Cómo registrar las jornadas laborales para evitar sanciones
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Registrar las jornadas laborales es una obligación de las empresas y su incumplimiento puede acarrear sanciones de la Inspección de Trabajo
Nunca es agradable, para una empresa, recibir una inspección, ya sea de Hacienda o de Trabajo. La mejor forma de evitarlas, claro está, es cumplir escrupulosamente con las normas fiscales y laborales en vigor. En lo que respecta a la relación con los trabajadores, registrar las jornadas laborales se ha convertido en una cuestión de capital importancia. Sobre todo, por los cambios normativos que se han producido en los últimos años y el esfuerzo de la Inspección de Trabajo por combatir las horas extra no registradas.
De ahí que muchas empresas se están preguntando cómo pueden registrar las jornadas laborales para cumplir con la normativa, evitar sanciones de la Inspección de Trabajo, controlar mejor los horarios de sus trabajadores y eludir conflictos con estos en torno a las horas extra realizadas o los incumplimientos horarios.
A continuación, vamos a analizar cómo se pueden registrar las jornadas laborales con un software de gestión con control horario de manera ágil, sencilla, segura y de acuerdo a la legalidad.
Registrar las jornadas laborales diariamente es imprescindible
Desde 2019, en España es obligatorio que todas las empresas procedan a registrar las jornadas laborales de sus trabajadores de manera diaria. Así, lo establece el Estatuto de los Trabajadores.
Esto se traduce en el deber de registrar tanto el inicio de la jornada, como su finalización.
Aunque, por ahora, no se establece el medio para registrar las jornadas laborales, lo cierto es que el Ministerio de Trabajo, la patronal y los sindicatos están negociando que la obligatoriedad del registro horario digital, ante las deficiencias que acarrea el empleo de papel. Sobre todo, en lo relativo a registrar las horas extra.
De ahí que sea recomendable que las empresas que aún no lo hacen comiencen a trabajar con herramientas de control horario para estar plenamente adaptadas cuando se produzcan los cambios normativos que se vislumbran en el horizonte.
La importancia de registrar las jornadas laborales flexibles
La obligación de registrar las jornadas laborales tiene en cuenta, como no podía ser de otra forma, que en las empresas es necesaria cierta flexibilidad horaria.
Pensemos, por ejemplo, en un despacho de abogados en que varios letrados tienen que trabajar más allá de su jornada habitual para preparar un caso trascendental. O en un estudio de arquitectura que debe entregar un proyecto y necesita aprovechar cada hora disponible.
¿Qué implica esto? Que los profesionales pueden tener jornadas flexibles en función de sus labores, pero que aún así dichas jornadas deben registrarse fehacientemente para poder llevar un cómputo de las horas extra y para garantizar que se cumplen las obligaciones legales con respecto al derecho a descanso de los trabajadores.
Controlar el horario cuando los trabajadores tienen jornadas flexibles puede resultar todo un desafío. De ahí que sea pertinente que las empresas dispongan de un software de gestión con control horario para que cada profesional fiche autónomamente las horas que trabaja y resulte sencillo comprobar cuántas horas ha hecho cada trabajador y cumplir con la normativa.
Es fundamental poder registrar las jornadas laborales de los profesionales que teletrabajan
En la misma línea, debemos tener en cuenta que la obligación de registrar las jornadas laborales se extiende, como no podía ser de otra manera, al teletrabajo.
¿Cómo se lleva a cabo el control horario de los profesionales que trabajan a distancia si no se emplea un software para hacerlo?
Los programas de gestión para empresas más avanzados disponen de herramientas de control horario que permiten a los trabajadores fichar el inicio de su jornada, el final de la misma, así como las pausas y descansos que realizan en un par de clics. De tal manera que:
- Los trabajadores no tienen que invertir tiempo en registrar las jornadas laborales.
- La empresa puede supervisar la jornada de cada trabajador desde el programa de gestión, ya que esta herramienta permite crear informes sobre las horas trabajadas o los retrasos acumulados.
- Lo más importante: se cumple con la legalidad y se evitan sanciones de la Inspección de Trabajo.
Guardar los registros durante 4 años y garantizar su disponibilidad
Otro de los aspectos clave que debemos tener en cuenta sobre la obligación de registrar las jornadas laborales es que los datos deben almacenarse de forma segura durante cuatro años. Una tarea que puede resultar compleja si el registro se realiza en papel, pero que, sin embargo, resulta muy sencillo llevarla a cabo cuando se trabaja con un software de gestión con control horario.
¿Por qué? El programa guarda toda la información, realiza copias de seguridad periódicas para garantizar que no se pierde ningún registro y dispone de mecanismos de seguridad para evitar su eliminación o alteración.
Además, cuenta con una ventaja extra: resulta sencillísimo consultar cualquier registro e, incluso, exportar la información o imprimirla sin salir del software.
Esto es fundamental, sobre todo, si tenemos en cuenta que las empresas están obligadas a facilitar los registros horarios a:
- Los trabajadores.
- Los representantes legales de los trabajadores y delegados sindicales.
- La Inspección de Trabajo.
Disponer de las pruebas necesarias en caso de que se produzca una inspección o un conflicto laboral
Registrar las jornadas laborales no solo es una obligación, sino que resulta esencial para defender los intereses de una empresa en caso de que se produzcan desavenencias con los trabajadores o tenga lugar una inspección.
Gracias a un software de control horario, un negocio puede acceder de manera ágil y segura a todos los registros de cada uno de sus trabajadores y emplear esta información para resolver desacuerdos con un trabajador o para armar su defensa legal en caso de que tenga lugar un proceso judicial.
De hecho, en caso de que un conflicto laboral llegue a juicio, disponer de pruebas fehacientes resulta absolutamente crítico. Sin ir más lejos, una reciente sentencia del Tribunal Superior de Justicia de Madrid (TSJM) condenó a una empresa a pagarle a un ex-trabajador todas las horas extra que este afirmaba haber realizado por carecer de pruebas que demostrasen lo contrario.
No registrar las jornadas laborales es una infracción grave
¿A qué se expone una empresa que no controla la jornada laboral de sus trabajadores? A que la Inspección de Trabajo le imponga una sanción laboral grave.
Más allá de los quebraderos de cabeza y del gasto en recursos humanos que supone lidiar con una inspección y afrontar un proceso sancionador, lo cierto es que las empresas pueden recibir multas que van desde los 751 (las infracciones de menor entidad) hasta los 7.500 euros (las de grado máximo).
Sin contar, claro está que los incumplimientos relacionados con registrar las horas extra y compensarlas con descanso o con dinero pueden derivar en conflictos con los trabajadores, demandas judiciales y sentencias en contra de la empresa.
En definitiva, registrar las jornadas laborales ya no es una tarea engorrosa que consume horas improductivas. Cualquier empresa que disponga de un software de gestión con control horario puede cumplir con esta obligación legal de manera segura para evitar conflictos con los trabajadores y sanciones de la Inspección de Trabajo.
Autónomamente, cada profesional puede registrar el inicio y el final de su jornada. Estos registros se almacenan en el software y se pueden enviar en forma de informe tanto a los responsables de los trabajadores como a los propios profesionales. Además, la información sobre las jornadas de trabajo se custodia de manera segura en el programa y se puede acceder a ella en cualquier momento y lugar, cumpliendo con el deber legal de almacenamiento de los datos y de accesibilidad a los mismos.
