5 ventajas de usar la firma digital de documentos en tu empresa
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La firma digital de documentos permite a las empresas agilizar trámites como la aceptación de presupuestos y cumplir con normas como la LOPD
La firma de una persona es parte de su identidad. No solo porque los expertos en firmas pueden rastrear rasgos de nuestra personalidad en ellas, sino porque queda estampada en muchos de los documentos más importantes de nuestra vida: contratos laborales, el documento que atestigua la celebración de un matrimonio, la inscripción de un hijo en registro civil o la compra de una vivienda.
Si la firma es importante para todos los ciudadanos, aún lo es más para las empresas. Puesto que es necesario obtener la firma de trabajadores, clientes o socios comerciales en múltiples casos.
De ahí que la firma digital de documentos suponga un antes y un después para las empresas, ya que agiliza y facilita un proceso improductivo, pero imprescindible para cuestiones tan importantes como la contratación de un trabajador o la aceptación de un contrato de prestación de servicios por parte de un cliente.
A continuación, vamos a desgranar algunas de las ventajas de implementar la firma digital de documentos en una empresa empleando un software de gestión que incluya esta funcionalidad.
1. Agilizar la aceptación de presupuestos y el cierre de las ventas
El proceso de venta es una de las actividades más importantes para el éxito de un negocio. De ahí que se empleen numerosos KPIs de ventas para mejorar la captación de leads, el ratio de conversión en venta o el tiempo promedio que se tarda en cerrar una venta desde que surge la oportunidad.
Precisamente, la firma digital de documentos puede jugar un papel esencial en la reducción del tiempo que se necesita para seducir a un cliente. ¿Por qué?
En muchos casos, para cerrar una venta es necesario que un cliente acepte un presupuesto o incorpore su firma a un contrato de prestación de servicios.
Si se trabajar con un programa de gestión con firma digital de documentos es posible enviar los documentos a firmar a través de un simple enlace por email, WhatsApp o SMS y conseguir que el cliente firme sin tener que desplazarse al negocio, usar su propia herramienta de firma electrónica o enredarse en un procedimiento de impresión, firma y escaneo de archivos.
Así, la firma digital de documentos facilita el trabajo a los clientes y permite a los negocios agilizar la aceptación definitiva de sus propuestas comerciales.
2. Almacenar de manera segura y accesible toda clase de documentos firmados
¿Qué sucede cuando un cliente firma un documento que se le ha enviado a través de un software de gestión? Automáticamente se incorpora a su ficha y queda almacenado en el programa. Esto trae consigo dos ventajas evidentes:
- Permite sistematizar el almacenamiento de los documentos que firman los clientes, pero también los trabajadores o los socios comerciales. De tal forma que se incorporan a sus fichas de manera automática una vez que son firmados y se pueden consultar en cualquier momento de una forma rápida y sencilla.
- Los documentos firmados están protegidos y no se pueden extraviar. Los software de gestión cuentan con las máximas garantías de seguridad: autenticación multifactor para acceder a ellos, copias de seguridad periódicas, sistema de permisos de seguridad para determinar qué usuarios pueden acceder a los archivos, auditoría de logs para controlar cómo ha interactuado un usuario con un documento, etc.
A todo ello debemos sumar una ventaja de la firma digital de documentos que no es menor: supone un mayúsculo ahorro de dinero (papel, tinta, impresora, espacio de almacenaje…) y de tiempo en la gestión de las firmas.
3. Obtener la firma digital de documentos clave en ámbitos como el legal o el sanitario
Si la firma de documentos es importante en todas las empresas, aún lo es más en algunos sectores de gran relevancia para nuestro tejido productivo y nuestra sociedad como el legal o el sanitario. ¿Por qué?
- Los abogados y procuradores necesitan recabar las firmas de sus clientes, pero también de otras partes que entran en juego en los procesos que dirigen, en múltiples ocasiones, comenzando por la firma de la hoja de encargo. Para los despachos de abogados disponer de una herramienta de firma digital de documentos resulta de vital importancia de cara a cumplir con todos los plazos legales y judiciales y evitar que los procedimientos se ralenticen. Gracias a un programa de gestión que permita la firma digital de documentos es posible enviarlos a los firmantes desde el expediente. De tal manera que una vez firmados se vuelcan automáticamente en el mismo e, incluso, se puede automatizar la remisión de los documentos a todas las partes una vez que se hayan recabado todas las firmas. Además, estas soluciones permiten la firma electrónica de documentos, dotando de un mayor nivel de veracidad y garantía a las firmas recabadas.
- Las clínicas y los centros sanitarios deben obtener el consentimiento informado de sus pacientes para múltiples intervenciones y tratamientos. Si se cuenta con un software de gestión con una herramienta de firma digital de documentos es posible disponer de plantillas predefinidas para cada procedimiento, automatizar la incorporación de la información de los pacientes y enviar los documentos a través de un enlace o facilitando su firma en las propias clínicas mediante una tablet o un Wacom. De esta manera se puede cumplir con esta obligación legal crítica antes de que el paciente se someta a una intervención, tratamiento o prueba que requiera que sea informado y preste su consentimiento por escrito.
4. Cumplir con la normativa en materia de protección de datos
Desde la aprobación del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD), esta materia es fundamental para las empresas. Puesto que incumplir con esta norma europea y con la ley nacional (la LOPDGDD) acarrea importantes sanciones y menoscaba la reputación de los negocios incumplidores entre los consumidores.
Por ello, dentro de las ventajas de disponer de una herramienta de firma digital de documentos debemos destacar la posibilidad de recabar la aceptación de trabajadores y clientes con respecto al tratamiento de sus datos personales que llevará a cabo el negocio. Por ejemplo, la forma en que se almacenarán, quién está a cargo del tratamiento o si se autoriza el envío de comunicaciones comerciales.
Así, si se dispone de un software de gestión con firma digital de documentos es posible:
- Tener una plantilla predefinida en la que se explique la política de tratamiento de datos personales.
- Enviar un enlace con el documento por email o WhatsApp a la persona que debe leerlo y firmarlo.
- Permitir que el ciudadano firme el documento haciendo clic en el botón de aceptación.
- Mostrar el documento en una tablet o en un Wacom para que un cliente o un trabajador valide el tratamiento de datos en el propio negocio.
- Almacenar automáticamente la firma de aceptación de la política de tratamiento de datos en la ficha del cliente o del trabajador en el software de gestión.
5. Evitar olvidos que puedan conllevar retrasos o sanciones
Tratamiento de datos personales, envío de comunicaciones comerciales, contratos, uso de la imagen de los trabajadores, consentimientos informados, hojas de encargo… Como señalamos antes, la ausencia de firma en estos documentos puede conllevar sanciones y conflictos con clientes y trabajadores.
Por eso, es de vital importancia llevar un control eficaz de los documentos que se han firmado y cuáles no.
Un software de gestión con firma digital de documentos permite realizar esta tarea de supervisión. ¿Por qué? En la ficha de un cliente o un trabajador es posible visualizar de un vistazo qué documentos ha firmado y cuáles no.
Además, dada la relevancia que ha adquirido la protección de datos en los últimos años, los programas de gestión más completos cuentan con casillas específicas sobre el cumplimiento de la LOPD para evitar que haya clientes que no hayan aceptado el tratamiento de sus datos o para erradicar la posibilidad de enviar comunicaciones comerciales a personas que no aceptaron esta clase de envíos.
Asimismo, como ya señalamos, todos los documentos firmados se incorporan a la ficha o expediente de la persona o empresa interesada. Esto implica que se puedan consultar y visualizar en cualquier momento y ser usados como medio de prueba en caso de que se produzca un conflicto.
En definitiva, la firma digital de documentos resulta de vital importancia hoy en día para todas las empresas. Gracias a esta funcionalidad se puede controlar la firma de documentos desde el software de gestión de una empresa desde la solicitud de la firma hasta su almacenamiento seguro.
