica de un negocio ya no es una actividad extraordinariamente compleja y farragosa.
Las soluciones digitales actuales son capaces de automatizar numerosas acciones clave de las tareas de la contabilidad básica, ayudando a los negocios a cumplir con sus obligaciones legales y gestionar con eficacia y seguridad sus cuentas.
