50.000 euros de multa por usar programas de facturación sin certificar por la AEAT
Todas las claves sobre esta sancion
La Ley Antifraude impone a los negocios 50.000 euros de multa por usar programas de facturación sin certificar por la Agencia Tributaria
Poco más de un año. Eso es lo que falta para que los negocios estén obligados a usar programas de facturación certificados por la AEAT. Así lo establece el RD 1007/2023 que recoge los requisitos que deben cumplir los software para lograr la certificación. Esta medida está incluida en la Ley Antifraude, aprobada en 2021, y que impone 50.000 euros de multa por usar programas de facturación sin certificar.
¿Cuál es el objetivo que se persigue con esta restricción? Evitar que las empresas empleen herramientas para realizar la facturación que les permitan llevar una contabilidad paralela o alterar los datos de las facturas de forma fraudulenta.
A continuación, vamos a desgranar las claves de esta medida y a detenernos en qué deben tener en cuenta los negocios para evitar abonar una cuantiosa multa por usar programas de facturación sin certificar.
Cuantía y plazo de la multa por usar programas de facturación sin certificar
A tenor de lo que establecen la Ley General Tributaria (LGT), la Ley Antifraude y el reglamento que la desarrolla, las empresas y los profesionales estarán cometiendo una infracción tributaria si:
- Usan programas de facturación que no garantizan la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros de facturación.
- Emplean soluciones que carezcan de certificación.
- O se haya manipulado un producto certificado.
Incumplir estas obligaciones supone cometer una infracción grave, lo que se materializa en tener que abonar 50.000 euros de multa por usar programas de facturación sin certificar, por cada ejercicio económico en el que se hayan empleado. De tal manera que el importe de la sanción aún puede ser mayor si se usan soluciones que incumplen los requisitos normativos a lo largo de varios años.
¿A partir de qué momento deberá cumplirse es esta obligación? Antes del 1 de julio de 2025. Desde esta fecha, todos los negocios podrán recibir una multa por usar programas de facturación sin certificar.
¿Cuáles son las prohibiciones de los programas de facturación certificados?
A la vez que impone una multa por usar programas de facturación sin certificar a las empresas que contraten estas soluciones, la Ley Antifraude establece seis prohibiciones para los desarrolladores y comercializadores de los software, teniendo en cuenta que los programas de facturación no pueden:
- Permitir a los negocios llevar varias contabilidades distintas sobre la misma actividad económica. Lo que comúnmente conocemos como tener una contabilidad B.
- Posibilitar que las empresas y los profesionales no reflejen la anotación de las transacciones que realizan o lo hagan de manera parcial.
- Facilitar que se registren en el programa de facturación transacciones diferentes a las que se han anotado.
- Permitir que los usuarios puedan alterar transacciones que ya han sido registradas.
- Incumplir con las especificaciones técnicas que garanticen el cumplimiento de los requisitos que veremos en el siguiente apartado y, en especial, la posibilidad de que la Agencia Tributaria pueda consultar los registros de la facturación y la contabilidad de un negocio.
- Carecer de certificación.
¿Qué requisitos deben cumplir las soluciones?
El artículo 29 de la LGT establece que los programas de facturación y contabilidad empleados por las empresas y los profesionales que desarrollen actividades económicas deberán:
- Garantizar que todos los registros:
- Mantienen su integridad
- Se conservan de acuerdo a la normativa en vigor.
- Son accesibles.
- Resultan legibles.
- Se pueden trazar.
- Son inalterables.
- Impedir realizar interpolaciones, omisiones o alteraciones de los registros de facturación sin que estas acciones queden anotadas de forma pertinente en los propios sistemas.
- Estar certificados por la AEAT.
- Emplear formatos estándar para que su información pueda ser legible por la Agencia Tributaria si fuese necesario en el transcurso de procedimientos tributarios como las inspecciones de Hacienda.
Medidas específicas sobre los registros de facturación
Estos requisitos fijados por la Ley Antifraude y la Ley General Tributaria se traducen en una serie de medidas concretas en materia de registros de facturación. De tal forma que los programas certificados deben:
- Generar registros de facturación de alta de manera automática al expedir una factura.
- Incluir en los registros la información esencial de las facturas y los operadores económicos: NIFs y CIFs, número y serie de factura, tipo de factura, operaciones que se incluyen, impuestos aplicables, importe…
- Crear registros de anulación de facturas cuando se haya cometido un error al emitirlas, incluyendo toda la información relevante sobre esta anulación para evitar manipulaciones de la facturación.
- Añadir una huella o hash a cada registro de alta o anulación, así como posibilitar su firma electrónica.
¿Cómo es el proceso de certificación?
En el reglamento que desarrolla la Ley Antifraude se establece que los desarrolladores de software deberán:
- Emitir una declaración responsable en la que se certifique que la solución cumple con todos los requisitos y especificaciones que venimos de señalar.
- Mostrar la declaración responsable en el programa de facturación y facilitársela a las empresas que lo comercialicen y a los negocios que lo adquieran para trabajar con él.
- Facilitar la declaración responsable cuando la demande la AEAT o el cliente del software. Lo que implica que se conserve la declaración responsable para cada versión del software que se saque al mercado.
- Incluir en este documento datos esenciales como la identificación del software, sus funcionalidades, qué características se deben tener en cuenta para instalarlo o la información sobre el desarrollador.
Por su parte, la Administración tributaria puede verificar que un software cumple con todos los requisitos, lo que implica obtener toda la información que necesite tanto a las empresas desarrolladoras, como a las comercializadoras.
150.000 euros de multa para desarrolladores y comercializadores
La Ley Antifraude no solo impone 50.000 euros de multa por usar programas de facturación sin certificar, sino que también establece que las empresas que desarrollan y comercializan estas soluciones realizan una infracción tributaria si incumplen las prohibiciones y los requisitos que abordamos antes.
Como consecuencia de esta infracción, la Ley Antifraude establece dos tipos de multas:
- Si un programa de facturación permite a las empresas y los profesionales realizar alguna de las acciones prohibidas o no cumple las especificaciones técnicas para garantizar los principios de integridad, conservación, accesibilidad, trazabilidad e inalterabilidad, la empresa que lo ha desarrollado o lo ha comercializado debe abonar una multa de 150.000 euros:
- Por cada ejercicio económico en el que se haya comercializado el programa.
- Por cada herramienta que incumple la normativa.
- Si la solución no está certificada por la AEAT, deberá abonarse una multa de 1.000 euros por cada programa que se comercializa sin que disponga del pertinente certificado.
En definitiva, para evitar una multa por usar programas de facturación sin certificar, las empresas y los profesionales deberán contratar software certificados antes del 1 de julio de 2025.
Ante la inminencia de esta obligación, es fundamental que los negocios implementen cuanto antes soluciones que cumplen con todos los requisitos y especificaciones normativas y no vean lastrada su actividad por una multa por usar programas de facturación sin certificar.
Más aún, si tenemos en cuenta que a esta obligación legal debemos sumar la inminente aprobación de la facturación electrónica obligatoria.
